在 TrekMail Drive 中与团队共享文件夹

账户所有者共享文件夹后，该文件夹会显示在账户内每个邮箱的 Webmail Drive 中。这里没有逐邮箱权限表、邀请邮件或接受步骤，只需打开文件夹上的一个开关，账户中的所有人就能看到它。

本指南介绍适合共享的情况、共享方式及需要注意的少数边缘情况。

共享文件夹的两种方式

以下两种方式最终会得到相同结果：

1. 账户所有者共享现有文件夹。 所有者在 Account Drive（/drive）中找到文件夹，打开三点菜单并选择与账户共享。完成后，每个邮箱都能在 Webmail 中看到它。

2. 邮箱所有者创建标记为共享的顶层文件夹。 在 Webmail Drive 中创建新的顶层文件夹时，邮箱所有者可以勾选与账户共享。文件夹会直接创建在 Account Drive 中，而不是邮箱私人空间，并从创建时起共享。

第二种方式适合由邮箱所有者负责管理公共资源的情况。例如，营销负责人可以创建“品牌素材”，运营负责人可以创建“操作手册”。如果仅为共享而要求账户所有者代为创建，只会增加不必要的步骤。

无论采用哪种方式，最终文件夹都位于 Account Drive 中，并对所有人可见。

邮箱所有者看到的内容

邮箱所有者打开 Webmail Drive 时，文件列表分为两个区域：

• 自己的个人文件夹：在自己的 Webmail Drive 中创建，仅自己可见。
• 共享文件夹：账户所有者或其他邮箱所有者通过方式 2 与账户共享的所有文件夹。

共享文件夹带有小型“已共享”标记，便于区分。邮箱所有者可以像操作自己的文件夹一样浏览、下载、上传和删除其中的内容。共享会授予完整读写权限，只有共享与不共享两种状态，不提供只读模式。

这种二元模型是有意设计的，可让规则保持简单。如果不希望某个邮箱写入文件夹，就不要将该文件夹与账户共享。

具体共享哪些内容

共享文件夹会带来三项结果：

• 文件夹中现有的所有文件都会对所有邮箱可见。
• 所有子文件夹都会递归共享到最深层级。
• 以后添加的任何内容都会自动对团队可见，无需额外操作。

不能在父文件夹未共享时单独共享子文件夹，也不能取消共享文件夹内的单个文件。共享只会从父级向下传递。如需更细的划分，请重组文件夹，并将需要保密的项目移到未共享文件夹。

共享限制

现有 Account Drive 文件夹会在原位置共享，不会复制文件或增加存储用量。1,000 个文件的迁移上限仅适用于通过受支持的迁移流程，将个人顶层文件夹移入 Account Drive 的情况。

从控制面板正常共享时，请先在 Account Drive 文件夹中创建或移入内容，再使用与账户共享。如果个人文件夹迁移提示文件夹过大，请将其拆分为较小的组后重试。

何时共享以及何时不应共享

适合共享的情况：

• 文件夹是公共资源，例如品牌素材、模板、操作手册或入职演示文稿。所有人都能使用同一份最新副本。
• 否则需要通过电子邮件传送副本。如果三个邮箱需要同一组合同，共享一次文件夹即可。
• 需要面向团队的管理者。如果营销负责人负责更新品牌素材，请授予其文件夹访问权限，无需每次都经过账户所有者。

不应共享的情况：

• 文件夹包含财务记录、人力资源文档或董事会纪要等敏感材料。请将其保存在只有所有者可见的未共享 Account Drive 文件夹中。
• 文件夹属于特定客户，绝不能让其他客户看到。请使用不同账户，或保持客户文件夹不共享，只将相关文件移入共享的交付文件夹。
• 文件夹是某个邮箱所有者的个人内容。个人文件应放入默认不共享的 Webmail Drive，而非 Account Drive。

停止共享

所有者可以随时撤销共享。打开文件夹的三点菜单，选择停止共享。文件夹会恢复为仅控制面板可见，邮箱所有者无法再从 Webmail Drive 中看到它。

重要说明：停止共享不会删除文件。 文件夹中的所有内容仍保留在原处，但只有账户所有者能通过控制面板 URL /drive 访问。

如果撤销共享时邮箱所有者已打开或正在下载文件，该操作仍可能完成，因为 URL 已签名。后续访问必须重新启用共享。

停止共享由邮箱所有者创建的文件夹

在第二种方式中，邮箱所有者在创建文件夹时与账户共享。文件夹进入 Account Drive 后，只有账户所有者能够停止共享，原始创建者不能自行取消。

这是一项有意设置的保护措施。文件夹进入账户级空间后，就属于公司的共享资源。允许原始创建者单方面收回会让其他团队成员困惑。

如果原始创建者希望将工作取回私人邮箱空间，流程为：请账户所有者停止共享 → 文件夹留在 Account Drive 中，仅所有者可见 → 所有者视情况将相关文件移回创建者。

共享与回收站

删除共享文件夹后，它会进入回收站。在回收站中：

• 共享会暂停，邮箱所有者不再能看到该文件夹。
• 30 天保留期开始计算。
• 所占字节仍计入存储池。

从回收站恢复文件夹后，共享会自动重新启用，无需再次打开开关。从回收站永久删除则会同时移除文件夹和共享。

共享与存储空间

共享文件夹不会重复计算存储用量。每个文件只有一份副本，可从多个位置访问。共享文件夹中的 1 GB 文件只计算一次，不会按可见邮箱数量重复计算。

因此，共享本身几乎不会增加存储池消耗。应关注放入文件夹的内容，而不是是否共享。

实用工作流程

小型团队设置新账户时可以这样操作：

1. 账户所有者创建准备共享的 Account Drive 文件夹，例如品牌素材、模板、操作手册和客户交付内容。
2. 所有者通过三点菜单共享每个文件夹。
3. 所有者上传初始文件，邮箱所有者随后即可看到。
4. 邮箱所有者可以直接从 Webmail 添加新文件，日常添加无需来回请求。
5. 对财务、人力资源和税务等敏感文件夹，所有者不应共享，它们仅在控制面板中可见。

这样可以明确区分共享与私人内容，并避免意外泄露。

后续步骤

• 公共共享链接，用于向公司外部分享单个文件。
• Webmail 中的 Drive，了解邮箱所有者看到的内容及共享文件夹的用法。
• 回收站与文件恢复，用于恢复意外删除的共享文件夹。
• Account Drive：入门步骤，跳过基础内容时可返回阅读。