חיפוש, מיון וסינון של רשימת תיבות הדואר

ככל שהצוות גדל, חשוב יותר למצוא במהירות את תיבת הדואר הנכונה. בדף תיבות דואר יש כלים יעילים לניהול מאות חשבונות.

למי הכלים מיועדים

• מנהלי מערכת שמנהלים 10 תיבות דואר או יותר.
• משווקים או סוכנויות שמטפלים בכמה דומיינים.

חיפוש

השתמשו בשורת החיפוש בראש רשימת תיבות הדואר.

• טווח החיפוש: בתיבות דואר, החיפוש בודק את הכתובת, החלק המקומי, הדומיין וכל הערה פנימית. בהזמנות ממתינות הוא בודק את כתובת הנמען ואת הדומיין שנבחר.
• הפעלת החיפוש: הקלידו את המונח ולחצו על Enter. השתמשו בלחצן הניקוי כדי לחזור לתצוגה הנוכחית ללא סינון.

סינון לפי סוג

רשימת תיבות הדואר מציגה יחד תיבות פעילות והזמנות ממתינות להגדרה. השתמשו בלשוניות שבראש הדף כדי לסנן:

• הכול: תיבות דואר והזמנות ממתינות יחד.
• תיבות דואר: חשבונות דוא״ל פעילים בלבד.
• משותפות: תיבות משותפות של הצוות בלבד.
• הזמנות: הזמנות ממתינות להגדרה בלבד.

הזמנות ממתינות ברשימה

הזמנות ממתינות מופיעות עם תג ענברי בולט בשם "ההגדרה ממתינה". במקום כתובת של תיבת דואר, הן מציגות את כתובת הדוא״ל של הנמען שאליו נשלחה ההזמנה.

הפעולות הזמינות להזמנות ממתינות:

• שליחה מחדש: שליחת הודעת ההגדרה פעם נוספת עם קישור חדש.
• עריכת הנמען: שינוי כתובת הדוא״ל של היעד.
• ביטול: ביטול ההזמנה כדי שהקישור לא יפעל עוד.
• העתקת קישור: העתקת כתובת ה-URL של ההגדרה לצורך שיתוף ידני.

לאחר שהנמען משלים את ההגדרה, תיבת הדואר הפעילה מחליפה את ההזמנה הממתינה.

פעולות בתיבת דואר

לכל תיבת דואר פעילה יש לחצן ניהול, וכאשר יש לכם הרשאה מתאימה מופיע גם תפריט עוד.

• ניהול פותח את הגדרות התיבה. הלשוניות הנפוצות הן כינויים, העברה, מסננים ומענה אוטומטי. בתיבות רגילות יש גם אבטחה, מגבלות ו-Sieve; בתיבות פעילות שעומדות בתנאים עשויה להופיע הלשונית יישומים. תיבה משותפת מתחילה בגישה במקום בהגדרות שקשורות לכניסה לחשבון.
• עוד עשוי לכלול שינוי סיסמה, עריכת נפח האחסון, איפוס קוד שחזור, שינוי הרשאת הכניסה, המרת סוג התיבה ומחיקת התיבה. האפשרויות הזמינות תלויות בסוג התיבה ובמצבה, בתוכנית ובהרשאות שלכם.
• מחיקת תיבת דואר מסירה לצמיתות את התיבה ואת הדואר ששמור בה לאחר אישור.

הוספת הערות

אפשר להוסיף לכל תיבה הערה קצרה של עד 120 תווים כדי לשמור פרטים פנימיים כגון "ה-iPhone של המנכ״ל", "לא למחוק" או "צוות שיווק".

• מחשב: לחצו על התא הערות או על הכיתוב "הוספת הערה" כדי להקליד. לחצו על Enter כדי לשמור.
• נייד: הקישו על הלחצן הערה בכרטיס התיבה כדי לפתוח את העורך.

מיון

לחצו על הרשימה מיון לפי כדי לסדר את הרשימה:

• דומיין: קיבוץ תיבות הדואר לפי הדומיין שבו הן משתמשות.
• דוא״ל: סדר אלפביתי.
• אחסון (מהגבוה לנמוך): איתור המשתמשים שתופסים את המקום הרב ביותר.
• אחסון (מהנמוך לגבוה): איתור תיבות ריקות או לא פעילות.
• כינויים (מהרב למעט או מהמעט לרב): איתור תיבות עם כתובות נוספות רבות או ללא כתובות נוספות.

השתמשו בקיבוץ כדי לעבור בין תצוגה שמקובצת לפי דומיין לבין רשימה שטוחה אחת. הדף זוכר את המיון שנבחר.

פעולות קבוצתיות

צריכים להעביר את הדואר של כולם לכתובת גיבוי? או לשלוח מחדש כמה הזמנות בבת אחת?

1. סמנו את תיבת הסימון בשורת הכותרת כדי לבחור את כל הפריטים הגלויים.
2. אפשר גם לבחור תיבות או הזמנות בנפרד.
3. התפריט פעולות קבוצתיות יופיע.

לתיבות דואר:

• הגדרת העברה...: החלת כלל העברה על כל המשתמשים שנבחרו.
• השבתת העברה: כיבוי ההעברה עבור כולם.
• ניקוי העברה: הסרת יעדי ההעברה השמורים.
• הגדרת גישה ל-Drive או הגדרת הרשאת כניסה: האפשרות זמינה כשהתפקיד והתוכנית שלכם מאפשרים זאת.
• מחיקת תיבות דואר: הסרה לצמיתות של החשבונות שנבחרו.

להזמנות ממתינות:

• שליחת הזמנות מחדש: שליחת הודעות הגדרה חדשות לכל ההזמנות שנבחרו.
• ביטול הזמנות: ביטול כל ההזמנות שנבחרו.

הערה: המיון והפעולות הקבוצתיות חלים על התצוגה המסוננת הנוכחית: הכול, תיבות דואר או הזמנות.

טעויות נפוצות

• תסמין: "איני מצליח למצוא תיבת דואר שאני יודע שקיימת."
  • סיבה: ייתכן שמסנן פעיל או שאתם נמצאים בדף הלא נכון.
  • פתרון: נקו את שורת החיפוש ובדקו את פקדי המעבר בין הדפים בתחתית.

ייצוא נתונים

צריכים קובץ CSV של תיבות הדואר? אפשר לייצא את רשימת התיבות בכל עת. לפרטים, ראו ייצוא נתונים.