استخدام صندوق مشترك في Outlook وتطبيقات البريد

لنفترض أن فريقك يتولى support@example.com. يستطيع كل عضو في Webmail فتح صندوق الوارد دون تسجيل دخول ثان. يعمل الترتيب نفسه في Outlook وApple Mail وThunderbird وغيرها من تطبيقات IMAP: صل صندوقك الشخصي ثم افتح support@example.com تحت المجلد المفوض Shared.

لا توجد كلمة مرور للعنوان المشترك. تحدد العضوية وإذن يمكنه الرد ما يستطيع كل شخص فعله.

قبل أن تبدأ

تحتاج إلى:

• صندوق عادي نشط أضيف عضوا في الصندوق المشترك؛
• العنوان الكامل وكلمة المرور لذلك الصندوق العادي؛
• إعدادات الخادم المعروضة في Webmail ضمن الإعدادات → التطبيقات والأجهزة.

إذا لم تعرض التطبيقات والأجهزة صناديقك المشتركة، فاطلب من مشرف الحساب تأكيد عضويتك والتحقق مما إذا كان الوصول عبر تطبيق بريد أصلي متاحا للخدمة.

1. توصيل صندوقك الشخصي

أضف صندوقك العادي إلى التطبيق. استخدم دائما القيم المعروضة في التطبيقات والأجهزة. الإعدادات الآمنة القياسية هي:

لا تضف العنوان المشترك كحساب آخر. تسجيل الدخول المباشر إلى صندوق مشترك معطل عمدا.

2. العثور على صندوق الوارد المشترك

يحاول الخادم تطبيق تغيير العضوية فورا ويعيد محاولة الأعمال المعلقة كل دقيقة. انتظر في التطبيقات والأجهزة حتى يوضح الصندوق المشترك أن الوصول عبر تطبيق البريد نشط. ثم وسع Shared وافتح:

Shared/<shared-address>/INBOX

بالنسبة إلى support@example.com، مسار الخادم هو:

Shared/support@example.com/INBOX

قد يعرضه التطبيق بالشكل Shared → support@example.com → صندوق الوارد. يضيف الخادم الاشتراك الأولي، لكن التطبيق المفتوح مسبقا قد يحتفظ بقائمة مجلدات قديمة. حدث المجلدات أو أعد الاتصال، واستخدم شاشة الاشتراك بالمجلدات عند الحاجة.

3. الإرسال من العنوان المشترك

يمكن للعضو الذي يحمل إذن يمكنه الرد وضع العنوان المشترك في حقل من بالرسالة. يجب أن يظل اسم مستخدم SMTP وكلمة المرور تابعين لصندوق العضو العادي.

إذا لم يعرض التطبيق العنوان المشترك في قائمة من، فأضفه هوية إرسال أو اسما مستعارا إلى الحساب الحالي. لا تنشئ له حساب IMAP ثانيا.

حفظ الردود وإعادة التوجيه في مجلد المرسل المشترك

يسلم SMTP الرسالة، لكنه لا يحفظ نسخة مرسلة. ينفذ تطبيق البريد عملية IMAP المنفصلة هذه. أعد هوية الإرسال المشتركة لحفظ الرسائل المرسلة في:

Shared/<shared-address>/Sent

يستطيع العضو الذي يحمل يمكنه الرد إنشاء المجلد إن لم يكن موجودا. إذا حفظ التطبيق النسخة في مجلد المرسل الشخصي للعضو، تكون الرسالة قد أرسلت، لكن بقية الفريق لن يروا النسخة في الصندوق المشترك.

ما تسمح به الأذونات

يغير مشرف الحساب الإذن من علامة تبويب الوصول للصندوق المشترك. تؤدي إزالة عضو إلى إلغاء المجلد المفوض عبر IMAP وإذن الإرسال باسم معا.

مع إذن يمكنه الرد تعمل إجراءات IMAP المعتادة داخل شجرة المجلدات المشتركة: التعليم كمقروء أو مميز، وإنشاء المجلدات، والأرشفة، والنقل، والنسخ، والحذف، والإزالة النهائية. يمكن أيضا نقل الرسائل أو نسخها بين المجلدات الشخصية والمشتركة. اختر Shared/<shared-address>/Archive أو Shared/<shared-address>/Junk يدويا إذا لم يربط التطبيق زر الأرشفة أو الرسائل المزعجة بهذين المجلدين.

نقل رسالة إلى مجلد Junk المشترك عملية مجلد فحسب، ولا يضمن تدريب مصنف الرسائل المزعجة في الخادم. استخدم الإبلاغ عن رسالة مزعجة في Webmail عند الحاجة إلى تدريبه. كذلك تختلف إعادة توجيه رسالة من تطبيق بريد عن إعداد إعادة التوجيه التلقائي للصندوق في لوحة التحكم.

إذا لم يعمل شيء كما ينبغي

• المجلد المشترك مفقود: أكد العضوية أولا، ثم حدث مجلدات IMAP في التطبيق أو اشترك فيها.
• فشلت المصادقة: سجل الدخول بعنوان الصندوق العادي وكلمة مروره، لا بالعنوان المشترك أو كلمة مرور لوحة التحكم.
• تفتح الرسائل ولا يمكن تغييرها: العضوية للقراءة فقط.
• يرفض التطبيق الإرسال باسم: صادق على SMTP باستخدام الصندوق العادي، وحدد العنوان المشترك في من فقط، وتأكد من استمرار تفعيل يمكنه الرد.
• رد مرسل مفقود من صندوق الفريق: عين Shared/<shared-address>/Sent مجلد المرسل لتلك الهوية. الإرسال وحفظ النسخة عمليتان منفصلتان.
• تغير الوصول مؤخرا: أعد توصيل التطبيق أو مزامنته ليعيد تحميل المجلدات وأذونات الإرسال الحالية.

للمشرفين والأتمتة

علامة تبويب الوصول في الصندوق المشترك هي المصدر المعتمد للعضوية وإذن يمكنه الرد. أدر الوصول هناك، لا عبر إعدادات على مستوى الخادم.

يمكن لعملاء API طلب:

GET /api/v1/mailboxes/{member_mailbox_id}/client-setup

يستخدم عملاء MCP الأداة get_mail_client_setup مع معرف صندوق العضو العادي. يعيد الكائن shared_mailboxes حالة الجاهزية الدائمة، ومسارات Inbox وSent وArchive وJunk الدقيقة، والعمليات التي يفرضها الخادم، والعنوان المسموح للإرسال باسمه. انتظر native_access_ready=true وsend_as_ready=true قبل إرشاد المستخدم خلال إعداد القراءة والإرسال الكامل. لا تعيد أي من الواجهتين كلمة مرور.