Usar uma caixa compartilhada no Outlook e em apps

Imagine que sua equipe atende support@example.com. No Webmail, cada integrante abre essa caixa sem fazer outro login. A mesma organização funciona no Outlook, Apple Mail, Thunderbird e em outros apps IMAP: conecte sua própria caixa e abra support@example.com na pasta delegada Shared.

O endereço compartilhado não tem senha. A associação à caixa e a permissão Pode responder definem o que cada pessoa pode fazer.

Antes de começar

Você precisa de:

• uma caixa normal ativa que tenha sido adicionada como integrante da caixa compartilhada;
• o endereço completo e a senha dessa caixa normal;
• as configurações de servidor exibidas no Webmail em Configurações → Aplicativos e dispositivos.

Se Aplicativos e dispositivos não mostrar suas caixas compartilhadas, peça ao administrador da conta que confirme sua associação e verifique se o serviço oferece acesso por aplicativos de e-mail nativos.

1. Conectar sua própria caixa

Adicione sua caixa normal ao aplicativo. Use sempre os valores de Aplicativos e dispositivos. As configurações seguras padrão são:

Não adicione o endereço compartilhado como outra conta. O login direto em uma caixa compartilhada é desativado de propósito.

2. Encontrar a caixa de entrada compartilhada

O servidor tenta aplicar a mudança de integrantes imediatamente e repete tarefas pendentes a cada minuto. Em Aplicativos e dispositivos, espere até a caixa compartilhada indicar que o acesso por app está ativo. Depois, expanda Shared e abra:

Shared/<shared-address>/INBOX

Para support@example.com, o caminho no servidor é:

Shared/support@example.com/INBOX

Um aplicativo pode exibir o caminho como Shared → support@example.com → Caixa de entrada. O servidor cria a assinatura inicial, mas um aplicativo que já estava aberto pode manter uma lista antiga de pastas. Atualize as pastas ou reconecte; se necessário, use a tela de assinatura de pastas.

3. Enviar pelo endereço compartilhado

Integrantes com a permissão Pode responder podem usar o endereço compartilhado no campo De da mensagem. O nome de usuário e a senha SMTP ainda devem pertencer à caixa normal do integrante.

Se o aplicativo não oferecer o endereço compartilhado na lista De, adicione-o como identidade de envio ou alias na conta existente. Não crie uma segunda conta IMAP.

Manter respostas e encaminhamentos nos Enviados compartilhados

O SMTP entrega a mensagem, mas não salva uma cópia em Enviados. O aplicativo executa essa operação IMAP separadamente. Configure a identidade compartilhada para salvar as mensagens enviadas em:

Shared/<shared-address>/Sent

Um integrante com Pode responder pode criar a pasta se ela não existir. Se o aplicativo salvar a cópia nos Enviados pessoais do integrante, a mensagem terá sido enviada, mas os demais integrantes não verão a cópia na caixa compartilhada.

O que cada permissão autoriza

O administrador altera essa permissão na aba Acesso da caixa compartilhada. Remover um integrante revoga tanto a pasta IMAP delegada quanto a permissão Enviar como.

Com Pode responder, as operações IMAP comuns funcionam na árvore compartilhada: marcar como lida ou com estrela, criar pastas, arquivar, mover, copiar, excluir e expurgar. Também é possível mover ou copiar mensagens entre pastas pessoais e compartilhadas. Se o aplicativo não associar os botões Arquivar ou Spam às pastas corretas, escolha manualmente Shared/<shared-address>/Archive ou Shared/<shared-address>/Junk.

Mover uma mensagem para a pasta compartilhada Junk é uma operação de pasta. Isso não garante o treinamento do classificador de spam do servidor. Quando esse treinamento for necessário, use Denunciar spam no Webmail. Da mesma forma, encaminhar uma mensagem em um app é diferente de configurar o encaminhamento automático da caixa no painel.

Se algo não funcionar

• A pasta compartilhada não aparece: confirme primeiro a associação e depois atualize ou assine as pastas IMAP do aplicativo.
• A autenticação falha: entre com o endereço e a senha da caixa normal, não com o endereço compartilhado nem com a senha do painel.
• As mensagens abrem, mas não podem ser alteradas: a associação é somente para leitura.
• O aplicativo rejeita Enviar como: autentique o SMTP com a caixa normal, escolha o endereço compartilhado apenas em De e confirme que Pode responder continua habilitado.
• Uma resposta enviada não aparece na caixa da equipe: defina Shared/<shared-address>/Sent como pasta Enviados dessa identidade. O envio e o salvamento da cópia são operações separadas.
• O acesso mudou recentemente: reconecte ou sincronize o aplicativo para recarregar as pastas e permissões de envio atuais.

Para administradores e automações

A aba Acesso da caixa compartilhada é a fonte de referência sobre integrantes e Pode responder. Gerencie o acesso nela, não em configurações de servidor.

Clientes API podem solicitar:

GET /api/v1/mailboxes/{member_mailbox_id}/client-setup

Clientes MCP usam get_mail_client_setup com o ID da caixa normal do integrante. O objeto shared_mailboxes retorna o estado persistente de prontidão, os caminhos exatos de Inbox, Sent, Archive e Junk, as operações impostas pelo servidor e o endereço autorizado para Enviar como. Espere por native_access_ready=true e send_as_ready=true antes de orientar uma configuração completa de leitura e envio. Nenhuma interface retorna senhas.