Usare una casella condivisa in Outlook e nelle app

Supponiamo che il team gestisca support@example.com. In Webmail, ogni membro può aprire quella casella senza un secondo accesso. La stessa organizzazione funziona in Outlook, Apple Mail, Thunderbird e nelle altre app IMAP: collega la tua casella, quindi apri support@example.com nella cartella delegata Shared.

L’indirizzo condiviso non ha password. L’appartenenza alla casella e il permesso Può rispondere determinano le operazioni disponibili per ciascuna persona.

Prima di iniziare

Occorrono:

• una casella normale attiva, aggiunta come membro della casella condivisa;
• l’indirizzo completo e la password di quella casella normale;
• le impostazioni server mostrate in Webmail sotto Impostazioni → App e dispositivi.

Se App e dispositivi non elenca le tue caselle condivise, chiedi all’amministratore dell’account di confermare la tua appartenenza e di verificare se il servizio offre accesso dalle app di posta native.

1. Collegare la propria casella

Aggiungi la tua casella normale all’app. Usa sempre i valori mostrati in App e dispositivi. Le impostazioni sicure standard sono:

Non aggiungere l’indirizzo condiviso come un altro account. L’accesso diretto a una casella condivisa è disabilitato intenzionalmente.

2. Trovare la posta in arrivo condivisa

Il server tenta di applicare subito la modifica dei membri e riprova ogni minuto le operazioni in sospeso. In App e dispositivi, attendi che la casella condivisa indichi che l’accesso da app è attivo. Quindi espandi Shared e apri:

Shared/<shared-address>/INBOX

Per support@example.com, il percorso server è:

Shared/support@example.com/INBOX

Un’app può mostrarlo come Shared → support@example.com → Posta in arrivo. Il server aggiunge la sottoscrizione iniziale, ma un’app già aperta può conservare un vecchio elenco di cartelle. Aggiorna le cartelle o ricollega l’account; se necessario, usa la schermata di sottoscrizione alle cartelle.

3. Inviare dall’indirizzo condiviso

I membri con il permesso Può rispondere possono usare l’indirizzo condiviso nel campo Da del messaggio. Il nome utente e la password SMTP devono comunque appartenere alla casella normale del membro.

Se l’app non propone l’indirizzo condiviso nell’elenco Da, aggiungilo come identità di invio o alias all’account esistente. Non creare un secondo account IMAP.

Conservare risposte e inoltri negli Inviati condivisi

SMTP recapita il messaggio, ma non ne salva una copia negli Inviati. L’app di posta esegue separatamente questa operazione IMAP. Configura l’identità condivisa per salvare i messaggi inviati in:

Shared/<shared-address>/Sent

Un membro con Può rispondere può creare la cartella se non esiste. Se l’app salva la copia negli Inviati personali del membro, il messaggio viene comunque spedito, ma gli altri membri non vedranno la copia nella casella condivisa.

Cosa consentono i permessi

L’amministratore modifica questo permesso nella scheda Accesso della casella condivisa. La rimozione di un membro revoca sia la cartella IMAP delegata sia il permesso Invia come.

Con Può rispondere, nella struttura condivisa funzionano le normali operazioni IMAP: contrassegnare come letto o preferito, creare cartelle, archiviare, spostare, copiare, eliminare ed espungere. È possibile anche spostare o copiare messaggi tra cartelle personali e condivise. Scegli manualmente Shared/<shared-address>/Archive o Shared/<shared-address>/Junk se l’app non associa i pulsanti Archivia o Spam a tali cartelle.

Spostare un messaggio nella cartella condivisa Junk è un’operazione sulla cartella. Non garantisce l’addestramento del classificatore antispam del server. Quando serve tale addestramento, usa Segnala come spam in Webmail. Analogamente, inoltrare un messaggio da un’app è diverso dal configurare l’inoltro automatico della casella nel pannello.

Se qualcosa non funziona

• La cartella condivisa non compare: conferma prima l’appartenenza, poi aggiorna o sottoscrivi le cartelle IMAP dell’app.
• L’autenticazione non riesce: accedi con indirizzo e password della casella normale, non con l’indirizzo condiviso o la password del pannello.
• I messaggi si aprono ma non si possono modificare: il membro ha il permesso di sola lettura.
• L’app rifiuta Invia come: autentica SMTP con la casella normale, scegli l’indirizzo condiviso solo in Da e verifica che Può rispondere sia ancora attivo.
• Una risposta inviata manca dalla casella del team: imposta Shared/<shared-address>/Sent come cartella Inviati dell’identità. L’invio e il salvataggio della copia sono operazioni distinte.
• L’accesso è stato modificato da poco: ricollega o sincronizza l’app affinché ricarichi cartelle e permessi di invio correnti.

Per amministratori e automazione

La scheda Accesso della casella condivisa è il riferimento per appartenenza e permesso Può rispondere. Gestisci l’accesso lì, non tramite impostazioni del server.

I client API possono richiedere:

GET /api/v1/mailboxes/{member_mailbox_id}/client-setup

I client MCP usano get_mail_client_setup con l’ID della casella normale del membro. L’oggetto shared_mailboxes restituisce lo stato persistente di preparazione, i percorsi esatti Inbox, Sent, Archive e Junk, le operazioni imposte dal server e l’indirizzo autorizzato per Invia come. Attendi native_access_ready=true e send_as_ready=true prima di guidare l’utente nella configurazione completa di lettura e invio. Nessuna delle interfacce restituisce una password.