Gemeinsame Postfächer in Mail-Apps nutzen

Mit Lesen verbinden Sie Ihr eigenes Postfach mit Outlook, Apple Mail, Thunderbird oder einer anderen IMAP-App. Nutzen Sie Ihre eigene Adresse und ein App-Passwort. Öffnen Sie den Teameingang unter Shared/<shared-address>/INBOX. Melden Sie sich nie mit der gemeinsamen Adresse an.

Für die gemeinsame Adresse gibt es kein Passwort, kein App-Passwort und keinen Anmeldemodus für Mail-Apps. Die Mitgliedschaft und die Berechtigung Lesen / Senden als bestimmen, was eine Person tun kann.

Bevor Sie beginnen

Sie benötigen:

• ein aktives reguläres Postfach, das als Mitglied des gemeinsamen Postfachs hinzugefügt wurde;
• die vollständige Adresse und ein App-Passwort dieses regulären Postfachs oder sein Postfachpasswort, falls es dieses noch akzeptiert;
• die Servereinstellungen aus dem Webmail unter Einstellungen, Apps und Geräte.

Wenn Apps und Geräte Ihre gemeinsamen Postfächer nicht aufführt, bitten Sie den Kontoadministrator, Ihre Mitgliedschaft zu bestätigen und zu prüfen, ob der Dienst den Zugriff mit nativen Mail-Apps unterstützt.

1. Eigenes Postfach verbinden

Fügen Sie der App Ihr reguläres Postfach hinzu. Verwenden Sie immer die unter Apps und Geräte angezeigten Werte. Die sicheren Standardeinstellungen lauten:

Verwenden Sie die Server Ihres Postfachs. Ein White-Label-Dienst kann eigene Servernamen nutzen; die folgenden Beispielserver ersetzen Ihre Einstellungen nicht.

Erstellen Sie ein App-Passwort für Ihr reguläres Postfach im Webmail unter Einstellungen, App-Passwörter oder bitten Sie einen Administrator, eines unter Postfächer, (Ihr Postfach), Sicherheit, App-Passwörter zu erstellen. Nur App-Passwörter verlangt es; Postfach-Passwort oder App-Passwörter akzeptiert beides. Siehe App-Passwörter für Mail-Apps.

Fügen Sie die gemeinsame Adresse nicht als weiteres Konto hinzu. Die direkte Anmeldung an einem gemeinsamen Postfach ist absichtlich deaktiviert.

2. Gemeinsamen Posteingang finden

Der Server versucht, die Mitgliedschaftsänderung sofort anzuwenden, und wiederholt ausstehende Vorgänge jede Minute. Warten Sie unter Apps und Geräte, bis das gemeinsame Postfach den Mail-App-Zugriff als aktiv anzeigt. Klappen Sie dann Shared auf und öffnen Sie:

Shared/<shared-address>/INBOX

Für support@example.com lautet der Serverpfad:

Shared/support@example.com/INBOX

Eine App kann ihn als Shared, support@example.com, Posteingang anzeigen. Der Server legt das anfängliche Abonnement an. Eine bereits geöffnete App kann jedoch eine alte Ordnerliste behalten. Aktualisieren Sie die Ordner oder stellen Sie die Verbindung neu her. Verwenden Sie bei Bedarf die Ansicht für Ordnerabonnements.

3. Von der gemeinsamen Adresse senden

Mitglieder mit der Berechtigung Lesen und Senden als können die gemeinsame Adresse im Feld Von verwenden. SMTP-Benutzername und Passwort müssen weiterhin zum regulären Postfach des Mitglieds gehören.

Falls die App die gemeinsame Adresse in der Liste Von nicht anbietet, fügen Sie sie dem bestehenden Konto als Absenderidentität oder Alias hinzu. Erstellen Sie dafür kein zweites IMAP-Konto.

Antworten und Weiterleitungen im gemeinsamen Gesendet-Ordner speichern

Mit Lesen und Senden als können Sie Kopien im gemeinsamen Gesendet-Ordner speichern lassen. SMTP übermittelt die Nachricht, speichert aber keine Kopie; das erledigt die Mail-App separat. Nur Personen mit beiden Rechten können Kopien hier speichern:

Shared/<shared-address>/Sent

Ein Mitglied mit Lesen + Senden als kann den Ordner erstellen, falls er nicht vorhanden ist. Speichert die App die Kopie stattdessen im persönlichen Gesendet-Ordner des Mitglieds, wurde die Nachricht trotzdem versendet. Andere Teammitglieder sehen die Kopie dann aber nicht im gemeinsamen Postfach.

Umfang der Berechtigungen

Lesen öffnet den gemeinsamen Posteingang. Senden als erlaubt das Senden mit seiner Adresse. Neue Personen erhalten beide Rechte. Für reinen Lesezugriff lassen Sie Lesen an und schalten Senden als aus. Das Entfernen gilt sofort. Mindestens eine Person muss Lesen behalten, um Kundenantworten zu bearbeiten. Geben Sie jemand anderem Lesen, bevor Sie den letzten Leser entfernen. Kann nach dem Löschen eines Mitgliedspostfachs niemand mehr lesen, fügen Sie unter Zugriff einen Leser hinzu.

Mit Lesen + Senden als funktionieren die üblichen IMAP-Aktionen im gemeinsamen Ordnerbaum: als gelesen oder markiert kennzeichnen, Ordner erstellen, archivieren, verschieben, kopieren, löschen und endgültig entfernen. Nachrichten können zudem zwischen persönlichen und gemeinsamen Ordnern verschoben oder kopiert werden. Wählen Sie Shared/<shared-address>/Archive oder Shared/<shared-address>/Junk manuell, wenn die App ihre Schaltfläche Archiv oder Spam nicht dem jeweiligen Ordner zuordnet.

Eine Nachricht in den gemeinsamen Ordner Junk zu verschieben ist ein Ordnervorgang. Dies garantiert nicht, dass der Spamklassifikator des Servers trainiert wurde. Verwenden Sie im Webmail Spam melden, wenn dieses Training erforderlich ist. Ebenso unterscheidet sich das Weiterleiten einer Nachricht in einer Mail-App von der automatischen Postfachweiterleitung, die im Dashboard eingerichtet wird.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Der gemeinsame Ordner fehlt: Bestätigen Sie zuerst die Mitgliedschaft und aktualisieren oder abonnieren Sie anschließend die IMAP-Ordner der App.
• Authentifizierung schlägt fehl: Melden Sie sich mit der Adresse Ihres regulären Postfachs und einem App-Passwort an, oder seinem Postfachpasswort, falls es akzeptiert wird. Wenn die App "Sign-in failed. This mailbox accepts app passwords only: create one in webmail under Settings > App passwords." (Anmeldung fehlgeschlagen. Dieses Postfach akzeptiert nur App-Passwörter: Erstellen Sie eines im Webmail unter Einstellungen > App-Passwörter.) meldet, erstellen Sie ein App-Passwort für Ihr reguläres Postfach. Verwenden Sie niemals die gemeinsame Adresse oder das Dashboard-Passwort.
• Nachrichten lassen sich öffnen, aber nicht ändern: Die Mitgliedschaft ist schreibgeschützt.
• Die App lehnt Senden als ab: Authentifizieren Sie SMTP mit dem regulären Postfach, wählen Sie die gemeinsame Adresse nur unter Von und prüfen Sie, ob Senden als weiterhin aktiv ist.
• Eine gesendete Antwort fehlt im Teampostfach: Legen Sie Shared/<shared-address>/Sent als Gesendet-Ordner dieser Identität fest. Senden und Speichern der Kopie sind getrennte Vorgänge.
• Der Zugriff wurde kürzlich geändert: Verbinden oder synchronisieren Sie die App neu, damit sie die aktuellen Ordner- und Sendeberechtigungen lädt.

Für Administratoren und Automatisierung

Der Tab Zugriff des gemeinsamen Postfachs ist die maßgebliche Quelle für Mitgliedschaft und Lesen / Senden als. Verwalten Sie den Zugriff dort und nicht über Einstellungen auf Serverebene.

API-Clients können Folgendes abrufen:

GET /api/v1/mailboxes/{member_mailbox_id}/client-setup

MCP-Clients verwenden get_mail_client_setup mit der ID des regulären Mitgliedspostfachs. Das Objekt shared_mailboxes liefert den dauerhaften Bereitschaftsstatus, die genauen Pfade für Inbox, Sent, Archive und Junk, die vom Server erzwungenen Vorgänge und die zulässige Senden-als-Adresse. Warten Sie auf native_access_ready=true und send_as_ready=true, bevor Sie einen Benutzer durch die vollständige Lese- und Sendeeinrichtung führen. Keine der Schnittstellen gibt ein Passwort zurück.