Usar un buzón compartido en apps de correo

Con Leer, conecta tu buzón a Outlook, Apple Mail, Thunderbird u otra app IMAP con tu dirección y una contraseña de aplicación. Abre la bandeja del equipo en Shared/<shared-address>/INBOX. Nunca inicies sesión con la dirección compartida.

La dirección compartida no tiene contraseña, contraseña de aplicación ni modo de inicio de sesión de apps de correo. La pertenencia al buzón y el permiso Leer / Enviar como determinan lo que puede hacer cada persona.

Antes de empezar

Necesitas:

• un buzón normal activo que se haya añadido como miembro del buzón compartido;

• la dirección completa y una contraseña de aplicación de ese buzón normal, o su contraseña del buzón si aún la acepta;

• los ajustes de servidor que aparecen en Webmail, en Configuración, Apps y dispositivos.

Si Apps y dispositivos no muestra tus buzones compartidos, pide al administrador de la cuenta que confirme tu pertenencia y compruebe si el servicio ofrece acceso desde aplicaciones de correo nativas.

1. Conectar tu propio buzón

Añade tu buzón normal a la aplicación. Utiliza siempre los valores de Apps y dispositivos. La configuración segura estándar es:

Usa los servidores que se muestran para tu buzón. Un servicio White Label puede tener nombres propios; los ejemplos siguientes no sustituyen tus ajustes.

Crea una contraseña de aplicación para tu buzón normal en el webmail, en Configuración, Contraseñas de aplicación, o pide a un administrador que la cree en Buzones, (tu buzón), Seguridad, Contraseñas de aplicación. Solo contraseñas de aplicación la exige; Contraseña del buzón o contraseñas de aplicación acepta cualquiera de las dos. Consulta Contraseñas de aplicación.

No añadas la dirección compartida como otra cuenta. El inicio de sesión directo en un buzón compartido está deshabilitado de forma intencionada.

2. Encontrar la bandeja compartida

El servidor intenta aplicar de inmediato el cambio de miembros y vuelve a intentar cada minuto cualquier tarea pendiente. En Apps y dispositivos, espera hasta que el buzón compartido indique que el acceso desde aplicaciones de correo está activo. Después, despliega Shared y abre:

Shared/<shared-address>/INBOX

Para support@example.com, la ruta del servidor es:

Shared/support@example.com/INBOX

Una aplicación puede mostrarla como Shared, support@example.com, Bandeja de entrada. El servidor crea la suscripción inicial, pero una aplicación que ya estaba abierta puede conservar una lista de carpetas antigua. Actualiza sus carpetas o vuelve a conectarla; si hace falta, usa su pantalla de suscripción a carpetas.

3. Enviar desde la dirección compartida

Los miembros con los permisos Leer y Enviar como pueden usar la dirección compartida en el campo De del mensaje. El usuario y la contraseña SMTP deben seguir perteneciendo al buzón normal del miembro.

Si la aplicación no ofrece la dirección compartida en su lista De, añádela como identidad de envío o alias a la cuenta existente. No crees una segunda cuenta IMAP.

Guardar respuestas y reenvíos en Enviados del buzón compartido

Con Leer y Enviar como, configura la dirección compartida para guardar copias en Enviados del equipo. SMTP entrega el mensaje, pero no guarda una copia; la app lo hace aparte. Solo quienes tienen ambos permisos pueden guardar copias en:

Shared/<shared-address>/Sent

Un miembro con el permiso Leer + Enviar como puede crear la carpeta si no existe. Si la aplicación guarda la copia en la carpeta Enviados personal del miembro, el mensaje se habrá enviado igualmente, pero los demás integrantes del equipo no verán la copia en el buzón compartido.

Qué permite cada permiso

Leer abre el buzón compartido. Enviar como permite enviar con su dirección. Las personas nuevas reciben ambos permisos. Para acceso de lectura, deja Leer activado y desactiva Enviar como. La retirada se aplica al momento. Al menos una persona debe mantener Leer para atender respuestas. Da Leer a otra persona antes de retirar al último lector. Si nadie puede leer tras borrar un buzón miembro, añade un lector en Acceso.

Con Leer + Enviar como, las operaciones IMAP habituales funcionan dentro del árbol compartido: marcar como leído o destacado, crear carpetas, archivar, mover, copiar, eliminar y purgar. También se pueden mover o copiar mensajes entre carpetas personales y compartidas. Elige manualmente Shared/<shared-address>/Archive o Shared/<shared-address>/Junk si la aplicación no asigna sus botones Archivar o Spam a esas carpetas.

Mover un mensaje a la carpeta compartida Junk es solo una operación de carpeta. No garantiza que se entrene el clasificador de spam del servidor. Si necesitas ese aprendizaje, usa la acción Marcar como spam de Webmail. Del mismo modo, reenviar un mensaje desde una aplicación de correo no equivale a configurar el reenvío automático del buzón en el panel.

Si algo no funciona

• No aparece la carpeta compartida: confirma primero que eres miembro y luego actualiza las carpetas IMAP de la aplicación o suscríbete a ellas.

• Falla la autenticación: inicia sesión con la dirección de tu buzón normal y una contraseña de aplicación, o su contraseña del buzón si se acepta. Si la app muestra "Sign-in failed. This mailbox accepts app passwords only: create one in webmail under Settings > App passwords." (Error de inicio de sesión. Este buzón solo acepta contraseñas de aplicación: crea una en el webmail, en Configuración > Contraseñas de aplicación), crea una contraseña de aplicación para tu buzón normal. Nunca uses la dirección compartida ni la contraseña del panel.

• Los mensajes se abren, pero no se pueden cambiar: el miembro solo tiene permiso de lectura.
• La aplicación rechaza Enviar como: autentica SMTP con el buzón normal, elige la dirección compartida solo en De y confirma que Enviar como siga habilitado.
• Falta una respuesta enviada en el buzón del equipo: establece Shared/<shared-address>/Sent como carpeta Enviados de esa identidad. Enviar y guardar la copia son operaciones distintas.
• El acceso ha cambiado hace poco: vuelve a conectar o sincronizar la aplicación para que cargue de nuevo las carpetas y los permisos de envío actuales.

Para administradores y automatizaciones

La pestaña Acceso del buzón compartido es la fuente de referencia para los miembros y el permiso Leer / Enviar como. Administra el acceso allí, no mediante ajustes del servidor.

Los clientes API pueden solicitar:

GET /api/v1/mailboxes/{member_mailbox_id}/client-setup

Los clientes MCP usan get_mail_client_setup con el identificador del buzón normal del miembro. El objeto shared_mailboxes devuelve el estado persistente de preparación, las rutas exactas de Inbox, Sent, Archive y Junk, las operaciones impuestas por el servidor y la dirección permitida para Enviar como. Espera a que native_access_ready=true y send_as_ready=true antes de guiar al usuario por una configuración completa de lectura y envío. Ninguna de las interfaces devuelve contraseñas.