استخدام صندوق مشترك في Outlook وتطبيقات البريد

مع قراءة، اربط صندوقك بـOutlook أو Apple Mail أو Thunderbird أو تطبيق IMAP آخر باستخدام عنوانك وكلمة مرور تطبيق. افتح وارد الفريق في Shared/<shared-address>/INBOX. لا تدخل بالعنوان المشترك.

لا توجد كلمة مرور أو كلمة مرور تطبيق أو وضع تسجيل دخول تطبيقات بريد للعنوان المشترك. تحدد العضوية وصلاحية قراءة / إرسال باسم ما يستطيع كل شخص فعله.

قبل أن تبدأ

تحتاج إلى:

• صندوق عادي نشط أضيف عضوا في الصندوق المشترك؛

• العنوان الكامل وكلمة مرور تطبيق لذلك الصندوق العادي، أو كلمة مروره إذا كان لا يزال يقبلها؛

• إعدادات الخادم المعروضة في Webmail ضمن الإعدادات، التطبيقات والأجهزة.

إذا لم تعرض التطبيقات والأجهزة صناديقك المشتركة، فاطلب من مشرف الحساب تأكيد عضويتك والتحقق مما إذا كان الوصول عبر تطبيق بريد أصلي متاحا للخدمة.

1. توصيل صندوقك الشخصي

أضف صندوقك العادي إلى التطبيق. استخدم دائما القيم المعروضة في التطبيقات والأجهزة. الإعدادات الآمنة القياسية هي:

استخدم الخوادم المعروضة لصندوقك. قد تستخدم خدمة White Label أسماءها الخاصة؛ الخوادم في المثال أدناه لا تحل محل إعداداتك.

أنشئ كلمة مرور تطبيق لصندوقك العادي في البريد على الويب من الإعدادات، كلمات مرور التطبيقات، أو اطلب من مسؤول إنشاء واحدة من صناديق البريد، (صندوقك)، الأمان، كلمات مرور التطبيقات. يتطلبها وضع كلمات مرور التطبيقات فقط؛ ويقبل وضع كلمة مرور صندوق البريد أو كلمات مرور التطبيقات أيًا منهما. راجع كلمات مرور تطبيقات البريد.

لا تضف العنوان المشترك كحساب آخر. تسجيل الدخول المباشر إلى صندوق مشترك معطل عمدا.

2. العثور على صندوق الوارد المشترك

يحاول الخادم تطبيق تغيير العضوية فورا ويعيد محاولة الأعمال المعلقة كل دقيقة. انتظر في التطبيقات والأجهزة حتى يوضح الصندوق المشترك أن الوصول عبر تطبيق البريد نشط. ثم وسع Shared وافتح:

Shared/<shared-address>/INBOX

بالنسبة إلى ⁨support@example.com⁩، مسار الخادم هو:

Shared/support@example.com/INBOX

قد يعرضه التطبيق بالشكل Shared، ⁨support@example.com⁩، صندوق الوارد. يضيف الخادم الاشتراك الأولي، لكن التطبيق المفتوح مسبقا قد يحتفظ بقائمة مجلدات قديمة. حدث المجلدات أو أعد الاتصال، واستخدم شاشة الاشتراك بالمجلدات عند الحاجة.

3. الإرسال من العنوان المشترك

يمكن للعضو الذي يحمل إذن قراءة وإرسال باسم وضع العنوان المشترك في حقل من بالرسالة. يجب أن يظل اسم مستخدم SMTP وكلمة المرور تابعين لصندوق العضو العادي.

إذا لم يعرض التطبيق العنوان المشترك في قائمة من، فأضفه هوية إرسال أو اسما مستعارا إلى الحساب الحالي. لا تنشئ له حساب IMAP ثانيا.

حفظ الردود وإعادة التوجيه في مجلد المرسل المشترك

مع قراءة وإرسال باسم، اضبط عنوان الإرسال المشترك لحفظ النسخ في مجلد المرسلة المشترك. ينقل SMTP الرسالة لكنه لا يحفظ نسخة؛ يحفظها التطبيق بشكل منفصل. يستطيع أصحاب الإذنين فقط حفظ النسخ في:

Shared/<shared-address>/Sent

يستطيع العضو الذي يحمل قراءة + إرسال باسم إنشاء المجلد إن لم يكن موجودا. إذا حفظ التطبيق النسخة في مجلد المرسل الشخصي للعضو، تكون الرسالة قد أرسلت، لكن بقية الفريق لن يروا النسخة في الصندوق المشترك.

ما تسمح به الأذونات

تفتح قراءة الصندوق المشترك، وتسمح صلاحية إرسال باسم بالإرسال بعنوانه. يحصل الأشخاص الجدد على الصلاحيتين. للقراءة فقط، أبق قراءة وأوقف إرسال باسم. تسري الإزالة فورًا. يجب أن يحتفظ شخص واحد على الأقل بصلاحية قراءة لمتابعة ردود العملاء. امنحها لشخص آخر قبل إزالة آخر قارئ. إذا لم يعد أحد يستطيع القراءة بعد حذف صندوق عضو، أضف قارئًا من الوصول.

مع إذن قراءة + إرسال باسم تعمل إجراءات IMAP المعتادة داخل شجرة المجلدات المشتركة: التعليم كمقروء أو مميز، وإنشاء المجلدات، والأرشفة، والنقل، والنسخ، والحذف، والإزالة النهائية. يمكن أيضا نقل الرسائل أو نسخها بين المجلدات الشخصية والمشتركة. اختر Shared/<shared-address>/Archive أو Shared/<shared-address>/Junk يدويا إذا لم يربط التطبيق زر الأرشفة أو الرسائل المزعجة بهذين المجلدين.

نقل رسالة إلى مجلد Junk المشترك عملية مجلد فحسب، ولا يضمن تدريب مصنف الرسائل المزعجة في الخادم. استخدم الإبلاغ عن رسالة مزعجة في Webmail عند الحاجة إلى تدريبه. كذلك تختلف إعادة توجيه رسالة من تطبيق بريد عن إعداد إعادة التوجيه التلقائي للصندوق في لوحة التحكم.

إذا لم يعمل شيء كما ينبغي

• المجلد المشترك مفقود: أكد العضوية أولا، ثم حدث مجلدات IMAP في التطبيق أو اشترك فيها.

• فشل المصادقة: سجّل الدخول بعنوان صندوقك العادي وكلمة مرور تطبيق، أو كلمة مرور الصندوق إذا كانت مقبولة. إذا عرض التطبيق "Sign-in failed. This mailbox accepts app passwords only: create one in webmail under Settings > App passwords." (فشل تسجيل الدخول. يقبل هذا الصندوق كلمات مرور التطبيقات فقط: أنشئ واحدة في البريد على الويب من الإعدادات > كلمات مرور التطبيقات)، فأنشئ كلمة مرور تطبيق لصندوقك العادي. لا تستخدم العنوان المشترك أو كلمة مرور لوحة التحكم مطلقًا.

• تفتح الرسائل ولا يمكن تغييرها: العضوية للقراءة فقط.
• يرفض التطبيق الإرسال باسم: صادق على SMTP باستخدام الصندوق العادي، وحدد العنوان المشترك في من فقط، وتأكد من استمرار تفعيل إرسال باسم.
• رد مرسل مفقود من صندوق الفريق: عين Shared/<shared-address>/Sent مجلد المرسل لتلك الهوية. الإرسال وحفظ النسخة عمليتان منفصلتان.
• تغير الوصول مؤخرا: أعد توصيل التطبيق أو مزامنته ليعيد تحميل المجلدات وأذونات الإرسال الحالية.

للمشرفين والأتمتة

علامة تبويب الوصول في الصندوق المشترك هي المصدر المعتمد للعضوية وإذن قراءة / إرسال باسم. أدر الوصول هناك، لا عبر إعدادات على مستوى الخادم.

يمكن لعملاء API طلب:

GET /api/v1/mailboxes/{member_mailbox_id}/client-setup

يستخدم عملاء MCP الأداة get_mail_client_setup مع معرف صندوق العضو العادي. يعيد الكائن shared_mailboxes حالة الجاهزية الدائمة، ومسارات Inbox والمرسل وArchive وJunk الدقيقة، والعمليات التي يفرضها الخادم، والعنوان المسموح للإرسال باسمه. انتظر native_access_ready=true وsend_as_ready=true قبل إرشاد المستخدم خلال إعداد القراءة والإرسال الكامل. لا تعيد أي من الواجهتين كلمة مرور.