Outlookやメールアプリで共有メールボックスを使う方法

チームで support@example.com を担当しているとします。Webmailでは各メンバーが別途ログインせずにその受信箱を開けます。同じ構成はOutlook、Apple Mail、ThunderbirdなどのIMAPアプリでも利用できます。自分のメールボックスを接続し、委任された Shared フォルダーから support@example.com を開きます。

共有アドレスにパスワードはありません。メンバー登録と返信可能権限によって、各ユーザーが実行できる操作が決まります。

始める前に

次のものが必要です。

• 共有メールボックスのメンバーとして追加された、有効な通常メールボックス
• その通常メールボックスの完全なアドレスとパスワード
• Webmailの設定 → アプリとデバイスに表示されるサーバー設定

アプリとデバイスに共有メールボックスが表示されない場合は、アカウント管理者にメンバー登録を確認してもらい、このサービスで標準メールアプリからのアクセスが利用できるか確認してください。

1. 自分のメールボックスを接続する

通常メールボックスをアプリへ追加します。必ずアプリとデバイスに表示された値を使ってください。標準の安全な設定は次のとおりです。

共有アドレスを別アカウントとして追加しないでください。共有メールボックスへの直接ログインは意図的に無効化されています。

2. 共有受信箱を見つける

サーバーはメンバー変更をすぐに適用しようとし、保留中の処理を1分ごとに再試行します。アプリとデバイスで、共有メールボックスのメールアプリアクセスが有効になるまで待ちます。その後 Shared を展開し、次を開きます。

Shared/<shared-address>/INBOX

support@example.com のサーバーパスは次のとおりです。

Shared/support@example.com/INBOX

アプリでは Shared → support@example.com → 受信トレイ と表示される場合があります。サーバーは最初の購読を追加しますが、すでに開いていたアプリは古いフォルダー一覧を保持していることがあります。フォルダーを更新するか再接続し、必要ならフォルダー購読画面を使ってください。

3. 共有アドレスから送信する

返信可能権限を持つメンバーは、メッセージの差出人欄で共有アドレスを使えます。SMTPのユーザー名とパスワードには、引き続きメンバー本人の通常メールボックスを使います。

アプリの差出人一覧に共有アドレスがない場合は、既存アカウントに送信者情報またはエイリアスとして追加します。2つ目のIMAPアカウントを作成しないでください。

返信と転送を共有の送信済みフォルダーに保存する

SMTPはメッセージを配信しますが、送信済みコピーを保存しません。その別個のIMAP操作はメールアプリが行います。共有の送信者情報で、送信済みメッセージを次の場所に保存するよう設定します。

Shared/<shared-address>/Sent

返信可能権限を持つメンバーは、フォルダーがなければ作成できます。アプリがコピーをメンバー個人の送信済みフォルダーに保存した場合も送信自体は完了していますが、他のメンバーは共有メールボックスでコピーを確認できません。

権限ごとに可能な操作

アカウント管理者は、共有メールボックスのアクセスタブで権限を変更します。メンバーを削除すると、委任されたIMAPフォルダーと差出人として送信する権限の両方が失効します。

返信可能の場合、共有ツリー内で通常のIMAP操作を行えます。既読やスターの設定、フォルダー作成、アーカイブ、移動、コピー、削除、完全削除に対応します。個人フォルダーと共有フォルダー間での移動やコピーも可能です。アプリのアーカイブまたは迷惑メールボタンが正しいフォルダーに対応しない場合は、Shared/<shared-address>/Archive または Shared/<shared-address>/Junk を手動で選択します。

メッセージを共有の Junk フォルダーへ移す操作は、単なるフォルダー操作です。サーバーの迷惑メール分類器が学習するとは限りません。分類器の学習が必要ならWebmailの迷惑メールを報告を使ってください。同様に、メールアプリからメッセージを転送する操作は、ダッシュボードでメールボックスの自動転送を設定することとは異なります。

問題が起きた場合

• 共有フォルダーが見つからない： 最初にメンバー登録を確認し、アプリのIMAPフォルダーを更新または購読します。
• 認証に失敗する： 共有アドレスやダッシュボードのパスワードではなく、通常メールボックスのアドレスとメールボックスパスワードでログインします。
• メッセージは開くが変更できない： メンバー権限が読み取り専用です。
• アプリが差出人としての送信を拒否する： 通常メールボックスでSMTP認証し、共有アドレスは差出人だけで選び、返信可能が有効か確認します。
• 送信した返信がチームのメールボックスにない： その送信者情報の送信済みフォルダーを Shared/<shared-address>/Sent に設定します。送信とコピーの保存は別の操作です。
• アクセス権が最近変わった： アプリを再接続または再同期し、現在のフォルダーと送信権限を読み込み直します。

管理者と自動化向け

共有メールボックスのアクセスタブが、メンバー登録と返信可能権限の正式な管理元です。サーバー側の設定ではなく、このタブでアクセスを管理してください。

APIクライアントは次を要求できます。

GET /api/v1/mailboxes/{member_mailbox_id}/client-setup

MCPクライアントは通常メンバーのメールボックスIDを指定して get_mail_client_setup を使います。shared_mailboxes オブジェクトは、継続的な準備状態、Inbox、Sent、Archive、Junkの正確なパス、サーバーが強制する操作、許可された送信元アドレスを返します。読み取りと送信を含む完全な設定を案内する前に、native_access_ready=true と send_as_ready=true を待ってください。どちらのインターフェースもパスワードを返しません。