在 TrekMail Drive 中与团队共享文件夹

账户所有者共享文件夹后，该文件夹会显示在账户内每个邮箱的 Webmail Drive 中。这里没有逐邮箱权限表、邀请邮件或接受步骤，只需打开文件夹上的一个开关，账户中的所有人就能看到它。

本指南介绍适合共享的情况、共享方式及需要注意的少数边缘情况，包括设有存储空间上限的客户域名中的邮箱，它们看不到共享文件夹。

共享文件夹的两种方式

以下两种方式最终会得到相同结果：

1. 账户所有者共享现有文件夹。 所有者在 Account Drive（/drive）中找到文件夹，打开三点菜单并选择与所有邮箱共享。完成后，每个邮箱都能在 Webmail 中看到它。

2. 邮箱所有者从 Webmail 共享顶层文件夹。 在 Webmail Drive 中，邮箱所有者可以在创建顶层文件夹时勾选所有邮箱可用，也可以在现有顶层文件夹的菜单中选择与所有邮箱共享。新文件夹会直接创建在 Account Drive 中；现有文件夹会连同其中所有内容移到那里，此后其中的文件计入账户，而不是邮箱。无论哪种方式，文件夹都会立即共享。

第二种方式适合由邮箱所有者负责管理公共资源的情况。例如，营销负责人可以创建“品牌素材”，运营负责人可以创建“操作手册”。如果仅为共享而要求账户所有者代为创建，只会增加不必要的步骤。

无论采用哪种方式，最终文件夹都位于 Account Drive 中，并对所有人可见。

邮箱所有者看到的内容

邮箱所有者打开 Webmail Drive 时，文件列表分为两个区域：

• 自己的个人文件夹：在自己的 Webmail Drive 中创建，仅自己可见。
• 共享文件夹：账户所有者或其他邮箱所有者通过方式 2 与账户共享的所有文件夹。

共享文件夹带有小型“已共享”标记，便于区分。邮箱所有者可以像操作自己的文件夹一样浏览、下载、上传和删除其中的内容。共享会授予完整读写权限，只有共享与不共享两种状态，不提供只读模式。

这种二元模型是有意设计的，可让规则保持简单。如果不希望某个邮箱写入文件夹，就不要将该文件夹与账户共享。

具体共享哪些内容

共享文件夹会带来三项结果：

• 文件夹中现有的所有文件都会对所有邮箱可见。
• 所有子文件夹都会递归共享到最深层级。
• 以后添加的任何内容都会自动对团队可见，无需额外操作。

不能在父文件夹未共享时单独共享子文件夹，也不能取消共享文件夹内的单个文件。共享只会从父级向下传递。如需更细的划分，请重组文件夹，并将需要保密的项目移到未共享文件夹。

共享限制

现有 Account Drive 文件夹会在原位置共享，不会复制文件或增加存储用量。1,000 个文件的迁移上限仅适用于通过受支持的迁移流程，将个人顶层文件夹移入 Account Drive 的情况。

从控制面板正常共享时，请先在 Account Drive 文件夹中创建或移入内容，再使用与所有邮箱共享。如果个人文件夹迁移提示文件夹过大，请将其拆分为较小的组后重试。

何时共享以及何时不应共享

适合共享的情况：

• 文件夹是公共资源，例如品牌素材、模板、操作手册或入职演示文稿。所有人都能使用同一份最新副本。
• 否则需要通过电子邮件传送副本。如果三个邮箱需要同一组合同，共享一次文件夹即可。
• 需要面向团队的管理者。如果营销负责人负责更新品牌素材，请授予其文件夹访问权限，无需每次都经过账户所有者。

不应共享的情况：

• 文件夹包含财务记录、人力资源文档或董事会纪要等敏感材料。请将其保存在只有所有者可见的未共享 Account Drive 文件夹中。
• 文件夹属于特定客户，绝不能让其他客户看到。请保持客户文件夹不共享，只将相关文件移入共享的交付文件夹，或为每位客户设置存储空间上限，这样其邮箱就看不到共享文件夹。
• 文件夹是某个邮箱所有者的个人内容。个人文件应放入默认不共享的 Webmail Drive，而非 Account Drive。

停止共享

账户所有者可以随时撤销共享：在 Account Drive 中打开文件夹的三点菜单，选择停止共享。邮箱所有者无法在 Webmail Drive 中执行此操作，否则文件夹会对所有人消失，包括他们自己。文件夹会恢复为仅控制面板可见，邮箱所有者无法再从 Webmail Drive 中看到它。

重要说明：停止共享不会删除文件。 文件夹中的所有内容仍保留在原处，但只有账户所有者能通过控制面板 URL /drive 访问。

如果撤销共享时邮箱所有者已打开或正在下载文件，该操作仍可能完成，因为 URL 已签名。后续访问必须重新启用共享。

停止共享由邮箱所有者创建的文件夹

在第二种方式中，邮箱所有者把顶层文件夹与账户共享。文件夹进入 Account Drive 后就属于账户，只有账户所有者可以停止共享。原始创建者无法自行取消共享。

这是有意设置的保护措施。账户级空间中的文件夹属于公司的共享资源，停止共享会让它同时对所有邮箱隐藏。如果允许创建者单方面撤回，会让团队其他成员感到困惑；而且文件夹也不会回到创建者的私人 Drive：停止共享后，它仍留在 Account Drive 中。

如果原始创建者希望把工作取回为邮箱私人文件，可以联系账户所有者。文件不会自动回到创建者的 Drive：账户所有者可以从 Account Drive 下载创建者需要的文件并转交，再由创建者上传到自己的 Webmail Drive。

共享与回收站

删除共享文件夹后，它会进入回收站。在回收站中：

• 共享会暂停，邮箱所有者不再能看到该文件夹。
• 30 天保留期开始计算。
• 所占字节仍计入存储池。

从回收站恢复文件夹后，共享会自动重新启用，无需再次打开开关。从回收站永久删除则会同时移除文件夹和共享。

共享与存储空间

共享文件夹不会重复计算存储用量。每个文件只有一份副本，可从多个位置访问。共享文件夹中的 1 GB 文件只计算一次，不会按可见邮箱数量重复计算。

因此，共享本身几乎不会增加存储池消耗。应关注放入文件夹的内容，而不是是否共享。

设有单独存储空间上限的客户

如果您为客户的域名设置了存储空间上限，这些域名中的邮箱会有所不同：

• 它们看不到任何共享文件夹，也不能向其中添加文件。共享文件夹属于您的账户，其中可能有其他客户的文件。
• 它们的所有者不能把文件夹与所有邮箱共享，无论是在网页邮箱中还是其他地方。该选项会被隐藏，任何尝试都会被拒绝。

它们自己的 Webmail Drive 仍可正常使用，并计入客户的上限。

实用工作流程

小型团队设置新账户时可以这样操作：

1. 账户所有者创建准备共享的 Account Drive 文件夹，例如品牌素材、模板、操作手册和客户交付内容。
2. 所有者通过三点菜单共享每个文件夹。
3. 所有者上传初始文件，邮箱所有者随后即可看到。
4. 邮箱所有者可以直接从 Webmail 添加新文件，日常添加无需来回请求。
5. 对财务、人力资源和税务等敏感文件夹，所有者不应共享，它们仅在控制面板中可见。

这样可以明确区分共享与私人内容，并避免意外泄露。

后续步骤

• 公共共享链接，用于向公司外部分享单个文件。
• Webmail 中的 Drive，了解邮箱所有者看到的内容及共享文件夹的用法。
• 回收站与文件恢复，用于恢复意外删除的共享文件夹。
• Account Drive：入门步骤，跳过基础内容时可返回阅读。