שיתוף תיקיות Drive עם הצוות ב-TrekMail

כשבעל החשבון משתף תיקייה, היא מופיעה ב-Webmail Drive של כל תיבה בחשבון. אין טבלת הרשאות לכל תיבה, הודעת הזמנה או שלב אישור. מתג אחד בתיקייה מאפשר לכולם לראות אותה.

מדריך זה מסביר מתי כדאי לשתף, כיצד השיתוף פועל ואילו מקרי קצה חשובים, כולל תיבות בדומיינים של לקוח עם מגבלת אחסון, שאינן רואות תיקיות משותפות.

שתי דרכים ליצור תיקייה משותפת

שני מסלולים מובילים לאותה תוצאה:

1. בעל החשבון משתף תיקייה קיימת. ב-Account Drive (/drive) פותחים את תפריט שלוש הנקודות ובוחרים שתף עם כל תיבות הדואר. כל התיבות רואות אותה ב-Webmail.

2. בעל תיבה משתף תיקייה ראשית מהדואר האינטרנטי. ב-Webmail Drive אפשר לסמן זמין לכל תיבות הדואר בעת יצירת תיקייה ראשית, או לבחור שתף עם כל תיבות הדואר בתפריט של תיקייה ראשית קיימת. תיקייה חדשה נוצרת ישירות ב-Account Drive; תיקייה קיימת עוברת לשם עם כל התוכן שלה, ומאז הקבצים שלה נספרים בחשבון ולא בתיבה. בשני המקרים היא משותפת מאותו רגע.

המסלול השני מתאים כשבעל התיבה מנהל משאב משותף. מנהל השיווק יכול ליצור "נכסי מותג" ומנהל התפעול "נוהלי עבודה". אין צורך לעבור דרך בעל החשבון רק כדי לשתף.

בשני המקרים התיקייה נמצאת ב-Account Drive וגלויה לכולם.

מה בעלי תיבות רואים

רשימת הקבצים ב-Webmail Drive כוללת שני אזורים:

• התיקיות האישיות שלהם: נוצרו ב-Webmail Drive הפרטי וגלויות רק להם.
• תיקיות משותפות: כל מה שבעל החשבון או בעל תיבה אחר שיתף דרך מסלול 2.

תג קטן "משותף" מסמן אותן. אפשר לעיין, להוריד, להעלות ולמחוק כמו בתיקייה אישית. השיתוף מעניק הרשאות קריאה וכתיבה מלאות. הוא בינארי: משותף או לא, ללא מצב קריאה בלבד.

זהו תכנון מכוון ששומר על כללים פשוטים. אם תיבה אינה אמורה לכתוב בתיקייה, אל תשתפו אותה עם החשבון.

מה משותף בדיוק

השיתוף כולל שלושה דברים:

• כל הקבצים שכבר בתיקייה גלויים לכל התיבות.
• כל תיקיות המשנה משותפות רקורסיבית עד הרמה האחרונה.
• כל מה שיתווסף בהמשך יופיע אוטומטית ללא פעולה נוספת.

אי אפשר לשתף תיקיית משנה כשההורה פרטי או להחריג קובץ יחיד מתיקייה משותפת. השיתוף עובר רק מלמעלה למטה. להפרדה מדויקת יותר, ארגנו מחדש והעבירו פריטים פרטיים לתיקייה לא משותפת.

מגבלות שיתוף

תיקיית Account Drive קיימת משותפת במקומה, ללא העתקה או שימוש נוסף באחסון. מגבלת ההעברה של 1,000 קבצים חלה רק על תיקייה אישית ראשית שמועברת אל Account Drive בתהליך נתמך.

בשיתוף רגיל מלוח הבקרה, צרו או העבירו קודם תוכן לתיקיית Account Drive ואז השתמשו בשתף עם כל תיבות הדואר. אם תיקייה אישית גדולה מדי להעברה, חלקו אותה לקבוצות קטנות ונסו שוב.

מתי לשתף ומתי לא

שתפו כאשר:

• התיקייה היא משאב משותף, כמו נכסי מותג, תבניות, נהלים או מצגות קליטה. כולם משתמשים בעותק עדכני אחד.
• אחרת הייתם שולחים עותקים בדוא״ל. אם שלוש תיבות צריכות אותם חוזים, שתפו את התיקייה פעם אחת.
• דרוש אחראי גלוי למשאב. תנו למנהל השיווק גישה לנכסי המותג בלי מעבר קבוע דרך בעל החשבון.

אל תשתפו כאשר:

• יש חומר רגיש, כמו רשומות פיננסיות, מסמכי משאבי אנוש או פרוטוקולים. שמרו אותו בתיקיות פרטיות שרק הבעלים רואה.
• התיקייה שייכת ללקוח אחד ואסור שלקוח אחר יראה אותה. השאירו תיקיות לקוח פרטיות והעבירו רק קבצים נחוצים לתיקיית מסירה משותפת, או תנו לכל לקוח מגבלת אחסון, שמסתירה את התיקיות המשותפות מהתיבות שלו.
• היא אישית לבעל תיבה. קבצים אישיים שייכים ל-Webmail Drive הפרטי כברירת מחדל.

הפסקת שיתוף

בעל החשבון יכול לבטל שיתוף בכל עת: ב-Account Drive פתחו את תפריט שלוש הנקודות של התיקייה ובחרו הפסק שיתוף. בעלי תיבות אינם יכולים לעשות זאת מ-Webmail Drive: התיקייה הייתה נעלמת לכולם, כולל להם עצמם. התיקייה חוזרת להיות גלויה בלוח הבקרה בלבד ונעלמת מ-Webmail Drive.

חשוב: הפסקת שיתוף אינה מוחקת קבצים. הכול נשאר במקום, אך רק בעל החשבון מגיע אליו דרך /drive בלוח הבקרה.

קובץ שהיה פתוח או בהורדה בעת הביטול עשוי להשלים את הפעולה כי ה-URL כבר נחתם. גישה עתידית דורשת הפעלה מחדש.

הפסקת שיתוף שיצר בעל תיבה

במסלול השני בעל תיבה משתף תיקייה ראשית עם החשבון. לאחר שהתיקייה קיימת ב-Account Drive, היא שייכת לחשבון, ורק בעל החשבון יכול להפסיק את השיתוף שלה. היוצר המקורי אינו יכול לבטל את השיתוף בעצמו.

זהו אמצעי הגנה מכוון. תיקייה באזור החשבון היא משאב חברה משותף, והפסקת השיתוף מסתירה אותה מכל התיבות בבת אחת. אילו היוצר היה יכול למשוך אותה לבדו, הדבר היה מבלבל את שאר הצוות, וממילא התיקייה לא הייתה חוזרת ל-Drive הפרטי שלו: לאחר הפסקת השיתוף היא נשארת ב-Account Drive.

אם היוצר רוצה לקבל בחזרה את העבודה כקבצים פרטיים של התיבה, הוא פונה לבעל החשבון. שום דבר לא עובר מעצמו ל-Drive של היוצר: בעל החשבון יכול להוריד מ-Account Drive את הקבצים שהיוצר צריך ולהעביר אותם אליו, והיוצר מעלה אותם ל-Webmail Drive שלו.

שיתוף ואשפה

תיקייה משותפת שנמחקה עוברת לאשפה. שם:

• השיתוף מושהה והתיבות אינן רואות אותה.
• מתחילה תקופת שמירה של 30 יום.
• הבייטים עדיין נספרים במאגר.

שחזור התיקייה מפעיל את השיתוף מחדש אוטומטית. אין צורך להדליק דבר. מחיקה לצמיתות מהאשפה מסירה את התיקייה והשיתוף.

שיתוף ואחסון

תיקייה משותפת אינה נספרת פעמיים. יש עותק אחד מכל קובץ שנגיש מכמה מקומות. קובץ של 1 GB נספר פעם אחת, לא לכל תיבה.

לכן השיתוף עצמו כמעט אינו צורך אחסון. התמקדו בתוכן התיקייה, לא בעצם השיתוף.

לקוחות עם מגבלת אחסון משלהם

אם נתתם לדומיינים של לקוח מגבלת אחסון, תיבות הדואר בדומיינים האלה פועלות אחרת:

• הן אינן רואות אף תיקייה משותפת ואינן יכולות להוסיף אליה קבצים. התיקיות המשותפות שייכות לחשבון שלכם, וייתכן שיש בהן קבצים של לקוחות אחרים.
• הבעלים שלהן אינם יכולים לשתף תיקייה עם כל תיבות הדואר, לא מהדואר האינטרנטי ולא מכל מקום אחר. האפשרות מוסתרת, וכל ניסיון נדחה.

ה-Webmail Drive שלהן ממשיך לעבוד ונספר במגבלה של הלקוח.

תהליך עבודה מעשי

לצוות קטן שמגדיר חשבון חדש:

1. בעל החשבון יוצר תיקיות Account Drive לשיתוף, כמו נכסי מותג, תבניות, נהלים ומסירות ללקוחות.
2. הבעלים משתף כל תיקייה מתפריט שלוש הנקודות.
3. הבעלים מעלה את הקבצים הראשונים והתיבות רואות אותם.
4. בעלי התיבות מוסיפים קבצים חדשים ישירות מ-Webmail ללא תיווך בעבודה שגרתית.
5. תיקיות רגישות, כמו כספים, משאבי אנוש ומסים, הבעלים אינו משתף. הן נשארות בלוח הבקרה בלבד.

כך נשמרת הבחנה ברורה בין פרטי למשותף ונמנעת חשיפה מקרית.

מה הלאה

• קישורי שיתוף ציבוריים, לשיתוף קובץ יחיד מחוץ לחברה.
• Drive ב-Webmail, מה בעלי תיבות רואים וכיצד משתמשים בתיקיות משותפות.
• אשפה ושחזור קבצים, לשחזור תיקייה משותפת שנמחקה בטעות.
• Account Drive: צעדים ראשונים, לחזרה ליסודות.