Outlookやメールアプリで共有メールボックスを使う方法

読み取りがあれば、自分のアドレスとアプリパスワードでOutlook、Apple Mail、ThunderbirdなどのIMAPアプリに接続します。チームの受信箱はShared/<shared-address>/INBOXで開きます。共有アドレスでログインしないでください。

共有アドレスにはパスワード、アプリパスワード、メールアプリのサインインモードはありません。メンバー登録と読み取り / このアドレスで送信権限によって、各ユーザーが実行できる操作が決まります。

始める前に

次のものが必要です。

• 共有メールボックスのメンバーとして追加された、有効な通常メールボックス

• その通常メールボックスの完全なアドレスとアプリパスワード、または引き続き許可されている場合はメールボックスのパスワード

• Webmailの設定、アプリとデバイスに表示されるサーバー設定

アプリとデバイスに共有メールボックスが表示されない場合は、アカウント管理者にメンバー登録を確認してもらい、このサービスで標準メールアプリからのアクセスが利用できるか確認してください。

1. 自分のメールボックスを接続する

通常メールボックスをアプリへ追加します。必ずアプリとデバイスに表示された値を使ってください。標準の安全な設定は次のとおりです。

自分のメールボックスに表示されるサーバーを使ってください。White Labelでは独自のサーバー名を使う場合があります。以下の例を自分の設定の代わりにしないでください。

通常メールボックス用のアプリパスワードをウェブメールの設定、アプリパスワードで作成するか、管理者にメールボックス、（自分のメールボックス）、セキュリティ、アプリパスワードで作成してもらいます。アプリパスワードのみではアプリパスワードが必要です。メールボックスのパスワードまたはアプリパスワードではどちらも使えます。メールアプリのパスワードを参照してください。

共有アドレスを別アカウントとして追加しないでください。共有メールボックスへの直接ログインは意図的に無効化されています。

2. 共有受信箱を見つける

サーバーはメンバー変更をすぐに適用しようとし、保留中の処理を1分ごとに再試行します。アプリとデバイスで、共有メールボックスのメールアプリアクセスが有効になるまで待ちます。その後 Shared を展開し、次を開きます。

Shared/<shared-address>/INBOX

support@example.com のサーバーパスは次のとおりです。

Shared/support@example.com/INBOX

アプリでは Shared、support@example.com、受信トレイ と表示される場合があります。サーバーは最初の購読を追加しますが、すでに開いていたアプリは古いフォルダー一覧を保持していることがあります。フォルダーを更新するか再接続し、必要ならフォルダー購読画面を使ってください。

3. 共有アドレスから送信する

読み取りとこのアドレスで送信権限を持つメンバーは、メッセージの差出人欄で共有アドレスを使えます。SMTPのユーザー名とパスワードには、引き続きメンバー本人の通常メールボックスを使います。

アプリの差出人一覧に共有アドレスがない場合は、既存アカウントに送信者情報またはエイリアスとして追加します。2つ目のIMAPアカウントを作成しないでください。

返信と転送を共有の送信済みフォルダーに保存する

読み取りとこのアドレスで送信の両方があれば、共有送信アドレスのコピーを共有の送信済みフォルダーへ保存するよう設定できます。SMTPはメッセージを配信しますが、コピーは保存しません。保存はメールアプリが別に行います。次の場所へコピーを保存できるのは両方の権限を持つ人だけです。

Shared/<shared-address>/Sent

読み取り + このアドレスで送信権限を持つメンバーは、フォルダーがなければ作成できます。アプリがコピーをメンバー個人の送信済みフォルダーに保存した場合も送信自体は完了していますが、他のメンバーは共有メールボックスでコピーを確認できません。

権限ごとに可能な操作

読み取りは共有受信箱を開く権限、このアドレスで送信は共有アドレスで送信する権限です。新しいメンバーには両方が付きます。読み取り専用にするには読み取りをオンのままにし、このアドレスで送信をオフにします。削除はすぐに反映されます。顧客の返信に対応するため、少なくとも一人は読み取りを保持してください。最後の閲覧者を削除する前に別の人に読み取りを与えます。メンバーのメールボックス削除で誰も読めなくなった場合は、アクセスで閲覧者を追加します。

読み取り + このアドレスで送信の場合、共有ツリー内で通常のIMAP操作を行えます。既読やスターの設定、フォルダー作成、アーカイブ、移動、コピー、削除、完全削除に対応します。個人フォルダーと共有フォルダー間での移動やコピーも可能です。アプリのアーカイブまたは迷惑メールボタンが正しいフォルダーに対応しない場合は、Shared/<shared-address>/Archive または Shared/<shared-address>/Junk を手動で選択します。

メッセージを共有の Junk フォルダーへ移す操作は、単なるフォルダー操作です。サーバーの迷惑メール分類器が学習するとは限りません。分類器の学習が必要ならWebmailの迷惑メールを報告を使ってください。同様に、メールアプリからメッセージを転送する操作は、ダッシュボードでメールボックスの自動転送を設定することとは異なります。

問題が起きた場合

• 共有フォルダーが見つからない： 最初にメンバー登録を確認し、アプリのIMAPフォルダーを更新または購読します。

• 認証に失敗する： 通常メールボックスのアドレスとアプリパスワード、または許可されている場合はメールボックスのパスワードでログインします。アプリに"Sign-in failed. This mailbox accepts app passwords only: create one in webmail under Settings > App passwords."（ログインに失敗しました。このメールボックスはアプリパスワードのみを受け付けます。ウェブメールの設定 > アプリパスワードで作成してください。）と表示された場合は、自分の通常メールボックス用にアプリパスワードを作成します。共有アドレスやダッシュボードのパスワードは使わないでください。

• メッセージは開くが変更できない： メンバー権限が読み取り専用です。
• アプリが差出人としての送信を拒否する： 通常メールボックスでSMTP認証し、共有アドレスは差出人だけで選び、このアドレスで送信が有効か確認します。
• 送信した返信がチームのメールボックスにない： その送信者情報の送信済みフォルダーを Shared/<shared-address>/Sent に設定します。送信とコピーの保存は別の操作です。
• アクセス権が最近変わった： アプリを再接続または再同期し、現在のフォルダーと送信権限を読み込み直します。

管理者と自動化向け

共有メールボックスのアクセスタブが、メンバー登録と読み取り / このアドレスで送信権限の正式な管理元です。サーバー側の設定ではなく、このタブでアクセスを管理してください。

APIクライアントは次を要求できます。

GET /api/v1/mailboxes/{member_mailbox_id}/client-setup

MCPクライアントは通常メンバーのメールボックスIDを指定して get_mail_client_setup を使います。shared_mailboxes オブジェクトは、継続的な準備状態、Inbox、送信済み、Archive、Junkの正確なパス、サーバーが強制する操作、許可された送信元アドレスを返します。読み取りと送信を含む完全な設定を案内する前に、native_access_ready=true と send_as_ready=true を待ってください。どちらのインターフェースもパスワードを返しません。