Een gedeelde mailbox gebruiken in Outlook en mailapps

Stel dat je team support@example.com behandelt. In Webmail kan elk lid die inbox zonder tweede aanmelding openen. Dezelfde werkwijze werkt in Outlook, Apple Mail, Thunderbird en andere IMAP-apps: koppel je eigen mailbox en open daarna support@example.com in de toegewezen map Shared.

Het gedeelde adres heeft geen wachtwoord. Het lidmaatschap en de machtiging Mag antwoorden bepalen wat iemand kan doen.

Voordat je begint

Je hebt nodig:

• een actieve normale mailbox die als lid aan de gedeelde mailbox is toegevoegd;
• het volledige adres en wachtwoord van die normale mailbox;
• de serverinstellingen die Webmail onder Instellingen → Apps en apparaten toont.

Als Apps en apparaten je gedeelde mailboxen niet vermeldt, vraag dan de accountbeheerder om je lidmaatschap te bevestigen en te controleren of toegang met gewone mailapps voor de dienst beschikbaar is.

1. Je eigen mailbox koppelen

Voeg je normale mailbox aan de app toe. Gebruik altijd de waarden uit Apps en apparaten. De gebruikelijke beveiligde instellingen zijn:

Voeg het gedeelde adres niet als een ander account toe. Rechtstreeks aanmelden bij een gedeelde mailbox is bewust uitgeschakeld.

2. De gedeelde inbox vinden

De server probeert een lidmaatschapswijziging meteen toe te passen en probeert openstaand werk elke minuut opnieuw. Wacht onder Apps en apparaten tot bij de gedeelde mailbox staat dat toegang via mailapps actief is. Klap daarna Shared open en ga naar:

Shared/<shared-address>/INBOX

Voor support@example.com is het serverpad:

Shared/support@example.com/INBOX

Een app kan dit weergeven als Shared → support@example.com → Inbox. De server voegt het eerste abonnement toe, maar een app die al openstond kan een oude mappenlijst bewaren. Vernieuw de mappen of maak opnieuw verbinding. Gebruik indien nodig het scherm voor mapabonnementen.

3. Vanuit het gedeelde adres verzenden

Leden met de machtiging Mag antwoorden mogen het gedeelde adres in het veld Van gebruiken. De SMTP-gebruikersnaam en het wachtwoord moeten nog steeds van de normale mailbox van het lid zijn.

Biedt de app het gedeelde adres niet in de lijst Van aan, voeg het dan als verzendidentiteit of alias aan het bestaande account toe. Maak er geen tweede IMAP-account voor.

Antwoorden en doorgestuurde berichten in gedeeld Verzonden bewaren

SMTP bezorgt het bericht, maar bewaart geen kopie in Verzonden. De mailapp voert die afzonderlijke IMAP-handeling uit. Stel de gedeelde verzendidentiteit zo in dat verzonden berichten hier worden bewaard:

Shared/<shared-address>/Sent

Een lid met Mag antwoorden kan de map maken als deze nog niet bestaat. Als de app de kopie in de persoonlijke map Verzonden van het lid bewaart, is het bericht wel verzonden, maar zien andere teamleden de kopie niet in de gedeelde mailbox.

Wat de machtigingen toestaan

De accountbeheerder wijzigt deze machtiging op het tabblad Toegang van de gedeelde mailbox. Als een lid wordt verwijderd, vervallen zowel de toegewezen IMAP-map als de machtiging Verzenden als.

Met Mag antwoorden werken de gebruikelijke IMAP-acties in de gedeelde structuur: als gelezen of met ster markeren, mappen maken, archiveren, verplaatsen, kopiëren, verwijderen en definitief wissen. Berichten kunnen ook tussen persoonlijke en gedeelde mappen worden verplaatst of gekopieerd. Kies handmatig Shared/<shared-address>/Archive of Shared/<shared-address>/Junk als de app de knop Archiveren of Spam niet aan die mappen koppelt.

Een bericht naar de gedeelde map Junk verplaatsen is een mapactie. Het garandeert niet dat het spamfilter van de server ervan leert. Gebruik Spam melden in Webmail als training van het filter nodig is. Ook is een bericht doorsturen vanuit een mailapp iets anders dan automatische mailboxdoorsturing in het dashboard instellen.

Als iets niet werkt

• De gedeelde map ontbreekt: bevestig eerst het lidmaatschap en vernieuw of abonneer daarna de IMAP-mappen in de app.
• Authenticatie mislukt: meld je aan met het adres en wachtwoord van de normale mailbox, niet met het gedeelde adres of dashboardwachtwoord.
• Berichten gaan open maar kunnen niet worden gewijzigd: het lidmaatschap is alleen-lezen.
• De app weigert Verzenden als: authenticeer SMTP met de normale mailbox, kies het gedeelde adres alleen bij Van en bevestig dat Mag antwoorden nog actief is.
• Een verzonden antwoord ontbreekt in de teammailbox: stel Shared/<shared-address>/Sent in als de map Verzonden van die identiteit. Verzenden en de kopie opslaan zijn aparte handelingen.
• De toegang is onlangs gewijzigd: koppel of synchroniseer de app opnieuw, zodat de huidige mappen en verzendrechten opnieuw worden geladen.

Voor beheerders en automatisering

Het tabblad Toegang van de gedeelde mailbox is de gezaghebbende bron voor lidmaatschap en Mag antwoorden. Beheer toegang daar en niet via instellingen op serverniveau.

API-clients kunnen het volgende opvragen:

GET /api/v1/mailboxes/{member_mailbox_id}/client-setup

MCP-clients gebruiken get_mail_client_setup met de ID van de normale mailbox van het lid. Het object shared_mailboxes geeft de blijvende gereedheidsstatus, exacte paden voor Inbox, Sent, Archive en Junk, door de server afgedwongen handelingen en het toegestane Verzenden-als-adres terug. Wacht op native_access_ready=true en send_as_ready=true voordat je een gebruiker door de volledige lees- en verzendinstelling begeleidt. Geen van beide interfaces geeft een wachtwoord terug.