Invitare tutto il team su TrekMail in una volta

Invia i link di configurazione a molte persone in una sola volta. Tu scegli il dominio; ogni destinatario sceglie il nome e la password della propria casella quando completa la configurazione.

Le password devono essere decise dall’amministratore? Usa invece la creazione di caselle in blocco. Carica un CSV con indirizzi e password per creare subito le caselle.

A chi serve

• Ai proprietari dell’account che devono inserire interi team o reparti.
• Alle agenzie che attivano la posta di più clienti contemporaneamente.
• Agli amministratori che trasferiscono utenti da un altro fornitore di posta.

Cosa offre

• Onboarding rapido: invita fino a 500 destinatari per lotto invece di procedere uno alla volta.
• Nessuna password in transito: ogni destinatario crea direttamente la propria password.
• Verifica prima dell’invio: controlla l’elenco, correggi gli errori e conferma prima che parta qualsiasi messaggio.
• Rispetto del limite del piano: il sistema controlla i posti disponibili, così non superi mai il tuo piano.

Prima di iniziare

• Il dominio deve essere Attivo, con il DNS verificato.
• Deve essere un dominio di cui ospitiamo la posta. Un dominio che mantiene la posta in arrivo presso un altro fornitore non può contenere caselle, quindi non compare nel selettore e qualsiasi invito per quel dominio viene rifiutato.
• Il tuo piano deve avere posti liberi per altre caselle. Gli inviti in sospeso rientrano nel limite.
• Prepara l’elenco dei destinatari con un indirizzo per riga o con indirizzi separati da virgole, oppure salvalo in un file .txt. Il browser accetta file fino a 1 MB e anche il contenuto elaborato deve rispettare il limite del server di 100.000 caratteri.

Formati di inserimento

Puoi digitare direttamente gli indirizzi o caricare un file. Per riservare spazio dedicato a un destinatario, aggiungi una quantità dopo l’indirizzo, per esempio , 5 GB, , 2048 MB o , 1.5 GB. Chi non ha una quantità assegnata usa lo spazio condiviso, che è l’impostazione predefinita.

Inserimento nell’area di testo:

alice@company.com
bob@company.com, 5 GB
carol@company.com
support@company.com, 2048 MB

Puoi ancora mettere più indirizzi sulla stessa riga, nel vecchio formato separato da virgole, purché sulla riga non sia presente anche una quantità di spazio:

alice@company.com, bob@company.com, carol@company.com

Caricamento di un file:

• Formato supportato: .txt di testo semplice
• Dimensione massima nel browser: 1 MB
• Limite del contenuto sul server: 100.000 caratteri
• Un indirizzo per riga, seguito facoltativamente da , <dimensione> per lo spazio dedicato

Procedura: inviare gli inviti in blocco

Passaggio 1: Inserimento

1. Apri Caselle nella barra laterale sinistra.
2. Nella scheda Crea nuova casella, seleziona Inviti in blocco.
3. Dominio: scegli il dominio a cui apparterranno tutte le caselle.
4. Indirizzi e-mail: usa una di queste modalità:
   • Incolla gli indirizzi nell’area di testo, uno per riga o separati da virgole.
   • Fai clic su Carica file, oppure trascina il file nella pagina, per caricare un .txt.
5. Fai clic su Verifica per passare all’anteprima.

Passaggio 2: Anteprima

La schermata di anteprima mostra un riepilogo e suddivide gli indirizzi per stato.

Schede di riepilogo:

Categorie degli indirizzi:

Modificare le e-mail non valide:

1. Fai clic sull’icona della matita accanto all’indirizzo nella sezione "E-mail non valida".
2. Correggi l’indirizzo nell’editor sulla stessa riga.
3. Fai clic su Salva. L’intero elenco viene verificato di nuovo in automatico. Se l’indirizzo corretto è valido, passa a "Pronti per l’invio".

Puoi anche fare clic su Verifica di nuovo in fondo alla pagina per ricontrollare manualmente tutto l’elenco.

Nota: gli indirizzi vengono verificati sia nel formato sia nella possibilità di ricevere posta. Un indirizzo con un dominio inesistente, come user@fake.xyz, viene segnalato come non valido anche se il formato è corretto.

Rimuovere gli indirizzi:

Fai clic sul pulsante X accanto a un indirizzo per toglierlo dal lotto.

Passaggio 3: Invio

Quando l’elenco è pronto:

1. Controlla il totale di Pronti per l’invio.
2. Fai clic su Invia X inviti, dove X è il numero di indirizzi validi.
3. Attendi la schermata di conferma.

Passaggio 4: Risultati

La schermata dei risultati mostra:

• Inviati correttamente: numero di inviti spediti.
• Stato: conferma che tutti gli inviti sono stati inviati.

Fai clic su Fine per tornare alla pagina Caselle.

Cosa succede dopo

Ogni destinatario riceve un messaggio con un link di configurazione utilizzabile una sola volta. Quando lo apre:

1. Sceglie il nome della casella, ossia la parte prima di @.
2. Imposta la propria password di almeno 12 caratteri.
3. Riceve un codice di recupero monouso che scade dopo 24 ore. In seguito si può emettere un nuovo codice se occorre reimpostare l’accesso.

Al termine, la casella compare come attiva nell’elenco Caselle.

Utenti White Label Lite: i messaggi di invito in blocco usano il nome del marchio configurato. Se hai attivato un host personalizzato, comunica soltanto il nome host contrassegnato come Attivo nella schermata Branding del dominio. Non costruire mai un indirizzo partendo da un esempio. Leggi Cosa vedono i tuoi clienti per conoscere l’intera procedura di onboarding.

Limiti

Limiti delle caselle per piano:

Gli inviti in sospeso rientrano nel limite. Se hai 95 caselle con Starter, il cui limite è 100, puoi inviare soltanto altri 5 inviti.

Soluzioni rapide e risoluzione dei problemi

Buone pratiche

• Ricontrolla l’elenco prima di fare clic su Verifica. È più semplice correggere un file di testo che annullare decine di inviti.
• Non inviare a indirizzi non confermati. Accertati che i destinatari si aspettino l’invito per evitare segnalazioni di spam.
• Inizia con pochi inviti se hai dubbi. Invia un lotto di prova da 5 a 10 persone prima dell’attivazione completa.
• Controlla i completamenti. Nella pagina Caselle puoi vedere quali inviti sono ancora in sospeso.