Ihr TrekMail-Konto dauerhaft löschen

Das Löschen Ihres TrekMail-Kontos ist ein bewusster, unumkehrbarer Vorgang. Bei einem berechtigten verifizierten Konto verlangt das Dashboard Ihr aktuelles Passwort und bei aktivierter Funktion einen 2FA-Code. Anschließend wird die Löschung in der Regel für 7 Tage später geplant. Nach Ablauf der Kulanzfrist beginnt die Löschung vorbehaltlich der unten beschriebenen begrenzten Aufbewahrung.

Dieser Leitfaden erklärt den 7-tägigen Ablauf der Kontolöschung, die verfügbaren Wiederherstellungsschritte und die Datenkategorien, die gelöscht oder aufbewahrt werden können.

Vor der Löschung

Erledigen Sie Folgendes, solange Sie noch Zugriff auf das Dashboard haben:

• Laden Sie alles herunter, was Sie später benötigen. Exportieren Sie jedes wichtige Postfach über IMAP in ein Desktopprogramm wie Thunderbird oder Apple Mail. Sobald die Löschung ausgeführt wurde, können weder Postfächer noch ihre Nachrichten wiederhergestellt werden. Weitere Informationen zu den Daten finden Sie unter Domain- und Postfachdaten exportieren.
• Stellen Sie Ihr DNS um. Wenn Sie zu einem anderen E-Mail-Anbieter wechseln, aktualisieren Sie die MX-Einträge Ihrer Domain, bevor die Löschung abgeschlossen ist. Andernfalls werden eingehende E-Mails an Ihre Domain in der Zeit zwischen der Abschaltung von TrekMail und der Aktivierung der neuen MX-Einträge abgewiesen.
• Laden Sie Rechnungen herunter. Zahlungsanbieter und TrekMail können Abrechnungsunterlagen nach der Kontolöschung für gesetzliche, steuerliche, der Betrugsprävention dienende und dokumentationsbezogene Fristen aufbewahren. Möglicherweise können Sie sie dann jedoch nicht mehr über das Dashboard abrufen. Speichern Sie die benötigten PDF-Dateien vor der Löschung unter Rechnungen und Abrechnungsverlauf.
• Informieren Sie alle, die auf Ihre Adresse angewiesen sind. Wenn Kunden, Lieferanten oder Kontakte Ihre TrekMail-Adressen gespeichert haben, richten Sie jetzt eine Weiterleitung ein und benachrichtigen Sie sie.
• Wenn Sie White Label Lite verwenden, informieren Sie Ihre Endbenutzer und bereiten Sie vor dem Löschantrag einen Umstiegsweg vor. Die Kontolöschung kann das Add-on kündigen und die Stilllegung des Markenhostings einleiten. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass kombinierte oder aufeinanderfolgende Kulanzfristen die Marken-URL verfügbar halten.

Wenn Sie den Verlust von Dateien in TrekMail Drive befürchten, laden Sie diese ebenfalls herunter. Die Ordnerstruktur von Drive lässt sich nicht mit einem Klick exportieren. Sie müssen Dateien einzeln oder Ordner als ZIP-Archive über die Drive-Oberfläche herunterladen.

Konto tatsächlich löschen

1. Klicken Sie oben rechts im Dashboard auf Ihren Namen und öffnen Sie Konto.
2. Scrollen Sie ganz nach unten zum rot markierten Bereich Gefahrenbereich.
3. Lesen Sie den Löschhinweis und die Auswirkungen auf das Konto.
4. Klicken Sie auf Konto löschen.
5. Ein Bestätigungsfenster wird geöffnet. Füllen Sie folgende Felder aus:
   • Aktuelles Passwort: erforderlich, wenn für Ihr Konto ein Passwort festgelegt ist.
   • Zwei-Faktor-Code: erforderlich, wenn 2FA für Ihr Konto aktiviert ist. Geben Sie die sechs Ziffern aus Ihrer Authenticator-App ein.
6. Klicken Sie im Fenster auf Konto löschen. Ein verifiziertes Konto wird zur Löschung in sieben Tagen vorgemerkt. Ein nicht verifiziertes Konto kann ohne diese Kulanzfrist in den Löschprozess aufgenommen werden.

Wenn Sie sich ausschließlich über Google, Microsoft oder einen anderen sozialen Anbieter angemeldet und nie ein Passwort festgelegt haben, können Sie im Fenster ohne Passwort fortfahren. Es bietet jedoch einen Link zum vorherigen Festlegen eines Passworts, wenn Sie diese zusätzliche Hürde wünschen.

Was sofort geschieht

Wenn Ihr Löschantrag angenommen wird, beginnt der Dienst planmäßig mit den folgenden Einschränkungen:

• Aktive Browsersitzungen werden ungültig gemacht.
• API-Token werden widerrufen. Skripte und Integrationen, die die TrekMail-API verwenden, sollten daher als nicht mehr verfügbar betrachtet werden.
• Mit dem Konto verknüpfte Nachrichtentoken werden widerrufen.
• Die Benutzeroberfläche Konto → Gefahrenbereich ist nicht mehr zugänglich, weil Sie abgemeldet wurden.
• Bei einem berechtigten verifizierten Konto beginnt die 7-tägige Kulanzfrist. Ein Konto, das für dieses Wiederherstellungsfenster nicht berechtigt ist, kann anders verarbeitet werden.

Bis die Löschung beginnt, bleibt das Konto zur Löschung vorgemerkt. Nutzen Sie diesen Zeitraum nicht für eine betriebliche Übergabe. Exportieren Sie Ihre Daten und stellen Sie DNS um, bevor Sie die Löschung planen.

Während der 7-tägigen Kulanzfrist

Die Kulanzfrist soll eine begrenzte Gelegenheit bieten, einen berechtigten Löschantrag zurückzunehmen. Einige Sicherheits- oder Betriebsunterlagen können sich in diesem Zeitraum bereits ändern oder unzugänglich werden.

Wiederherstellung während der Kulanzfrist: Reichen Sie über ein zugängliches TrekMail-Konto eine Supportanfrage ein, nennen Sie das zur Löschung vorgemerkte Konto und fragen Sie, ob die Löschung noch aufgehoben werden kann. Eine Aufhebung ist nur möglich, solange sich der Antrag noch innerhalb der Kulanzfrist befindet. Bereits widerrufene API- oder Nachrichtenzugangsdaten müssen möglicherweise neu erstellt werden.

Warten Sie nicht bis zum Ende der Kulanzfrist. Sobald die Löschverarbeitung beginnt, ist eine Wiederherstellung über die Dienste nicht mehr möglich.

Abonnements während der Kulanzfrist: Aktive Abonnements können bestehen bleiben, bis sie im Rahmen des Löschprozesses gekündigt werden. Fällt ein Verlängerungsdatum in die Kulanzfrist, kann die reguläre Abbuchung weiterhin versucht werden. Sofern gesetzlich nicht anders vorgeschrieben, begründet eine Löschung oder Kündigung keinen automatischen Erstattungsanspruch. Fragen zur Abrechnung müssen über das Support-Center eingereicht werden.

Nach dem Wiederherstellungsfenster: der weitere Ablauf

Nach Ablauf der geltenden Kulanzfrist kann die Löschverarbeitung beginnen. Abhängig von Konto, Anbieter, Produkt und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten umfasst sie in der Regel Folgendes:

1. Abonnements werden zur Kündigung vorgemerkt. Zeitpunkt und endgültiger Status können vom Zahlungsanbieter oder Marketplace abhängen. Prüfen Sie die Unterlagen des Anbieters und Ihren Abrechnungsstatus, statt von einer sofortigen Kündigung auszugehen.
2. Domains werden aus der E-Mail-Konfiguration von TrekMail entfernt. Danach nimmt TrekMail keine eingehenden E-Mails für diese Domains mehr an. Für die DNS-Änderung bleiben Sie verantwortlich.
3. Postfächer und aktive Kundeninhalte werden zur Löschung vorgemerkt. Dazu gehören gespeicherte Nachrichten und Postfachordner, vorbehaltlich von Sicherungen und der unten beschriebenen begrenzten Aufbewahrung.
4. Affiliate- und Finanzunterlagen können aufbewahrt werden, soweit dies für Provisionen, Steuern, Buchhaltung, Betrugsprävention, Streitigkeiten oder die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften angemessen erforderlich ist.
5. Der aktive Kontodatensatz und zugehörige Daten werden entfernt oder anonymisiert, mit Ausnahme der Informationen, die TrekMail oder seine Anbieter für die unten beschriebenen Zwecke aufbewahren dürfen.

Die Löschung betrifft mehrere Systeme und wird möglicherweise nicht überall gleichzeitig abgeschlossen. Das Ende der Kulanzfrist garantiert nicht, dass jede Anbieterkopie oder jeder zulässigerweise aufbewahrte Datensatz bereits gelöscht wurde.

Datenaufbewahrung und Unterlagen

Durch die Kontolöschung werden das aktive Konto und seine Dienste entfernt. Sie dient nicht dazu, eine individuelle Vereinbarung zur Aufbewahrung von Unterlagen zu erhalten. Laden Sie benötigte Daten und Rechnungen herunter, bevor Sie die Löschung planen.

• Zahlungsunterlagen. TrekMail und seine Zahlungsanbieter können Rechnungen, Transaktionsdaten, begrenzte Kundeninformationen und andere Abrechnungsunterlagen für ihre jeweiligen gesetzlichen, steuerlichen, der Betrugsprävention, Streitbeilegung, Sicherheit und Dokumentation dienenden Fristen aufbewahren.
• Affiliate-Schnappschüsse, sofern zutreffend: Die Finanzübersicht bleibt in unserem Prüfprotokoll, damit vor der Löschung gezahlte Provisionen nachvollziehbar bleiben.
• Interne Betriebsprotokolle: Sie können Konto-, Netzwerk-, Sicherheits- oder Aktivitätsinformationen enthalten und werden nach dem geltenden betrieblichen Zeitplan aufbewahrt.
• Routinemäßige Sicherungen: Gelöschte Daten können vorübergehend in beschränkten Notfallwiederherstellungssicherungen verbleiben, bis der geltende Sicherungszyklus abgelaufen ist. Sicherungen sind kein gewöhnlicher, für Kunden zugänglicher Speicher und werden nach Abschluss der Löschung nicht auf individuelle Anfrage wiederhergestellt.

Fragen zur Löschung oder zu gesetzlich verfügbaren Datenschutzrechten können Sie über das TrekMail Support-Center einreichen.

Häufige Fragen

Kann ich statt des gesamten Kontos nur ein Postfach oder eine Domain löschen? Ja. Lesen Sie Ein Postfach löschen und verwenden Sie die Option „Entfernen“ auf der Domainseite. Mit der Schaltfläche „Konto löschen“ wird der gesamte Arbeitsbereich gelöscht.

Ich habe mein Konto gelöscht, brauche aber doch eine Rechnung. Kann ich sie erhalten? Eröffnen Sie über ein zugängliches TrekMail-Konto eine Supportanfrage und geben Sie ausreichend Informationen zur Identifizierung der Transaktion an. Ob eine Kopie bereitgestellt werden kann, hängt von der Identitätsprüfung und den Unterlagen ab, die TrekMail oder der Zahlungsanbieter noch rechtmäßig aufbewahrt. Die Aufbewahrung eines Abrechnungsdatensatzes bedeutet nicht, dass das gelöschte Konto reaktiviert werden kann.

Werden meine wiederkehrenden Empfehlungsprovisionen eingestellt? Die Kontolöschung kann den Zugang zum Affiliate-Programm beenden und verhindern, dass zukünftige Provisionen zahlbar werden. Bestehende Provisionen mit dem Status Ausstehend oder Verfügbar werden nach der maßgeblichen Richtlinie des Affiliate-Programms behandelt, einschließlich ihrer Regeln zu Haltefristen, Beendigung, Steuern, Auszahlung und nicht beanspruchten Guthaben.

Was geschieht mit meinen Dashboard-Sitzungen auf gemeinsam genutzten Computern? Der Löschprozess ist darauf ausgelegt, aktive Sitzungen ungültig zu machen. Melden Sie sich vorsichtshalber manuell ab und widerrufen Sie Geräte oder Zugangsdaten möglichst vor dem Löschantrag.

Kann jemand mit böswilligen Absichten und meinem Passwort mein Konto löschen? Die Person benötigt:

• Ihr aktuelles Passwort.
• Einen gültigen 2FA-Code aus Ihrer Authenticator-App, falls 2FA aktiviert ist.

Bei aktivierter 2FA verlangt auch das Löschformular einen aktuellen 2FA-Code. Ohne 2FA kann eine Person mit Ihrem aktuellen Dashboard-Passwort die Löschung planen. Ein verifiziertes Konto hat ein siebentägiges Wiederherstellungsfenster, ein nicht verifiziertes Konto nicht.

Löscht die Kontolöschung meine Daten aus dem Objektspeicher? Die mit dem Konto verknüpften Drive-Dateien werden über den standardmäßigen Speicherlöschprozess zur Löschung vorgemerkt. Gelöschte Objekte können vorübergehend in beschränkten Anbietersystemen oder Sicherungen verbleiben, bis der geltende Lösch- oder Sicherungszyklus abgeschlossen ist.

Nächste Schritte

• Datenschutz und Datenaufbewahrung, die vollständige Richtlinie dazu, was wir wie lange aufbewahren.
• Domain- und Postfachdaten exportieren, der Exportablauf vor der Löschung.
• Ein Postfach löschen, mit geringerem Umfang als die vollständige Kontolöschung.
• Tarif kündigen oder herabstufen, wenn Sie nur die Abrechnung beenden, aber den Arbeitsbereich behalten möchten.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung, schützen Sie diesen und alle anderen unumkehrbaren Vorgänge mit 2FA.