チーム全員をTrekMailへ一括招待する方法

多数の人へ設定リンクを一度に送ります。ドメインは管理者が選び、各受信者は設定を完了するときに自分のメールボックス名とパスワードを決めます。

管理者がパスワードを指定する場合： メールボックスの一括作成を使用してください。アドレスとパスワードを記載したCSVをアップロードすると、メールボックスがすぐに作成されます。

対象となる方

• チームや部門全体の利用を開始させるアカウント所有者。
• 複数顧客のメールを同時に導入する代理店。
• 別のメール事業者からユーザーを移行する管理者。

利用できる機能

• すばやい利用開始： 1人ずつではなく、1回に最大500人を招待できます。
• パスワードを受け渡さない： 各受信者が自分のパスワードを直接作成します。
• 送信前の確認： メールが送られる前に一覧を見直し、エラーを修正して確定できます。
• プラン上限の管理： 空き枠をシステムが確認するため、プランの上限を超えることがありません。

準備するもの

• ドメインが有効で、DNSの確認を終えている必要があります。
• 当社がメールをホストするドメインでなければなりません。受信メールを別の事業者に残すドメインにはメールボックスを置けないため、選択肢に表示されず、そのドメインへの招待も拒否されます。
• プランにメールボックスの空き枠が必要です。保留中の招待も上限に含まれます。
• 受信者のアドレスを1行に1件、またはコンマ区切りで用意するか、.txtファイルに保存します。ブラウザーで受け付けるファイルは最大1 MBです。解析後の入力も、サーバーの上限である100,000文字以内に収める必要があります。

入力形式

アドレスは直接入力するか、ファイルでアップロードできます。受信者専用の保存容量をあらかじめ割り当てるには、アドレスの後ろに, 5 GB、, 2048 MB、, 1.5 GBのような容量を加えます。容量を指定しない受信者は、初期設定の共有プールを使用します。

テキスト欄への入力：

alice@company.com
bob@company.com, 5 GB
carol@company.com
support@company.com, 2048 MB

従来のコンマ区切り形式を使い、複数のアドレスを1行に置くこともできます。ただし、同じ行に保存容量を混在させないでください。

alice@company.com, bob@company.com, carol@company.com

ファイルのアップロード：

• 対応形式：プレーンテキストの.txt
• ブラウザーでの上限：1 MB
• サーバーでの入力上限：100,000文字
• 1行に1アドレス。専用容量を指定する場合は, <容量>を追加

手順：一括招待を送信する

手順1：入力

1. 左側のメニューでメールボックスを開きます。
2. 新しいメールボックスを作成カードで一括招待を選びます。
3. ドメイン： すべてのメールボックスが所属するドメインを選びます。
4. メールアドレス： 次のいずれかで入力します。
   • アドレスを1行に1件、またはコンマ区切りでテキスト欄へ貼り付けます。
   • ファイルをアップロードをクリックするか、ファイルをドラッグして.txtをアップロードします。
5. 確認をクリックしてプレビューへ進みます。

手順2：プレビュー

プレビュー画面には概要と、状態ごとに分類されたアドレスが表示されます。

概要カード：

アドレスの分類：

無効なメールアドレスを直す：

1. 「無効なメールアドレス」欄で、アドレス横の鉛筆アイコンをクリックします。
2. 行内の編集欄でアドレスを修正します。
3. 保存をクリックします。一覧全体が自動で再確認されます。修正したアドレスが有効なら「送信可能」へ移ります。

下部の再確認をクリックして、一覧全体を手動でもう一度確認することもできます。

注意： アドレスは形式と配信可能性の両方を確認します。user@fake.xyzのように存在しないドメインのアドレスは、形式が正しくても無効と判断されます。

アドレスを削除する：

アドレス横のXボタンをクリックすると、一括処理から取り除けます。

手順3：送信

一覧の準備ができたら、次の操作を行います。

1. 送信可能の件数を確認します。
2. X件の招待を送信をクリックします。Xは有効なアドレスの件数です。
3. 確認画面が表示されるまで待ちます。

手順4：結果

結果画面には次の情報が表示されます。

• 送信成功： 送信された招待の件数。
• 状態： すべての招待が送信されたことの確認。

完了をクリックして、メールボックス画面に戻ります。

受信者側の流れ

各受信者には、1回だけ使える設定リンクを記載したメールが届きます。リンクを開いた受信者は、次の操作を行います。

1. メールボックス名、つまり@より前の部分を選びます。
2. 12文字以上の自分のパスワードを設定します。
3. 24時間後に期限切れとなる1回限りの復旧コードを受け取ります。後から再設定が必要になった場合は、新しいコードを発行できます。

完了すると、メールボックス一覧に有効なメールボックスとして表示されます。

White Label Liteをご利用の場合： 一括招待メールには設定済みのブランド名が使われます。独自ホストを有効にしている場合、ドメインのブランディング画面で現在有効と表示されているホスト名だけを共有してください。例をもとにアドレスを組み立ててはいけません。利用開始までの全体像は顧客からの見え方をご覧ください。

上限

プラン別のメールボックス上限：

保留中の招待も上限に含まれます。上限100件のStarterでメールボックスが95件ある場合、送れる招待はあと5件だけです。

よくある問題と解決方法

推奨する進め方

• 確認をクリックする前に、一覧を念入りに見直してください。数十件の招待を取り消すより、テキストファイルを直すほうが簡単です。
• 確認していないアドレスには送らないでください。 迷惑メールとして報告されないよう、受信者が招待を待っていることを確かめます。
• 不安がある場合は、少人数から始めます。全体へ展開する前に5件から10件のテスト招待を送ってください。
• 完了状況を確認します。 メールボックス画面で、まだ保留中の招待を確認できます。