שיתוף תיקיות Drive עם הצוות ב-TrekMail

כשבעל החשבון משתף תיקייה, היא מופיעה ב-Webmail Drive של כל תיבה בחשבון. אין טבלת הרשאות לכל תיבה, הודעת הזמנה או שלב אישור. מתג אחד בתיקייה מאפשר לכולם לראות אותה.

מדריך זה מסביר מתי כדאי לשתף, כיצד השיתוף פועל ואילו מקרי קצה חשובים.

שתי דרכים ליצור תיקייה משותפת

שני מסלולים מובילים לאותה תוצאה:

1. בעל החשבון משתף תיקייה קיימת. ב-Account Drive (/drive) פותחים את תפריט שלוש הנקודות ובוחרים שיתוף עם החשבון. כל התיבות רואות אותה ב-Webmail.

2. בעל תיבה יוצר תיקייה ראשית משותפת. בעת יצירתה ב-Webmail Drive אפשר לסמן שיתוף עם החשבון. היא נוצרת ישירות ב-Account Drive, לא באזור הפרטי, ומשותפת מיד.

המסלול השני מתאים כשבעל התיבה מנהל משאב משותף. מנהל השיווק יכול ליצור "נכסי מותג" ומנהל התפעול "נוהלי עבודה". אין צורך לעבור דרך בעל החשבון רק כדי לשתף.

בשני המקרים התיקייה נמצאת ב-Account Drive וגלויה לכולם.

מה בעלי תיבות רואים

רשימת הקבצים ב-Webmail Drive כוללת שני אזורים:

• התיקיות האישיות שלהם: נוצרו ב-Webmail Drive הפרטי וגלויות רק להם.
• תיקיות משותפות: כל מה שבעל החשבון או בעל תיבה אחר שיתף דרך מסלול 2.

תג קטן "משותף" מסמן אותן. אפשר לעיין, להוריד, להעלות ולמחוק כמו בתיקייה אישית. השיתוף מעניק הרשאות קריאה וכתיבה מלאות. הוא בינארי: משותף או לא, ללא מצב קריאה בלבד.

זהו תכנון מכוון ששומר על כללים פשוטים. אם תיבה אינה אמורה לכתוב בתיקייה, אל תשתפו אותה עם החשבון.

מה משותף בדיוק

השיתוף כולל שלושה דברים:

• כל הקבצים שכבר בתיקייה גלויים לכל התיבות.
• כל תיקיות המשנה משותפות רקורסיבית עד הרמה האחרונה.
• כל מה שיתווסף בהמשך יופיע אוטומטית ללא פעולה נוספת.

אי אפשר לשתף תיקיית משנה כשההורה פרטי או להחריג קובץ יחיד מתיקייה משותפת. השיתוף עובר רק מלמעלה למטה. להפרדה מדויקת יותר, ארגנו מחדש והעבירו פריטים פרטיים לתיקייה לא משותפת.

מגבלות שיתוף

תיקיית Account Drive קיימת משותפת במקומה, ללא העתקה או שימוש נוסף באחסון. מגבלת ההעברה של 1,000 קבצים חלה רק על תיקייה אישית ראשית שמועברת אל Account Drive בתהליך נתמך.

בשיתוף רגיל מלוח הבקרה, צרו או העבירו קודם תוכן לתיקיית Account Drive ואז השתמשו בשיתוף עם החשבון. אם תיקייה אישית גדולה מדי להעברה, חלקו אותה לקבוצות קטנות ונסו שוב.

מתי לשתף ומתי לא

שתפו כאשר:

• התיקייה היא משאב משותף, כמו נכסי מותג, תבניות, נהלים או מצגות קליטה. כולם משתמשים בעותק עדכני אחד.
• אחרת הייתם שולחים עותקים בדוא״ל. אם שלוש תיבות צריכות אותם חוזים, שתפו את התיקייה פעם אחת.
• דרוש אחראי גלוי למשאב. תנו למנהל השיווק גישה לנכסי המותג בלי מעבר קבוע דרך בעל החשבון.

אל תשתפו כאשר:

• יש חומר רגיש, כמו רשומות פיננסיות, מסמכי משאבי אנוש או פרוטוקולים. שמרו אותו בתיקיות פרטיות שרק הבעלים רואה.
• התיקייה שייכת ללקוח אחד ואסור שלקוח אחר יראה אותה. השתמשו בחשבונות נפרדים או השאירו תיקיות לקוח פרטיות והעבירו רק קבצים נחוצים לתיקיית מסירה משותפת.
• היא אישית לבעל תיבה. קבצים אישיים שייכים ל-Webmail Drive הפרטי כברירת מחדל.

הפסקת שיתוף

הבעלים יכול לבטל שיתוף בכל עת. בתפריט שלוש הנקודות בחרו הפסקת שיתוף. התיקייה חוזרת להיות גלויה בלוח הבקרה בלבד ונעלמת מ-Webmail Drive.

חשוב: הפסקת שיתוף אינה מוחקת קבצים. הכול נשאר במקום, אך רק בעל החשבון מגיע אליו דרך /drive בלוח הבקרה.

קובץ שהיה פתוח או בהורדה בעת הביטול עשוי להשלים את הפעולה כי ה-URL כבר נחתם. גישה עתידית דורשת הפעלה מחדש.

הפסקת שיתוף שיצר בעל תיבה

במסלול השני בעל תיבה יוצר ומשתף מיד. לאחר שהתיקייה קיימת ב-Account Drive, רק בעל החשבון יכול להפסיק את השיתוף. היוצר אינו יכול לעשות זאת בעצמו.

זהו אמצעי הגנה מכוון. תיקייה באזור החשבון היא משאב חברה משותף, ומשיכה חד-צדדית תבלבל את הצוות.

כדי להחזיר את העבודה כקובץ פרטי: מבקשים מבעל החשבון להפסיק שיתוף → התיקייה נשארת ב-Account Drive לראיית הבעלים בלבד → הבעלים מחזיר ליוצר את הקבצים המתאימים.

שיתוף ואשפה

תיקייה משותפת שנמחקה עוברת לאשפה. שם:

• השיתוף מושהה והתיבות אינן רואות אותה.
• מתחילה תקופת שמירה של 30 יום.
• הבייטים עדיין נספרים במאגר.

שחזור התיקייה מפעיל את השיתוף מחדש אוטומטית. אין צורך להדליק דבר. מחיקה לצמיתות מהאשפה מסירה את התיקייה והשיתוף.

שיתוף ואחסון

תיקייה משותפת אינה נספרת פעמיים. יש עותק אחד מכל קובץ שנגיש מכמה מקומות. קובץ של 1 GB נספר פעם אחת, לא לכל תיבה.

לכן השיתוף עצמו כמעט אינו צורך אחסון. התמקדו בתוכן התיקייה, לא בעצם השיתוף.

תהליך עבודה מעשי

לצוות קטן שמגדיר חשבון חדש:

1. בעל החשבון יוצר תיקיות Account Drive לשיתוף, כמו נכסי מותג, תבניות, נהלים ומסירות ללקוחות.
2. הבעלים משתף כל תיקייה מתפריט שלוש הנקודות.
3. הבעלים מעלה את הקבצים הראשונים והתיבות רואות אותם.
4. בעלי התיבות מוסיפים קבצים חדשים ישירות מ-Webmail ללא תיווך בעבודה שגרתית.
5. תיקיות רגישות, כמו כספים, משאבי אנוש ומסים, הבעלים אינו משתף. הן נשארות בלוח הבקרה בלבד.

כך נשמרת הבחנה ברורה בין פרטי למשותף ונמנעת חשיפה מקרית.

מה הלאה

• קישורי שיתוף ציבוריים, לשיתוף קובץ יחיד מחוץ לחברה.
• Drive ב-Webmail, מה בעלי תיבות רואים וכיצד משתמשים בתיקיות משותפות.
• אשפה ושחזור קבצים, לשחזור תיקייה משותפת שנמחקה בטעות.
• Account Drive: צעדים ראשונים, לחזרה ליסודות.