שימוש בתיבה משותפת ב-Outlook וביישומי דואר

עם קריאה, חברו את התיבה שלכם ל־Outlook, Apple Mail, Thunderbird או יישום IMAP אחר באמצעות הכתובת שלכם וסיסמת אפליקציה. פתחו את דואר הצוות ב־Shared/<shared-address>/INBOX. אל תיכנסו עם הכתובת המשותפת.

לכתובת המשותפת אין סיסמה, סיסמת אפליקציה או מצב כניסה לאפליקציות דואר. החברות והרשאת קריאה / שליחה בשם קובעות מה כל אדם יכול לעשות.

לפני שמתחילים

נדרשים:

• תיבה רגילה ופעילה שנוספה כחברה בתיבה המשותפת;

• הכתובת המלאה וסיסמת אפליקציה לתיבה הרגילה הזו, או סיסמת התיבה אם היא עדיין מקבלת אותה;

• הגדרות השרת שמופיעות ב-Webmail תחת הגדרות, יישומים ומכשירים.

אם אפליקציות ומכשירים אינו מציג את התיבות המשותפות שלכם, בקשו ממנהל החשבון לאשר את החברות ולבדוק אם השירות מאפשר גישה מאפליקציות דואר רגילות.

1. חיבור התיבה האישית

הוסיפו ליישום את התיבה הרגילה שלכם. השתמשו תמיד בערכים שמופיעים באפליקציות ומכשירים. ההגדרות המאובטחות המקובלות הן:

השתמשו בשרתים המוצגים לתיבה שלכם. שירות White Label עשוי להשתמש בשמות שרת משלו; הדוגמאות למטה אינן מחליפות את ההגדרות שלכם.

צרו סיסמת אפליקציה לתיבה הרגילה שלכם בדואר האינטרנט תחת הגדרות, סיסמאות אפליקציה, או בקשו ממנהל ליצור אחת תחת תיבות דואר, (התיבה שלכם), אבטחה, סיסמאות אפליקציה. מצב סיסמאות אפליקציה בלבד דורש אותה; מצב סיסמת תיבת הדואר או סיסמאות אפליקציה מקבל את שתיהן. ראו סיסמאות אפליקציה לדואר.

אל תוסיפו את הכתובת המשותפת כחשבון נוסף. כניסה ישירה לתיבה משותפת מושבתת בכוונה.

2. מציאת הדואר הנכנס המשותף

השרת מנסה להחיל את שינוי החברות מיד ומנסה שוב כל דקה פעולות שממתינות. המתינו באפליקציות ומכשירים עד שהתיבה המשותפת תציג שגישה מיישום דואר פעילה. לאחר מכן הרחיבו את Shared ופתחו:

Shared/<shared-address>/INBOX

עבור ⁨support@example.com⁩, נתיב השרת הוא:

Shared/support@example.com/INBOX

יישום עשוי להציג אותו בתור Shared, ⁨support@example.com⁩, דואר נכנס. השרת מוסיף את המינוי הראשוני, אך יישום שכבר היה פתוח עשוי להחזיק רשימת תיקיות ישנה. רעננו את התיקיות או התחברו מחדש; במידת הצורך, השתמשו במסך המינוי לתיקיות.

3. שליחה מהכתובת המשותפת

חברים עם ההרשאה קריאה ושליחה בשם יכולים להשתמש בכתובת המשותפת בשדה מאת של ההודעה. שם המשתמש והסיסמה של SMTP עדיין חייבים להשתייך לתיבה הרגילה של החבר.

אם היישום אינו מציע את הכתובת המשותפת ברשימת מאת, הוסיפו אותה כזהות שולח או ככינוי לחשבון הקיים. אל תיצרו עבורה חשבון IMAP שני.

שמירת תשובות והעברות בתיקיית הנשלחים המשותפת

עם קריאה ו־שליחה בשם, הגדירו את הכתובת המשותפת לשמירת עותקים בתיקיית הנשלחים המשותפת. SMTP מוסר את ההודעה אך אינו שומר עותק; היישום עושה זאת בנפרד. רק בעלי שתי ההרשאות יכולים לשמור עותקים ב־:

Shared/<shared-address>/Sent

חבר עם קריאה + שליחה בשם יכול ליצור את התיקייה אם אינה קיימת. אם היישום שומר את העותק בתיקיית הנשלחים האישית של החבר, ההודעה עדיין נשלחה, אך חברי הצוות האחרים לא יראו את העותק בתיבה המשותפת.

מה מאפשרות ההרשאות

קריאה פותחת את התיבה המשותפת. שליחה בשם מאפשרת לשלוח מהכתובת שלה. אנשים חדשים מקבלים את שתיהן. לקריאה בלבד, השאירו קריאה וכבו שליחה בשם. הסרה נכנסת לתוקף מיד. לפחות אדם אחד צריך לשמור על קריאה לטיפול בתשובות לקוחות. תנו קריאה לאדם אחר לפני הסרת הקורא האחרון. אם אחרי מחיקת תיבת חבר אין קוראים, הוסיפו קורא ב־גישה.

עם קריאה + שליחה בשם, פעולות IMAP רגילות פועלות בתוך העץ המשותף: סימון כנקרא או בכוכב, יצירת תיקיות, העברה לארכיון, העברה, העתקה, מחיקה ומחיקה סופית. אפשר גם להעביר או להעתיק הודעות בין תיקיות אישיות ומשותפות. בחרו ידנית Shared/<shared-address>/Archive או Shared/<shared-address>/Junk אם היישום אינו ממפה את כפתור הארכיון או הספאם לתיקיות אלה.

העברת הודעה לתיקיית Junk המשותפת היא פעולת תיקייה. אין בכך הבטחה שמסווג הספאם של השרת ילמד ממנה. השתמשו בפעולה דיווח על ספאם ב-Webmail כשנדרש אימון של המסווג. באותו אופן, העברת הודעה מיישום דואר שונה מהגדרת העברה אוטומטית של התיבה בלוח הבקרה.

אם משהו אינו פועל

• התיקייה המשותפת חסרה: אשרו תחילה את החברות, ואז רעננו את תיקיות IMAP ביישום או הירשמו אליהן.

• האימות נכשל: היכנסו עם כתובת התיבה הרגילה שלכם וסיסמת אפליקציה, או סיסמת התיבה אם היא מתקבלת. אם האפליקציה מציגה "Sign-in failed. This mailbox accepts app passwords only: create one in webmail under Settings > App passwords." (הכניסה נכשלה. תיבת דואר זו מקבלת רק סיסמאות אפליקציה: צרו אחת בדואר האינטרנט תחת הגדרות > סיסמאות אפליקציה), צרו סיסמת אפליקציה לתיבה הרגילה שלכם. לעולם אל תשתמשו בכתובת המשותפת או בסיסמת לוח הבקרה.

• הודעות נפתחות אך אי אפשר לשנות אותן: החברות מוגדרת לקריאה בלבד.
• היישום דוחה שליחה בשם: אמתו SMTP עם התיבה הרגילה, בחרו את הכתובת המשותפת רק בשדה מאת, ואשרו שההרשאה שליחה בשם עדיין פעילה.
• תשובה שנשלחה חסרה מתיבת הצוות: הגדירו את Shared/<shared-address>/Sent כתיקיית הנשלחים של זהות זו. השליחה ושמירת העותק הן פעולות נפרדות.
• הגישה השתנתה לאחרונה: חברו או סנכרנו מחדש את היישום כדי שיטען את התיקיות והרשאות השליחה הנוכחיות.

למנהלים ולאוטומציה

הכרטיסייה גישה בתיבה המשותפת היא המקור הקובע לחברות ולהרשאה קריאה / שליחה בשם. נהלו את הגישה שם ולא באמצעות הגדרות ברמת השרת.

לקוחות API יכולים לבקש:

GET /api/v1/mailboxes/{member_mailbox_id}/client-setup

לקוחות MCP משתמשים ב-get_mail_client_setup עם המזהה של התיבה הרגילה של החבר. האובייקט shared_mailboxes מחזיר מצב מוכנות מתמשך, נתיבים מדויקים של Inbox,‏ נשלח,‏ Archive ו-Junk, פעולות שהשרת אוכף ואת הכתובת המותרת לשליחה בשם. המתינו ל-native_access_ready=true ול-send_as_ready=true לפני שתנחו משתמש בהגדרת קריאה ושליחה מלאה. אף אחד מהממשקים אינו מחזיר סיסמה.