Privacy en gegevensbewaring bij TrekMail

TrekMail slaat gegevens op om de functies van de Dienst voor e-mail, bestandsopslag, facturering, beveiliging en ondersteuning te leveren. We verkopen geen Klantinhoud en gebruiken de inhoud van e-mail of Drive niet voor advertenties. Beperkte gegevens over accounts, transacties, apparaten en campagnes kunnen door dienstverleners worden verwerkt voor platformactiviteiten en advertentiemeting, zoals beschreven in het Privacybeleid.

Wat we opslaan

• Accountgegevens: E-mailadres, naam en factureringsgegevens.
• Mailboxgegevens: E-mailberichten, mappen en de status gelezen/ongelezen.
• Drive-gegevens: Bestanden, mappen, bestandsmetadata, opslaggebruik, instellingen van openbare links en Drive-activiteit die nodig is om de functie te leveren en te beveiligen.
• Gebruikslogs: SMTP-aflevergebeurtenissen en bouncelogs voor probleemdiagnose.
• API-tokens: Tokennaam, gehashte geheime waarde, bereiken, domeinbeperkingen, vervaldatum en gebruiksmetadata (tijdstip van laatste gebruik en IP-adres).
• API-auditgebeurtenissen: Beveiligingsrelevante API-activiteit kan worden vastgelegd met gegevens zoals het gebruikte token, de betrokken resource, het IP-adres, de aanvraag-ID en het tijdstip. Steekproeven, bewaartermijnen en getoonde velden kunnen per gebeurtenistype en abonnement verschillen.

Hoelang we gegevens bewaren

• Actieve accounts: Gegevens worden bewaard zolang je account actief is en verder zoals hieronder beschreven.
• Verwijderde accounts: Voor een geverifieerd account waarvoor verwijdering is gepland, geldt doorgaans een respijtperiode van 7 dagen voordat de definitieve verwijdering begint. Een niet-geverifieerd of anderszins niet in aanmerking komend account kan zonder deze periode worden verwijderd wanneer de toepasselijke productprocedure en wet dit toestaan.
• Drive-prullenbak: Verwijderde Drive-bestanden kunnen gedurende een beperkte herstelperiode in de Prullenbak blijven staan en blijven meetellen voor de opslag totdat ze definitief worden verwijderd.
• Openbare links: Actieve openbare links blijven beschikbaar totdat ze verlopen, hun downloadlimiet bereiken, worden ingetrokken, het onderliggende bestand wordt verwijderd of de toegang wordt uitgeschakeld. Gegevens van ingetrokken links kunnen voor audits en het voorkomen van misbruik beperkte tijd worden bewaard.
• Niet-betaling of opzegging van de Drive-opslaguitbreiding: Als alle nieuwe betaalpogingen mislukken of de uitbreiding eindigt, gaat het account een alleen-lezen respijtperiode van 7 dagen in. Als het account na die 7 dagen nog steeds boven de resterende opslaglimiet zit, kunnen Drive-bestanden permanent en onherroepelijk worden verwijderd om het gebruik binnen de beschikbare limiet te brengen. Er is geen extra respijtperiode van 30 dagen voor beëindigde of onbetaalde uitbreidingscapaciteit.
• Factureringsgegevens: Deze worden doorgaans bewaard zolang dat redelijkerwijs nodig is voor fiscale, boekhoudkundige, fraudepreventie-, geschil- en wettelijke verplichtingen. Sommige gegevens kunnen ongeveer 7 jaar of, indien nodig, langer worden bewaard.
• API-tokens: Ingetrokken en verlopen tokens worden ter referentie bewaard zolang je account actief is. Ze worden met het account verwijderd.
• API-auditlogs: Deze worden doorgaans voor een beperkte operationele periode bewaard. Voor gebeurtenissen die in het Dashboard zichtbaar zijn, kan een periode van 90 dagen gelden. Voor beveiligings-, geschil- of juridische gegevens kan een ander schema gelden.
• Idempotentiesleutels: Deze worden meestal voor een korte operationele periode bewaard om dubbele API-bewerkingen te helpen voorkomen.
• Bijlagen bij supporttickets: Deze worden doorgaans verwijderd na de toepasselijke bewaarperiode voor ondersteuning en beveiliging. Bepaalde gegevens kunnen langer worden bewaard voor geschillen, het voorkomen van misbruik of wettelijke verplichtingen.

Je rechten

• Inzage: Vraag via Support een kopie van je gegevens aan.
• Verwijdering: Verwijder je account of dien een toepasselijk verzoek in om de betrokken persoonsgegevens te verwijderen. Dit is onder voorbehoud van operationele back-ups en gegevens die TrekMail of zijn leveranciers mogen bewaren voor beveiliging, belastingen, boekhouding, geschillen, wettelijke of andere toegestane doeleinden.
• Overdraagbaarheid: Exporteer je e-mails via IMAP en download Drive-bestanden via de beschikbare productinterfaces zolang het account actief en toegankelijk blijft.

White Label Lite en relaties met gegevensverwerkers

Als je via White Label Lite mailboxen aan je eigen klanten levert, ziet de relatie er voor gegevensbescherming als volgt uit:

• Je eindklant of gebruiker kan een betrokkene zijn.
• Jij (de houder van het TrekMail-account die de dienst onder eigen merk aanbiedt) bepaalt doorgaans het doel en de middelen voor de verwerking van de mailboxinhoud van je klanten en kunt volgens de toepasselijke privacywetgeving als verwerkingsverantwoordelijke optreden.
• TrekMail treedt voor die Klantinhoud doorgaans op als jouw verwerker of subverwerker, en als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor accountbeheer, facturering, beveiliging, naleving van wetgeving en vergelijkbare doeleinden uit het Privacybeleid.

Je blijft verantwoordelijk voor de kennisgevingen, instructies, toestemmingen, contracten en antwoorden die nodig zijn voor je relatie met eindgebruikers. De contractuele voorwaarden van TrekMail voor gegevensverwerking zijn opgenomen in het Privacybeleid. TrekMail belooft via dit artikel geen afzonderlijk ondertekende DPA.