Usare una casella condivisa nelle app di posta

Con Leggi, collega la tua casella a Outlook, Apple Mail, Thunderbird o un’altra app IMAP con il tuo indirizzo e una password per le app. Apri la posta del team in Shared/<shared-address>/INBOX. Non accedere con l’indirizzo condiviso.

L’indirizzo condiviso non ha password, password per le app né una modalità di accesso delle app di posta. L’appartenenza alla casella e il permesso Leggi / Invia come determinano le operazioni disponibili per ciascuna persona.

Prima di iniziare

Occorrono:

• una casella normale attiva, aggiunta come membro della casella condivisa;
• l’indirizzo completo e una password per le app di quella casella normale, oppure la password della casella se ancora accettata;
• le impostazioni server mostrate in Webmail sotto Impostazioni, App e dispositivi.

Se App e dispositivi non elenca le tue caselle condivise, chiedi all’amministratore dell’account di confermare la tua appartenenza e di verificare se il servizio offre accesso dalle app di posta native.

1. Collegare la propria casella

Aggiungi la tua casella normale all’app. Usa sempre i valori mostrati in App e dispositivi. Le impostazioni sicure standard sono:

Usa i server mostrati per la tua casella. Un servizio White Label può avere nomi propri; gli esempi sotto non sostituiscono le tue impostazioni.

Crea una password per le app per la tua casella normale nella webmail in Impostazioni, Password per le app o chiedi a un amministratore di crearne una in Caselle, (la tua casella), Sicurezza, Password per le app. Solo password per le app la richiede; Password della casella o password per le app accetta entrambe. Consulta Password per le app di posta.

Non aggiungere l’indirizzo condiviso come un altro account. L’accesso diretto a una casella condivisa è disabilitato intenzionalmente.

2. Trovare la posta in arrivo condivisa

Il server tenta di applicare subito la modifica dei membri e riprova ogni minuto le operazioni in sospeso. In App e dispositivi, attendi che la casella condivisa indichi che l’accesso da app è attivo. Quindi espandi Shared e apri:

Shared/<shared-address>/INBOX

Per support@example.com, il percorso server è:

Shared/support@example.com/INBOX

Un’app può mostrarlo come Shared, support@example.com, Posta in arrivo. Il server aggiunge la sottoscrizione iniziale, ma un’app già aperta può conservare un vecchio elenco di cartelle. Aggiorna le cartelle o ricollega l’account; se necessario, usa la schermata di sottoscrizione alle cartelle.

3. Inviare dall’indirizzo condiviso

I membri con i permessi Leggi e Invia come possono usare l’indirizzo condiviso nel campo Da del messaggio. Il nome utente e la password SMTP devono comunque appartenere alla casella normale del membro.

Se l’app non propone l’indirizzo condiviso nell’elenco Da, aggiungilo come identità di invio o alias all’account esistente. Non creare un secondo account IMAP.

Conservare risposte e inoltri negli Inviati condivisi

Con Leggi e Invia come, configura l’indirizzo condiviso per salvare le copie nella posta inviata del team. SMTP consegna il messaggio ma non salva una copia; lo fa l’app separatamente. Solo chi ha entrambi i permessi può salvare copie in:

Shared/<shared-address>/Sent

Un membro con il permesso Leggi + Invia come può creare la cartella se non esiste. Se l’app salva la copia negli Inviati personali del membro, il messaggio viene comunque spedito, ma gli altri membri non vedranno la copia nella casella condivisa.

Cosa consentono i permessi

Leggi apre la casella condivisa. Invia come permette di inviare con il suo indirizzo. Le nuove persone ricevono entrambi. Per la sola lettura, lascia Leggi attivo e disattiva Invia come. La rimozione ha effetto immediato. Almeno una persona deve mantenere Leggi per gestire le risposte. Dai Leggi a un’altra persona prima di rimuovere l’ultimo lettore. Se dopo aver eliminato una casella membro nessuno può leggere, aggiungi un lettore in Accesso.

Con Leggi + Invia come, nella struttura condivisa funzionano le normali operazioni IMAP: contrassegnare come letto o preferito, creare cartelle, archiviare, spostare, copiare, eliminare ed espungere. È possibile anche spostare o copiare messaggi tra cartelle personali e condivise. Scegli manualmente Shared/<shared-address>/Archive o Shared/<shared-address>/Junk se l’app non associa i pulsanti Archivia o Spam a tali cartelle.

Spostare un messaggio nella cartella condivisa Junk è un’operazione sulla cartella. Non garantisce l’addestramento del classificatore antispam del server. Quando serve tale addestramento, usa Segnala come spam in Webmail. Analogamente, inoltrare un messaggio da un’app è diverso dal configurare l’inoltro automatico della casella nel pannello.

Se qualcosa non funziona

• La cartella condivisa non compare: conferma prima l’appartenenza, poi aggiorna o sottoscrivi le cartelle IMAP dell’app.
• L’autenticazione non riesce: accedi con l’indirizzo della tua casella normale e una password per le app, oppure la password della casella se accettata. Se l’app indica "Sign-in failed. This mailbox accepts app passwords only: create one in webmail under Settings > App passwords." (Accesso non riuscito. Questa casella accetta solo password per le app: creane una nella webmail in Impostazioni > Password per le app.), crea una password per le app per la tua casella normale. Non usare mai l’indirizzo condiviso o la password del pannello.
• I messaggi si aprono ma non si possono modificare: il membro ha il permesso di sola lettura.
• L’app rifiuta Invia come: autentica SMTP con la casella normale, scegli l’indirizzo condiviso solo in Da e verifica che Invia come sia ancora attivo.
• Una risposta inviata manca dalla casella del team: imposta Shared/<shared-address>/Sent come cartella Inviati dell’identità. L’invio e il salvataggio della copia sono operazioni distinte.
• L’accesso è stato modificato da poco: ricollega o sincronizza l’app affinché ricarichi cartelle e permessi di invio correnti.

Per amministratori e automazione

La scheda Accesso della casella condivisa è il riferimento per appartenenza e permesso Leggi / Invia come. Gestisci l’accesso lì, non tramite impostazioni del server.

I client API possono richiedere:

GET /api/v1/mailboxes/{member_mailbox_id}/client-setup

I client MCP usano get_mail_client_setup con l’ID della casella normale del membro. L’oggetto shared_mailboxes restituisce lo stato persistente di preparazione, i percorsi esatti Inbox, Sent, Archive e Junk, le operazioni imposte dal server e l’indirizzo autorizzato per Invia come. Attendi native_access_ready=true e send_as_ready=true prima di guidare l’utente nella configurazione completa di lettura e invio. Nessuna delle interfacce restituisce una password.