Buscar, ordenar y filtrar la lista de buzones

A medida que crece tu equipo, encontrar enseguida el buzón correcto resulta cada vez más importante. La página Buzones ofrece herramientas eficaces para gestionar cientos de cuentas.

Para quién es esta función

• Administradores que gestionan 10 o más buzones.
• Distribuidores o agencias que trabajan con varios dominios.

Búsqueda

Utiliza la barra de búsqueda situada en la parte superior de la lista Buzones.

• Ámbito de búsqueda: En los buzones, la búsqueda comprueba la dirección, la parte local, el dominio y cualquier nota interna. En las invitaciones pendientes, comprueba la dirección del destinatario y el dominio seleccionado.
• Aplicar la búsqueda: Escribe el término y pulsa Intro. Utiliza el botón para borrar la búsqueda y volver a la vista actual sin filtrar.

Filtrar por tipo

La lista Buzones muestra juntos los buzones activos y las invitaciones de configuración pendientes. Utiliza las pestañas superiores para filtrar:

• Todos: Buzones e invitaciones pendientes.
• Buzones: Solo cuentas de correo activas.
• Compartidos: Solo buzones compartidos del equipo.
• Invitaciones: Solo invitaciones de configuración pendientes.

Invitaciones pendientes en la lista

Las invitaciones pendientes llevan una insignia ámbar «Configuración pendiente» que permite reconocerlas. En lugar de una dirección de buzón, muestran el correo del destinatario al que se envió la invitación.

Acciones disponibles para las invitaciones pendientes:

• Reenviar: Vuelve a enviar el correo de configuración con un enlace nuevo.
• Editar destinatario: Cambia la dirección de correo de destino.
• Cancelar: Revoca la invitación para que el enlace deje de funcionar.
• Copiar enlace: Copia la URL de configuración para compartirla manualmente.

Cuando el destinatario termina la configuración, la invitación pendiente se sustituye por el buzón activo.

Acciones de los buzones

Cada buzón activo tiene un botón Administrar y, si dispones del permiso necesario, un menú Más.

• Administrar abre la configuración del buzón. Las pestañas habituales son Alias, Reenvío, Filtros y Respuesta automática. Los buzones normales también incluyen Seguridad, Límites y Sieve; los buzones activos compatibles pueden mostrar Aplicaciones. Un buzón compartido comienza por Acceso en vez de los ajustes relacionados con el inicio de sesión.
• Más puede incluir opciones para cambiar la contraseña, modificar el almacenamiento, restablecer un código de recuperación, cambiar el acceso de inicio de sesión, convertir el tipo de buzón y eliminarlo. Las opciones disponibles dependen del tipo y estado del buzón, tu plan y tus permisos.
• Eliminar buzón borra de forma permanente el buzón y el correo almacenado después de la confirmación.

Añadir notas

Puedes añadir a cualquier buzón una nota breve de hasta 120 caracteres para guardar datos internos, como «iPhone del director general», «No eliminar» o «Equipo de marketing».

• Ordenador: Haz clic en la celda Notas o en el texto «Añadir nota» para escribir. Pulsa Intro para guardar.
• Móvil: Toca el botón Nota de la tarjeta del buzón para abrir el editor.

Ordenación

Haz clic en la lista Ordenar por para organizar los elementos:

• Dominio: Agrupa los buzones por el dominio que utilizan.
• Correo: Orden alfabético.
• Almacenamiento (de mayor a menor): Encuentra quién ocupa más espacio.
• Almacenamiento (de menor a mayor): Encuentra buzones vacíos o sin utilizar.
• Alias (de más a menos o de menos a más): Encuentra buzones con muchas direcciones adicionales o sin ninguna.

Utiliza Agrupar para alternar entre una vista agrupada por dominio y una sola lista sin grupos. La página recuerda el orden seleccionado.

Acciones en bloque

¿Necesitas reenviar el correo de todos a una dirección de respaldo? ¿O volver a enviar varias invitaciones a la vez?

1. Marca la casilla de la fila de encabezado para seleccionar todos los elementos visibles.
2. También puedes seleccionar buzones o invitaciones por separado.
3. Aparecerá el menú Acciones en bloque.

Para buzones:

• Configurar reenvío...: Aplica una regla de reenvío a todos los usuarios seleccionados.
• Desactivar reenvío: Desactiva el reenvío para todos.
• Borrar reenvío: Elimina los destinos de reenvío guardados.
• Configurar acceso a Drive o Configurar acceso de inicio de sesión: Estas opciones aparecen cuando tu función y tu plan lo permiten.
• Eliminar buzones: Borra de forma permanente las cuentas seleccionadas.

Para invitaciones pendientes:

• Reenviar invitaciones: Envía nuevos correos de configuración a todas las invitaciones seleccionadas.
• Cancelar invitaciones: Revoca todas las invitaciones seleccionadas.

Nota: La ordenación y las acciones en bloque se aplican a la vista filtrada actual: Todos, Buzones o Invitaciones.

Errores habituales

• Síntoma: «No encuentro un buzón, pero sé que existe».
  • Causa: Puede que haya un filtro activo o que estés en la página equivocada.
  • Solución: Borra la barra de búsqueda y comprueba los controles de paginación situados al final.

Exportar datos

¿Necesitas un CSV de tus buzones? Puedes exportar la lista de buzones en cualquier momento. Consulta Exportar datos para obtener más información.