Usar un buzón compartido en Outlook y otras apps

Supongamos que tu equipo atiende support@example.com. En Webmail, cada miembro puede abrir esa bandeja sin iniciar otra sesión. El mismo sistema funciona en Outlook, Apple Mail, Thunderbird y otras aplicaciones IMAP: conecta tu propio buzón y abre support@example.com dentro de su carpeta delegada Shared.

La dirección compartida no tiene contraseña. La pertenencia al buzón y el permiso Puede responder determinan lo que puede hacer cada persona.

Antes de empezar

Necesitas:

• un buzón normal activo que se haya añadido como miembro del buzón compartido;
• la dirección completa y la contraseña de ese buzón normal;
• los ajustes de servidor que aparecen en Webmail, en Configuración → Aplicaciones y dispositivos.

Si Aplicaciones y dispositivos no muestra tus buzones compartidos, pide al administrador de la cuenta que confirme tu pertenencia y compruebe si el servicio ofrece acceso desde aplicaciones de correo nativas.

1. Conectar tu propio buzón

Añade tu buzón normal a la aplicación. Utiliza siempre los valores de Aplicaciones y dispositivos. La configuración segura estándar es:

No añadas la dirección compartida como otra cuenta. El inicio de sesión directo en un buzón compartido está deshabilitado de forma intencionada.

2. Encontrar la bandeja compartida

El servidor intenta aplicar de inmediato el cambio de miembros y vuelve a intentar cada minuto cualquier tarea pendiente. En Aplicaciones y dispositivos, espera hasta que el buzón compartido indique que el acceso desde aplicaciones de correo está activo. Después, despliega Shared y abre:

Shared/<shared-address>/INBOX

Para support@example.com, la ruta del servidor es:

Shared/support@example.com/INBOX

Una aplicación puede mostrarla como Shared → support@example.com → Bandeja de entrada. El servidor crea la suscripción inicial, pero una aplicación que ya estaba abierta puede conservar una lista de carpetas antigua. Actualiza sus carpetas o vuelve a conectarla; si hace falta, usa su pantalla de suscripción a carpetas.

3. Enviar desde la dirección compartida

Los miembros con el permiso Puede responder pueden usar la dirección compartida en el campo De del mensaje. El usuario y la contraseña SMTP deben seguir perteneciendo al buzón normal del miembro.

Si la aplicación no ofrece la dirección compartida en su lista De, añádela como identidad de envío o alias a la cuenta existente. No crees una segunda cuenta IMAP.

Guardar respuestas y reenvíos en Enviados del buzón compartido

SMTP entrega el mensaje, pero no guarda una copia en Enviados. Esa operación IMAP independiente corresponde a la aplicación de correo. Configura la identidad de envío compartida para guardar los mensajes enviados en:

Shared/<shared-address>/Sent

Un miembro con el permiso Puede responder puede crear la carpeta si no existe. Si la aplicación guarda la copia en la carpeta Enviados personal del miembro, el mensaje se habrá enviado igualmente, pero los demás integrantes del equipo no verán la copia en el buzón compartido.

Qué permite cada permiso

El administrador de la cuenta cambia este permiso en la pestaña Acceso del buzón compartido. Al eliminar un miembro se revocan tanto la carpeta IMAP delegada como el permiso Enviar como.

Con Puede responder, las operaciones IMAP habituales funcionan dentro del árbol compartido: marcar como leído o destacado, crear carpetas, archivar, mover, copiar, eliminar y purgar. También se pueden mover o copiar mensajes entre carpetas personales y compartidas. Elige manualmente Shared/<shared-address>/Archive o Shared/<shared-address>/Junk si la aplicación no asigna sus botones Archivar o Spam a esas carpetas.

Mover un mensaje a la carpeta compartida Junk es solo una operación de carpeta. No garantiza que se entrene el clasificador de spam del servidor. Si necesitas ese aprendizaje, usa la acción Marcar como spam de Webmail. Del mismo modo, reenviar un mensaje desde una aplicación de correo no equivale a configurar el reenvío automático del buzón en el panel.

Si algo no funciona

• No aparece la carpeta compartida: confirma primero que eres miembro y luego actualiza las carpetas IMAP de la aplicación o suscríbete a ellas.
• Falla la autenticación: inicia sesión con la dirección y la contraseña del buzón normal, no con la dirección compartida ni con la contraseña del panel.
• Los mensajes se abren, pero no se pueden cambiar: el miembro solo tiene permiso de lectura.
• La aplicación rechaza Enviar como: autentica SMTP con el buzón normal, elige la dirección compartida solo en De y confirma que Puede responder siga habilitado.
• Falta una respuesta enviada en el buzón del equipo: establece Shared/<shared-address>/Sent como carpeta Enviados de esa identidad. Enviar y guardar la copia son operaciones distintas.
• El acceso ha cambiado hace poco: vuelve a conectar o sincronizar la aplicación para que cargue de nuevo las carpetas y los permisos de envío actuales.

Para administradores y automatizaciones

La pestaña Acceso del buzón compartido es la fuente de referencia para los miembros y el permiso Puede responder. Administra el acceso allí, no mediante ajustes del servidor.

Los clientes API pueden solicitar:

GET /api/v1/mailboxes/{member_mailbox_id}/client-setup

Los clientes MCP usan get_mail_client_setup con el identificador del buzón normal del miembro. El objeto shared_mailboxes devuelve el estado persistente de preparación, las rutas exactas de Inbox, Sent, Archive y Junk, las operaciones impuestas por el servidor y la dirección permitida para Enviar como. Espera a que native_access_ready=true y send_as_ready=true antes de guiar al usuario por una configuración completa de lectura y envío. Ninguna de las interfaces devuelve contraseñas.