Come sospendere l’accesso a una casella email

A volte devi togliere l’accesso a una persona senza chiuderne la casella. Un cliente non ha pagato questo mese. Qualcuno ha lasciato l’azienda e non vuoi ancora eliminare nulla. Un collaboratore è tra un progetto e l’altro.

La sospensione dell’accesso serve proprio a questo: la persona non può più entrare, ma la posta continua ad arrivare. Nulla viene respinto o perso e, appena riattivi l’accesso, tutti i messaggi ricevuti durante il blocco sono lì ad aspettarla.

La funzione è disponibile con tutti i piani.

Dove si trova

Apri Caselle, fai clic sulla casella e apri la scheda Limiti. Il riquadro Accesso si trova sotto l’accesso a Drive.

Se vuoi, inserisci un motivo breve. Una nota come «fattura 42 non pagata» evita di dover indovinare il motivo fra tre settimane. Poi premi Sospendi accesso.

Cosa si interrompe

• Webmail, Outlook, Apple Mail, telefoni e qualsiasi altra applicazione che effettua l’accesso
• L’invio da qualunque origine
• Tutte le sessioni già aperte; la persona viene disconnessa immediatamente
• La sincronizzazione di calendario e contatti sul telefono e sul computer
• Le password dei dispositivi per la sincronizzazione dei file
• L’accesso API tramite qualsiasi token di messaggistica emesso per la casella
• I link di reimpostazione della password inviati in precedenza

La persona non può rientrare reimpostando la password. È proprio questo lo scopo: la reimpostazione cambia la password, ma non è la password a bloccare l’accesso.

Cosa continua a funzionare

• La posta in arrivo viene consegnata normalmente e resta nella casella
• Le regole di inoltro e i filtri continuano a essere eseguiti
• Nulla viene eliminato; ogni messaggio, contatto e file rimane esattamente al suo posto
• La casella continua a essere conteggiata nel piano e a occupare spazio

L’ultimo punto merita chiarezza: una casella sospesa è ancora una casella attiva. Continui a pagarla perché svolge ancora il compito di ricevere la posta per quella persona.

Come riattivare l’accesso

Apri la stessa scheda e premi Ripristina accesso. La persona entra con la password che ha sempre usato e ritrova tutta la posta.

Un elemento non viene ripristinato: le password dei dispositivi per la sincronizzazione dei file. Sono state revocate durante la sospensione e dovranno essere create di nuovo dal webmail. Tutto il resto, compresi messaggi, contatti, calendario e file, rimane intatto.

Come applicarlo a un intero cliente

Se usi un dominio per ogni cliente, puoi sospendere tutte le sue caselle in una sola operazione. Nella pagina Caselle, seleziona quelle desiderate, scegli Accesso personale… nella barra in basso, seleziona Sospendi accesso e applica.

Le caselle condivise incluse nella selezione vengono ignorate. Una casella condivisa non ha un accesso proprio: le persone la aprono dalla casella personale. Sospendi quindi i membri; la restrizione si applicherà anche a tutte le caselle condivise che aprono.

Cosa vede la persona

Nella pagina di accesso appare una sola riga: l’accesso a questa casella è sospeso, contatta il tuo amministratore. Non mostra motivo, date o informazioni di fatturazione. La nota che hai scritto è visibile solo a te.

Sospensione, pausa ed eliminazione a confronto

Usa sospendi se la persona potrebbe tornare o se la sua posta è importante anche quando non può leggerla. È quasi sempre la scelta giusta per un cliente insolvente.

Usa pausa quando vuoi fermare completamente la casella, inclusa la ricezione dai mittenti.

Usa elimina quando hai definitivamente chiuso con l’indirizzo. Consulta Eliminare una casella per sapere cosa comporta.

L’ultima colonna non è un’opzione che scegli tu. Se l’attività in uscita fa pensare a un uso improprio della password, TrekMail può bloccare gli invii della casella e lasciare tutto il resto attivo. Il resto del dominio continua a funzionare e la tua reputazione di invio resta protetta. Cambia la password della casella e chiedi all’assistenza di valutare il ripristino degli invii. Consulta Perché non riesco a inviare email?.

Come farlo da uno script

Tutte le funzioni descritte sono disponibili anche tramite API e, per gli agenti IA, tramite MCP, per una casella alla volta o per un intero dominio. Consulta Sospendere l’accesso via API.