Gemeinsames Postfach in Outlook und Mail-Apps nutzen

Angenommen, Ihr Team bearbeitet support@example.com. Im Webmail kann jedes Mitglied diesen Posteingang ohne zweite Anmeldung öffnen. Das funktioniert ebenso in Outlook, Apple Mail, Thunderbird und anderen IMAP-Apps: Verbinden Sie Ihr eigenes Postfach und öffnen Sie anschließend support@example.com unter dem delegierten Ordner Shared.

Für die gemeinsame Adresse gibt es kein Passwort. Die Mitgliedschaft und die Berechtigung Darf antworten bestimmen, was eine Person tun kann.

Bevor Sie beginnen

Sie benötigen:

• ein aktives reguläres Postfach, das als Mitglied des gemeinsamen Postfachs hinzugefügt wurde;
• die vollständige Adresse und das Passwort dieses regulären Postfachs;
• die Servereinstellungen aus dem Webmail unter Einstellungen → Apps und Geräte.

Wenn Apps und Geräte Ihre gemeinsamen Postfächer nicht aufführt, bitten Sie den Kontoadministrator, Ihre Mitgliedschaft zu bestätigen und zu prüfen, ob der Dienst den Zugriff mit nativen Mail-Apps unterstützt.

1. Eigenes Postfach verbinden

Fügen Sie der App Ihr reguläres Postfach hinzu. Verwenden Sie immer die unter Apps und Geräte angezeigten Werte. Die sicheren Standardeinstellungen lauten:

Fügen Sie die gemeinsame Adresse nicht als weiteres Konto hinzu. Die direkte Anmeldung an einem gemeinsamen Postfach ist absichtlich deaktiviert.

2. Gemeinsamen Posteingang finden

Der Server versucht, die Mitgliedschaftsänderung sofort anzuwenden, und wiederholt ausstehende Vorgänge jede Minute. Warten Sie unter Apps und Geräte, bis das gemeinsame Postfach den Mail-App-Zugriff als aktiv anzeigt. Klappen Sie dann Shared auf und öffnen Sie:

Shared/<shared-address>/INBOX

Für support@example.com lautet der Serverpfad:

Shared/support@example.com/INBOX

Eine App kann ihn als Shared → support@example.com → Posteingang anzeigen. Der Server legt das anfängliche Abonnement an. Eine bereits geöffnete App kann jedoch eine alte Ordnerliste behalten. Aktualisieren Sie die Ordner oder stellen Sie die Verbindung neu her. Verwenden Sie bei Bedarf die Ansicht für Ordnerabonnements.

3. Von der gemeinsamen Adresse senden

Mitglieder mit der Berechtigung Darf antworten können die gemeinsame Adresse im Feld Von verwenden. SMTP-Benutzername und Passwort müssen weiterhin zum regulären Postfach des Mitglieds gehören.

Falls die App die gemeinsame Adresse in der Liste Von nicht anbietet, fügen Sie sie dem bestehenden Konto als Absenderidentität oder Alias hinzu. Erstellen Sie dafür kein zweites IMAP-Konto.

Antworten und Weiterleitungen im gemeinsamen Gesendet-Ordner speichern

SMTP stellt die Nachricht zu, speichert aber keine Gesendet-Kopie. Diesen separaten IMAP-Vorgang führt die Mail-App aus. Stellen Sie die gemeinsame Absenderidentität so ein, dass gesendete Nachrichten hier gespeichert werden:

Shared/<shared-address>/Sent

Ein Mitglied mit Darf antworten kann den Ordner erstellen, falls er nicht vorhanden ist. Speichert die App die Kopie stattdessen im persönlichen Gesendet-Ordner des Mitglieds, wurde die Nachricht trotzdem versendet. Andere Teammitglieder sehen die Kopie dann aber nicht im gemeinsamen Postfach.

Umfang der Berechtigungen

Der Kontoadministrator ändert diese Berechtigung im Tab Zugriff des gemeinsamen Postfachs. Wird ein Mitglied entfernt, entfallen sowohl der delegierte IMAP-Ordner als auch die Berechtigung Senden als.

Mit Darf antworten funktionieren die üblichen IMAP-Aktionen im gemeinsamen Ordnerbaum: als gelesen oder markiert kennzeichnen, Ordner erstellen, archivieren, verschieben, kopieren, löschen und endgültig entfernen. Nachrichten können zudem zwischen persönlichen und gemeinsamen Ordnern verschoben oder kopiert werden. Wählen Sie Shared/<shared-address>/Archive oder Shared/<shared-address>/Junk manuell, wenn die App ihre Schaltfläche Archiv oder Spam nicht dem jeweiligen Ordner zuordnet.

Eine Nachricht in den gemeinsamen Ordner Junk zu verschieben ist ein Ordnervorgang. Dies garantiert nicht, dass der Spamklassifikator des Servers trainiert wurde. Verwenden Sie im Webmail Spam melden, wenn dieses Training erforderlich ist. Ebenso unterscheidet sich das Weiterleiten einer Nachricht in einer Mail-App von der automatischen Postfachweiterleitung, die im Dashboard eingerichtet wird.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Der gemeinsame Ordner fehlt: Bestätigen Sie zuerst die Mitgliedschaft und aktualisieren oder abonnieren Sie anschließend die IMAP-Ordner der App.
• Authentifizierung schlägt fehl: Melden Sie sich mit Adresse und Passwort des regulären Postfachs an, nicht mit der gemeinsamen Adresse oder dem Dashboard-Passwort.
• Nachrichten lassen sich öffnen, aber nicht ändern: Die Mitgliedschaft ist schreibgeschützt.
• Die App lehnt Senden als ab: Authentifizieren Sie SMTP mit dem regulären Postfach, wählen Sie die gemeinsame Adresse nur unter Von und prüfen Sie, ob Darf antworten weiterhin aktiv ist.
• Eine gesendete Antwort fehlt im Teampostfach: Legen Sie Shared/<shared-address>/Sent als Gesendet-Ordner dieser Identität fest. Senden und Speichern der Kopie sind getrennte Vorgänge.
• Der Zugriff wurde kürzlich geändert: Verbinden oder synchronisieren Sie die App neu, damit sie die aktuellen Ordner- und Sendeberechtigungen lädt.

Für Administratoren und Automatisierung

Der Tab Zugriff des gemeinsamen Postfachs ist die maßgebliche Quelle für Mitgliedschaft und Darf antworten. Verwalten Sie den Zugriff dort und nicht über Einstellungen auf Serverebene.

API-Clients können Folgendes abrufen:

GET /api/v1/mailboxes/{member_mailbox_id}/client-setup

MCP-Clients verwenden get_mail_client_setup mit der ID des regulären Mitgliedspostfachs. Das Objekt shared_mailboxes liefert den dauerhaften Bereitschaftsstatus, die genauen Pfade für Inbox, Sent, Archive und Junk, die vom Server erzwungenen Vorgänge und die zulässige Senden-als-Adresse. Warten Sie auf native_access_ready=true und send_as_ready=true, bevor Sie einen Benutzer durch die vollständige Lese- und Sendeeinrichtung führen. Keine der Schnittstellen gibt ein Passwort zurück.