在 Outlook 和邮件应用中使用共享邮箱

假设团队共同处理 support@example.com。在 Webmail 中，每位成员无需再次登录即可打开这个收件箱。Outlook、Apple Mail、Thunderbird 和其他 IMAP 应用也支持相同用法：先连接自己的邮箱，再从委派的 Shared 文件夹中打开 support@example.com。

共享地址没有密码。成员身份和可以回复权限决定每个人能执行哪些操作。

开始之前

你需要：

• 一个已加入共享邮箱且处于启用状态的普通邮箱；
• 该普通邮箱的完整地址和密码；
• Webmail 中设置 → 应用和设备所显示的服务器设置。

如果应用和设备未列出你的共享邮箱，请让账号管理员确认成员身份，并确认该服务是否支持原生邮件应用访问。

1. 连接自己的邮箱

把普通邮箱添加到应用中。请始终使用应用和设备中显示的值。标准安全设置如下：

不要将共享地址添加为另一个账号。系统有意停用了直接登录共享邮箱的功能。

2. 找到共享收件箱

服务器会立即尝试应用成员变更，并每分钟重试待处理任务。在应用和设备中等待共享邮箱显示邮件应用访问已启用。然后展开 Shared 并打开：

Shared/<shared-address>/INBOX

对于 support@example.com，服务器路径是：

Shared/support@example.com/INBOX

应用可能会将其显示为 Shared → support@example.com → 收件箱。服务器会添加初始订阅，但已打开的应用可能仍保留旧文件夹列表。请刷新文件夹或重新连接，必要时使用应用的文件夹订阅界面。

3. 使用共享地址发信

拥有可以回复权限的成员可以在邮件的发件人字段中选择共享地址。SMTP 用户名和密码仍必须属于该成员的普通邮箱。

如果应用未在发件人列表中提供共享地址，请将其作为发件身份或别名添加到现有账号。不要为此创建第二个 IMAP 账号。

将回复和转发邮件保存在共享已发送文件夹

SMTP 会投递邮件，但不会保存已发送副本。邮件应用会另外执行这项 IMAP 操作。请将共享发件身份设置为把已发送邮件保存在：

Shared/<shared-address>/Sent

拥有可以回复权限的成员可以在该文件夹不存在时创建它。如果应用把副本保存在成员的个人已发送文件夹中，邮件仍然已经发出，但其他团队成员无法在共享邮箱中看到副本。

各项权限允许的操作

账号管理员可在共享邮箱的访问权限标签页中更改权限。移除成员会同时撤销委派的 IMAP 文件夹和“发件身份”权限。

拥有可以回复权限时，可以在共享文件夹树中执行普通 IMAP 操作：标记已读或星标、创建文件夹、归档、移动、复制、删除和彻底清除。邮件也能在个人文件夹和共享文件夹之间移动或复制。如果应用未将归档或垃圾邮件按钮映射到对应文件夹，请手动选择 Shared/<shared-address>/Archive 或 Shared/<shared-address>/Junk。

将邮件移到共享 Junk 文件夹只是一项文件夹操作，并不保证服务器的垃圾邮件分类器会据此学习。如需训练分类器，请使用 Webmail 中的举报垃圾邮件操作。同样，在邮件应用中转发一封邮件和在控制面板中设置邮箱自动转发并不是一回事。

出现问题时

• 找不到共享文件夹： 先确认成员身份，再刷新或订阅应用中的 IMAP 文件夹。
• 身份验证失败： 使用普通邮箱地址及其邮箱密码登录，不要使用共享地址或控制面板密码。
• 可以打开邮件但无法修改： 当前成员权限为只读。
• 应用拒绝使用共享身份发信： 用普通邮箱验证 SMTP，只在发件人中选择共享地址，并确认可以回复仍然启用。
• 团队邮箱中没有已发送的回复： 将该发件身份的已发送文件夹设为 Shared/<shared-address>/Sent。发信和保存副本是两项独立操作。
• 访问权限刚发生变化： 重新连接或同步应用，让它重新加载当前文件夹和发件权限。

面向管理员和自动化

共享邮箱的访问权限标签页是成员身份和可以回复权限的权威来源。请在这里管理访问权限，不要使用服务器级设置。

API 客户端可以请求：

GET /api/v1/mailboxes/{member_mailbox_id}/client-setup

MCP 客户端使用 get_mail_client_setup，并提供成员普通邮箱的 ID。shared_mailboxes 对象会返回持久的就绪状态、Inbox、Sent、Archive 和 Junk 的准确路径、服务器强制执行的操作，以及获准使用的发件地址。在指导用户完成完整的读取和发信设置前，请等待 native_access_ready=true 和 send_as_ready=true。两个接口都不会返回密码。