Общий ящик в Outlook и почтовых приложениях

С правом Чтение подключите свой ящик к Outlook, Apple Mail, Thunderbird или другому IMAP-приложению со своим адресом и паролем приложения. Откройте входящие команды в Shared/<shared-address>/INBOX. Никогда не входите с общим адресом.

У общего адреса нет пароля, паролей приложений или режима входа почтовых программ. Возможности каждого пользователя определяются членством и разрешением Чтение / Отправка от имени.

Перед началом

Вам понадобятся:

• активный обычный ящик, добавленный в число участников общего ящика;
• полный адрес и пароль приложения для этого обычного ящика или пароль ящика, если он ещё принимается;
• настройки сервера, указанные в Webmail в разделе Настройки, Приложения и устройства.

Если раздел Приложения и устройства не показывает общие ящики, попросите администратора аккаунта подтвердить ваше членство и проверить, доступно ли для сервиса подключение из обычных почтовых приложений.

1. Подключить собственный ящик

Добавьте в приложение свой обычный ящик. Всегда используйте значения из раздела Приложения и устройства. Стандартные безопасные настройки:

Используйте серверы, показанные для вашего ящика. У сервиса White Label могут быть свои имена серверов; примеры ниже не заменяют ваши настройки.

Создайте пароль приложения для своего обычного ящика в веб-почте в разделе Настройки, Пароли приложений или попросите администратора создать его в Почтовые ящики, (ваш ящик), Безопасность, Пароли приложений. Только пароли приложений требует его; Пароль ящика или пароли приложений принимает любой из двух паролей. См. Пароли приложений для почтовых программ.

Не добавляйте общий адрес как еще одну учетную запись. Прямой вход в общий ящик намеренно отключен.

2. Найти общую папку входящих

Сервер пытается применить изменение состава участников сразу и каждую минуту повторяет незавершенные операции. Дождитесь в разделе Приложения и устройства, когда для общего ящика будет указан активный доступ из почтового приложения. Затем разверните Shared и откройте:

Shared/<shared-address>/INBOX

Для support@example.com путь на сервере выглядит так:

Shared/support@example.com/INBOX

Приложение может показать его как Shared, support@example.com, Входящие. Сервер создает начальную подписку, но уже открытое приложение может сохранить старый список папок. Обновите папки или переподключитесь. При необходимости воспользуйтесь экраном подписки на папки.

3. Отправить с общего адреса

Участники с разрешением Чтение и Отправка от имени могут выбрать общий адрес в поле От. Имя пользователя и пароль SMTP при этом должны принадлежать обычному ящику участника.

Если приложение не предлагает общий адрес в списке От, добавьте его как отправителя или псевдоним к существующей учетной записи. Не создавайте для него вторую учетную запись IMAP.

Сохранять ответы и пересланные письма в общих Отправленных

С правами Чтение и Отправка от имени настройте сохранение копий для общего адреса в общую папку отправленных. SMTP доставляет письмо, но не сохраняет копию; это отдельно делает почтовое приложение. Только люди с обоими правами могут сохранять копии здесь:

Shared/<shared-address>/Sent

Участник с разрешением Чтение + Отправка от имени может создать эту папку, если ее нет. Если приложение сохранит копию в личной папке Отправленные участника, письмо все равно будет отправлено, однако остальные сотрудники не увидят копию в общем ящике.

Возможности разрешений

Чтение открывает общие входящие. Отправка от имени разрешает отправку от общего адреса. Новые участники получают оба права. Для чтения без отправки оставьте Чтение и выключите право Отправка от имени. Удаление действует сразу. Хотя бы у одного человека должно остаться Чтение для ответов клиентов. Дайте право Чтение другому перед удалением последнего читателя. Если после удаления ящика участника никто не может читать, добавьте читателя на вкладке Доступ.

С разрешением Чтение + Отправка от имени в общей структуре работают обычные действия IMAP: пометка прочитанным или избранным, создание папок, архивирование, перемещение, копирование, удаление и окончательная очистка. Письма также можно перемещать и копировать между личными и общими папками. Выберите Shared/<shared-address>/Archive или Shared/<shared-address>/Junk вручную, если приложение не сопоставляет с ними кнопки Архив или Спам.

Перемещение письма в общую папку Junk является операцией с папкой. Оно не гарантирует обучение серверного классификатора спама. Когда такое обучение необходимо, используйте действие Сообщить о спаме в Webmail. Аналогично, пересылка письма из приложения отличается от настройки автоматической пересылки ящика в панели управления.

Если что-то не работает

• Общая папка отсутствует: сначала подтвердите членство, а затем обновите папки IMAP в приложении или подпишитесь на них.
• Ошибка аутентификации: войдите с адресом своего обычного ящика и паролем приложения или паролем ящика, если он принимается. Если программа сообщает "Sign-in failed. This mailbox accepts app passwords only: create one in webmail under Settings > App passwords." (Вход не выполнен. Этот ящик принимает только пароли приложений: создайте пароль в веб-почте в разделе Настройки > Пароли приложений.), создайте пароль приложения для своего обычного ящика. Никогда не используйте общий адрес или пароль панели.
• Письма открываются, но изменить их нельзя: участнику разрешено только чтение.
• Приложение отклоняет отправку от имени: аутентифицируйте SMTP обычным ящиком, выбирайте общий адрес только в поле От и проверьте, что право Отправка от имени по-прежнему включено.
• Отправленный ответ отсутствует в ящике команды: назначьте Shared/<shared-address>/Sent папкой Отправленные для этого отправителя. Отправка и сохранение копии являются отдельными операциями.
• Доступ недавно изменили: переподключите или синхронизируйте приложение, чтобы оно заново загрузило актуальные папки и разрешения отправки.

Для администраторов и автоматизации

Вкладка Доступ общего ящика является источником достоверных данных о составе участников и разрешении Чтение / Отправка от имени. Управляйте доступом там, а не в настройках сервера.

Клиенты API могут запросить:

GET /api/v1/mailboxes/{member_mailbox_id}/client-setup

Клиенты MCP используют get_mail_client_setup с ID обычного ящика участника. Объект shared_mailboxes возвращает устойчивый статус готовности, точные пути Inbox, Sent, Archive и Junk, действия, контролируемые сервером, и разрешенный адрес отправителя. Дождитесь native_access_ready=true и send_as_ready=true, прежде чем проводить пользователя через полную настройку чтения и отправки. Ни один интерфейс не возвращает пароль.

Связанные статьи

• Общие ящики: одна папка входящих для всей команды
• Подключение TrekMail к любому почтовому приложению