Aanmelding voor een mailbox tijdelijk opschorten

Soms wil je iemands toegang afsluiten zonder de mailbox te sluiten. Een klant heeft deze maand niet betaald. Iemand is vertrokken en je wilt nog niets verwijderen. Een opdrachtnemer zit tussen twee projecten.

Aanmelding opschorten doet precies dat: de persoon kan niet meer naar binnen, maar de mail blijft aankomen. Niets wordt geweigerd of gaat verloren. Zodra je toegang herstelt, staan alle berichten uit de blokkeringsperiode klaar.

Deze functie is bij elk abonnement beschikbaar.

Waar je de instelling vindt

Ga naar Mailboxen, klik op de mailbox en open het tabblad Limieten. De kaart Aanmelding staat onder Drive-toegang.

Voer desgewenst een korte reden in. Iets als 'factuur 42 niet betaald' voorkomt dat je over drie weken moet raden waarom. Klik daarna op Aanmelding opschorten.

Wat stopt

• Webmail, Outlook, Apple Mail, telefoons en alles waarvoor aanmelding nodig is
• Verzending vanaf elke plek
• Alle sessies die al openstaan; de persoon wordt meteen afgemeld
• Synchronisatie van agenda en contacten op telefoon en computer
• Apparaatwachtwoorden voor bestandssynchronisatie
• API-toegang via elk berichttoken dat voor de mailbox is uitgegeven
• Eerder verzonden links voor wachtwoordherstel

De persoon kan niet terugkomen door het wachtwoord te herstellen. Dat is juist de bedoeling: herstel wijzigt het wachtwoord, maar niet het wachtwoord veroorzaakt de blokkering.

Wat doorgaat

• Inkomende mail wordt normaal bezorgd en blijft in de mailbox wachten
• Doorstuurregels en filters blijven actief
• Niets wordt verwijderd; elk bericht, contact en bestand blijft precies staan
• De mailbox telt nog steeds mee voor je abonnement en gebruikt opslag

Over het laatste punt mag geen twijfel bestaan: een opgeschorte mailbox is een actieve mailbox. Je betaalt er nog steeds voor, omdat hij nog altijd mail voor die persoon opvangt.

Aanmelding herstellen

Open hetzelfde tabblad en klik op Aanmelding herstellen. De persoon meldt zich aan met het bestaande wachtwoord en vindt alle mail terug.

Eén onderdeel komt niet terug: apparaatwachtwoorden voor bestandssynchronisatie. Die zijn bij de opschorting ingetrokken en moeten vanuit webmail opnieuw worden gemaakt. Al het andere, waaronder mail, contacten, agenda en bestanden, blijft ongewijzigd.

Een hele klant tegelijk opschorten

Als je voor elke klant een apart domein gebruikt, kun je alle bijbehorende mailboxen in één keer opschorten. Selecteer op de pagina Mailboxen de gewenste mailboxen, kies Aanmeldingstoegang… in de balk onderaan, kies Aanmelding opschorten en pas toe.

Gedeelde mailboxen in de selectie worden overgeslagen. Een gedeelde mailbox heeft geen eigen aanmelding; gebruikers openen hem vanuit hun persoonlijke mailbox. Schort de leden op, dan geldt de beperking ook voor gedeelde mailboxen die zij openen.

Wat de persoon ziet

Op de aanmeldpagina staat één regel: aanmelding voor deze mailbox is opgeschort, neem contact op met je beheerder. Geen reden, datums of factureringsgegevens. De ingevoerde notitie is alleen voor jou.

Opschorten, pauzeren en verwijderen vergeleken

Gebruik opschorten als de persoon kan terugkomen of als diens mail belangrijk blijft terwijl die niet gelezen kan worden. Bij een klant met betalingsachterstand is dit bijna altijd de juiste keuze.

Gebruik pauzeren als de mailbox volledig moet stoppen, inclusief mail van afzenders.

Gebruik verwijderen als je het adres definitief niet meer nodig hebt. Zie Een mailbox verwijderen voor de gevolgen.

De laatste kolom is geen keuze die je zelf maakt. Als uitgaande activiteit wijst op misbruik van een mailboxwachtwoord, kan TrekMail verzending voor die mailbox stoppen en de rest actief laten. Je overige domein blijft werken en je verzendreputatie wordt beschermd. Wijzig het mailboxwachtwoord en vraag ondersteuning om herstel van verzending te beoordelen. Zie Waarom kan ik geen e-mail verzenden?.

Vanuit een script uitvoeren

Alles op deze pagina is ook beschikbaar via de API en voor AI-agenten via MCP, voor één mailbox of een heel domein. Zie Mailboxaanmelding via de API opschorten.