Gedeelde mailboxen gebruiken in mailapps

Met Lezen verbind je je eigen mailbox met Outlook, Apple Mail, Thunderbird of een andere IMAP-app met je eigen adres en een app-wachtwoord. Open de teaminbox onder Shared/<shared-address>/INBOX. Meld je nooit aan met het gedeelde adres.

Het gedeelde adres heeft geen wachtwoord, app-wachtwoord of aanmeldingsmodus voor mail-apps. Het lidmaatschap en de machtiging Lezen / Verzenden als bepalen wat iemand kan doen.

Voordat je begint

Je hebt nodig:

• een actieve normale mailbox die als lid aan de gedeelde mailbox is toegevoegd;
• het volledige adres en een app-wachtwoord van die normale mailbox, of het mailboxwachtwoord als de mailbox dat nog accepteert;
• de serverinstellingen die Webmail onder Instellingen, Apps en apparaten toont.

Als Apps en apparaten je gedeelde mailboxen niet vermeldt, vraag dan de accountbeheerder om je lidmaatschap te bevestigen en te controleren of toegang met gewone mailapps voor de dienst beschikbaar is.

1. Je eigen mailbox koppelen

Voeg je normale mailbox aan de app toe. Gebruik altijd de waarden uit Apps en apparaten. De gebruikelijke beveiligde instellingen zijn:

Gebruik de servers die voor uw mailbox worden getoond. Een White Label-dienst kan eigen servernamen gebruiken; de voorbeelden hieronder vervangen uw instellingen niet.

Maak een app-wachtwoord voor je normale mailbox in webmail onder Instellingen, App-wachtwoorden of vraag een beheerder er een te maken onder Mailboxen, (je mailbox), Beveiliging, App-wachtwoorden. Alleen app-wachtwoorden vereist dit; Mailboxwachtwoord of app-wachtwoorden accepteert beide. Zie App-wachtwoorden voor mail-apps.

Voeg het gedeelde adres niet als een ander account toe. Rechtstreeks aanmelden bij een gedeelde mailbox is bewust uitgeschakeld.

2. De gedeelde inbox vinden

De server probeert een lidmaatschapswijziging meteen toe te passen en probeert openstaand werk elke minuut opnieuw. Wacht onder Apps en apparaten tot bij de gedeelde mailbox staat dat toegang via mailapps actief is. Klap daarna Shared open en ga naar:

Shared/<shared-address>/INBOX

Voor support@example.com is het serverpad:

Shared/support@example.com/INBOX

Een app kan dit weergeven als Shared, support@example.com, Inbox. De server voegt het eerste abonnement toe, maar een app die al openstond kan een oude mappenlijst bewaren. Vernieuw de mappen of maak opnieuw verbinding. Gebruik indien nodig het scherm voor mapabonnementen.

3. Vanuit het gedeelde adres verzenden

Leden met de machtiging Lezen en Verzenden als mogen het gedeelde adres in het veld Van gebruiken. De SMTP-gebruikersnaam en het wachtwoord moeten nog steeds van de normale mailbox van het lid zijn.

Biedt de app het gedeelde adres niet in de lijst Van aan, voeg het dan als verzendidentiteit of alias aan het bestaande account toe. Maak er geen tweede IMAP-account voor.

Antwoorden en doorgestuurde berichten in gedeeld Verzonden bewaren

Met Lezen en Verzenden als kunt u kopieën voor het gedeelde adres in de gedeelde map Verzonden laten opslaan. SMTP bezorgt het bericht maar bewaart geen kopie; de mailapp doet dat apart. Alleen mensen met beide rechten kunnen kopieën opslaan in:

Shared/<shared-address>/Sent

Een lid met het recht Lezen + Verzenden als kan de map maken als deze nog niet bestaat. Als de app de kopie in de persoonlijke map Verzonden van het lid bewaart, is het bericht wel verzonden, maar zien andere teamleden de kopie niet in de gedeelde mailbox.

Wat de machtigingen toestaan

Lezen opent de gedeelde inbox. Verzenden als geeft toestemming om met het adres te mailen. Nieuwe mensen krijgen beide rechten. Houd Lezen aan en zet Verzenden als uit voor alleen lezen. Verwijderen geldt meteen. Minstens één persoon moet Lezen houden voor klantantwoorden. Geef iemand anders Lezen voordat je de laatste lezer verwijdert. Kan niemand meer lezen na het verwijderen van een ledenmailbox, voeg dan in Toegang een lezer toe.

Met Lezen + Verzenden als werken de gebruikelijke IMAP-acties in de gedeelde structuur: als gelezen of met ster markeren, mappen maken, archiveren, verplaatsen, kopiëren, verwijderen en definitief wissen. Berichten kunnen ook tussen persoonlijke en gedeelde mappen worden verplaatst of gekopieerd. Kies handmatig Shared/<shared-address>/Archive of Shared/<shared-address>/Junk als de app de knop Archiveren of Spam niet aan die mappen koppelt.

Een bericht naar de gedeelde map Junk verplaatsen is een mapactie. Het garandeert niet dat het spamfilter van de server ervan leert. Gebruik Spam melden in Webmail als training van het filter nodig is. Ook is een bericht doorsturen vanuit een mailapp iets anders dan automatische mailboxdoorsturing in het dashboard instellen.

Als iets niet werkt

• De gedeelde map ontbreekt: bevestig eerst het lidmaatschap en vernieuw of abonneer daarna de IMAP-mappen in de app.
• Authenticatie mislukt: meld je aan met het adres van je normale mailbox en een app-wachtwoord, of het mailboxwachtwoord als dat wordt geaccepteerd. Als de app "Sign-in failed. This mailbox accepts app passwords only: create one in webmail under Settings > App passwords." (Aanmelden mislukt. Deze mailbox accepteert alleen app-wachtwoorden: maak er een in webmail onder Instellingen > App-wachtwoorden.) meldt, maak je een app-wachtwoord voor je normale mailbox. Gebruik nooit het gedeelde adres of dashboardwachtwoord.
• Berichten gaan open maar kunnen niet worden gewijzigd: het lidmaatschap is alleen-lezen.
• De app weigert Verzenden als: authenticeer SMTP met de normale mailbox, kies het gedeelde adres alleen bij Van en bevestig dat Verzenden als nog actief is.
• Een verzonden antwoord ontbreekt in de teammailbox: stel Shared/<shared-address>/Sent in als de map Verzonden van die identiteit. Verzenden en de kopie opslaan zijn aparte handelingen.
• De toegang is onlangs gewijzigd: koppel of synchroniseer de app opnieuw, zodat de huidige mappen en verzendrechten opnieuw worden geladen.

Voor beheerders en automatisering

Het tabblad Toegang van de gedeelde mailbox is de gezaghebbende bron voor lidmaatschap en Lezen / Verzenden als. Beheer toegang daar en niet via instellingen op serverniveau.

API-clients kunnen het volgende opvragen:

GET /api/v1/mailboxes/{member_mailbox_id}/client-setup

MCP-clients gebruiken get_mail_client_setup met de ID van de normale mailbox van het lid. Het object shared_mailboxes geeft de blijvende gereedheidsstatus, exacte paden voor Inbox, Sent, Archive en Junk, door de server afgedwongen handelingen en het toegestane Verzenden-als-adres terug. Wacht op native_access_ready=true en send_as_ready=true voordat je een gebruiker door de volledige lees- en verzendinstelling begeleidt. Geen van beide interfaces geeft een wachtwoord terug.