Anmeldung für ein Postfach vorübergehend sperren

Manchmal müssen Sie einer Person den Zugriff entziehen, ohne ihr Postfach zu schließen. Ein Kunde hat diesen Monat nicht bezahlt. Jemand hat das Unternehmen verlassen, aber Sie möchten noch nichts löschen. Eine externe Kraft wartet auf das nächste Projekt.

Genau dafür dient die Anmeldesperre: Die Person kann sich nicht mehr anmelden, doch ihre E-Mails werden weiter zugestellt. Nichts wird abgewiesen oder geht verloren. Sobald Sie den Zugriff wieder freigeben, liegen alle während der Sperre eingegangenen Nachrichten bereit.

Die Funktion ist in jedem Tarif verfügbar.

Wo Sie die Einstellung finden

Öffnen Sie Postfächer, klicken Sie auf das Postfach und öffnen Sie den Tab Limits. Die Karte Anmeldung befindet sich unter dem Drive-Zugriff.

Sie können einen kurzen Grund eintragen. Eine Notiz wie „Rechnung 42 nicht bezahlt“ erspart Ihnen in drei Wochen das Rätselraten. Klicken Sie anschließend auf Anmeldung sperren.

Was gestoppt wird

• Webmail, Outlook, Apple Mail, Telefone und alle anderen Anmeldungen
• Der Versand von überall
• Bereits geöffnete Sitzungen; die Person wird sofort abgemeldet
• Kalender- und Kontaktsynchronisierung auf Telefon und Computer
• Gerätepasswörter für die Dateisynchronisierung
• API-Zugriff über alle für das Postfach ausgestellten Nachrichtentoken
• Zuvor versendete Links zum Zurücksetzen des Passworts

Die Person kann sich nicht durch Zurücksetzen des Passworts wieder Zugang verschaffen. Genau das ist beabsichtigt: Ein Zurücksetzen ändert das Passwort, doch nicht das Passwort verursacht die Sperre.

Was weiterläuft

• Eingehende E-Mails werden normal zugestellt und warten im Postfach
• Weiterleitungsregeln und Filter werden weiter ausgeführt
• Nichts wird gelöscht; jede Nachricht, jeder Kontakt und jede Datei bleibt am bisherigen Ort
• Das Postfach zählt weiterhin zu Ihrem Tarif und belegt Speicher

Der letzte Punkt sollte klar sein: Ein gesperrtes Postfach ist ein aktives Postfach. Sie bezahlen weiterhin dafür, weil es nach wie vor E-Mails für die Person empfängt.

Anmeldung wieder freigeben

Öffnen Sie denselben Tab und klicken Sie auf Anmeldung wiederherstellen. Die Person meldet sich mit ihrem bisherigen Passwort an und findet alle E-Mails vor.

Eine Sache wird nicht wiederhergestellt: Gerätepasswörter für die Dateisynchronisierung. Diese wurden bei der Sperre widerrufen und müssen im Webmail neu erstellt werden. Alles andere, darunter E-Mails, Kontakte, Kalender und Dateien, bleibt unverändert.

Einen ganzen Kunden auf einmal sperren

Wenn Sie pro Kunde eine Domain betreiben, können Sie alle zugehörigen Postfächer gleichzeitig sperren. Markieren Sie auf der Seite Postfächer die gewünschten Einträge, wählen Sie unten in der Leiste Anmeldezugriff…, dann Anmeldung sperren, und wenden Sie die Änderung an.

Ausgewählte gemeinsame Postfächer werden übersprungen. Ein gemeinsames Postfach hat keine eigene Anmeldung; Benutzer öffnen es aus ihrem eigenen Postfach. Sperren Sie stattdessen die Mitglieder. Die Sperre gilt dann auch für jedes gemeinsame Postfach, das sie öffnen.

Was die Person sieht

Auf der Anmeldeseite steht nur ein Satz: Die Anmeldung für dieses Postfach ist gesperrt, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Es erscheinen weder Grund noch Daten oder Angaben zur Abrechnung. Ihre Notiz ist nur für Sie bestimmt.

Sperren, pausieren oder löschen

Verwenden Sie sperren, wenn die Person zurückkehren könnte oder ihre E-Mails für Sie wichtig sind, obwohl sie diese nicht lesen darf. Bei einem Kunden mit Zahlungsrückstand ist das fast immer richtig.

Verwenden Sie pausieren, wenn das Postfach vollständig stoppen soll, einschließlich des Empfangs von Absendern.

Verwenden Sie löschen, wenn Sie die Adresse endgültig nicht mehr benötigen. Unter Postfach löschen erfahren Sie, was dabei geschieht.

Die letzte Spalte können Sie nicht selbst auswählen. Deuten ausgehende Aktivitäten auf einen Missbrauch des Postfachpassworts hin, kann TrekMail den Versand dieses Postfachs stoppen und alles andere weiterlaufen lassen. Der Rest Ihrer Domain funktioniert weiter und Ihre Versandreputation bleibt geschützt. Ändern Sie das Postfachpasswort und bitten Sie den Support, die Freigabe des Versands zu prüfen. Siehe Warum kann ich keine E-Mails senden?.

Aus einem Skript ausführen

Alle beschriebenen Funktionen sind auch über die API und für KI-Agenten über MCP verfügbar, für ein einzelnes Postfach oder eine ganze Domain. Siehe Postfachanmeldung über die API sperren.