TrekMail Drive 폴더를 팀과 공유하기

계정 소유자가 폴더를 공유하면 계정의 모든 사서함에 있는 Webmail Drive에 표시됩니다. 사서함별 권한 표, 초대 이메일, 수락 단계는 없습니다. 폴더의 스위치 하나만 켜면 계정의 모든 사용자가 볼 수 있습니다.

이 안내서는 공유가 적합한 상황, 작동 방식, 중요한 예외를 설명합니다.

공유 폴더가 만들어지는 두 가지 방법

공유 상태로 만드는 두 경로의 결과는 같습니다.

1. 계정 소유자가 기존 폴더를 공유합니다. Account Drive(/drive)에서 폴더의 점 세 개 메뉴를 열고 계정과 공유를 선택합니다. 모든 사서함이 Webmail에서 해당 폴더를 볼 수 있습니다.

2. 사서함 소유자가 공유로 표시한 최상위 폴더를 만듭니다. Webmail Drive에서 새 최상위 폴더를 만들 때 계정과 공유를 선택할 수 있습니다. 폴더는 사서함 비공개 공간이 아니라 Account Drive에 직접 만들어지고 즉시 공유됩니다.

두 번째 경로는 사서함 소유자가 공유 자료의 자연스러운 관리자인 경우에 적합합니다. 마케팅 담당자는 “브랜드 자료”를, 운영 담당자는 “운영 지침”을 만들 수 있습니다. 공유만을 위해 계정 소유자를 거칠 필요는 없습니다.

두 경우 모두 폴더는 Account Drive에 있으며 모두에게 표시됩니다.

사서함 소유자에게 표시되는 내용

Webmail Drive의 파일 목록에는 두 영역이 있습니다.

• 자신의 개인 폴더: 자신의 Webmail Drive에서 만들었으며 본인에게만 공개됩니다.
• 공유 폴더: 계정 소유자 또는 경로 2를 사용한 다른 사서함 소유자가 계정과 공유한 모든 폴더입니다.

공유 폴더에는 작은 “공유됨” 배지가 있습니다. 사서함 소유자는 자신의 폴더처럼 탐색하고 다운로드, 업로드, 삭제할 수 있습니다. 공유는 완전한 읽기 및 쓰기 권한을 부여합니다. 공유 여부만 선택할 수 있고 읽기 전용 모드는 없습니다.

규칙을 단순하게 유지하기 위한 의도적인 모델입니다. 사서함이 폴더에 쓰지 못하게 하려면 계정과 공유하지 마세요.

정확히 공유되는 내용

폴더 공유에는 세 가지가 포함됩니다.

• 현재 폴더 안의 모든 파일이 모든 사서함에 표시됩니다.
• 모든 하위 폴더가 최하위까지 재귀적으로 공유됩니다.
• 나중에 추가되는 모든 항목도 별도 작업 없이 자동으로 표시됩니다.

상위 폴더를 비공개로 둔 채 하위 폴더만 공유하거나 공유 폴더의 파일 하나만 제외할 수는 없습니다. 공유는 상위에서 아래로만 적용됩니다. 더 세밀하게 나누려면 폴더를 재구성하고 비공개 항목을 공유되지 않은 폴더로 옮기세요.

공유 제한

기존 Account Drive 폴더는 제자리에서 공유되므로 파일이 복사되거나 저장 공간이 추가로 사용되지 않습니다. 1,000개 파일 마이그레이션 한도는 지원되는 흐름을 통해 개인 최상위 폴더를 Account Drive로 옮길 때만 적용됩니다.

일반적인 대시보드 공유는 먼저 Account Drive 폴더에 콘텐츠를 만들거나 옮긴 다음 계정과 공유를 사용하세요. 개인 폴더가 너무 크다는 메시지가 나오면 더 작은 그룹으로 나누어 다시 시도하세요.

공유할 때와 공유하지 말아야 할 때

다음 경우에는 공유하세요.

• 브랜드 자료, 템플릿, 운영 지침, 온보딩 자료 같은 공유 리소스로, 모두가 최신 사본 하나를 사용해야 할 때.
• 그렇지 않으면 이메일로 사본을 돌려보내야 할 때. 세 사서함에 같은 계약서가 필요하면 폴더를 한 번 공유하세요.
• 공개 관리 담당자가 필요할 때. 마케팅 담당자가 브랜드 자료를 갱신한다면 소유자를 매번 거치지 않고 폴더 접근 권한을 주세요.

다음 경우에는 공유하지 마세요.

• 재무 기록, 인사 문서, 이사회 회의록 같은 민감한 자료가 있을 때. 소유자만 보는 비공개 Account Drive 폴더에 보관하세요.
• 특정 고객용이며 다른 고객이 절대 보면 안 될 때. 별도 계정을 사용하거나 고객 폴더를 비공개로 두고 필요한 파일만 공유 납품 폴더로 옮기세요.
• 한 사서함 소유자의 개인용일 때. 개인 파일은 기본 비공개 Webmail Drive에 둡니다.

공유 중지

소유자는 언제든 공유를 취소할 수 있습니다. 폴더의 점 세 개 메뉴에서 공유 중지를 선택하세요. 폴더는 대시보드에만 표시되고 Webmail Drive에서는 사라집니다.

중요: 공유를 중지해도 파일은 삭제되지 않습니다. 내용은 그대로 남지만 계정 소유자만 대시보드 URL /drive에서 접근할 수 있습니다.

취소 시 파일이 열려 있거나 다운로드 중이었다면 URL이 이미 서명되었으므로 작업이 완료될 수 있습니다. 이후 접근에는 공유를 다시 켜야 합니다.

사서함 소유자가 만든 폴더의 공유 중지

두 번째 경로에서는 사서함 소유자가 폴더를 만들면서 공유합니다. Account Drive에 만들어진 뒤에는 계정 소유자만 공유를 중지할 수 있으며 원래 만든 사람은 직접 취소할 수 없습니다.

이는 의도적인 보호 장치입니다. 계정 전체 공간의 폴더는 회사 공유 자원입니다. 만든 사람이 일방적으로 회수하면 팀이 혼란스러워집니다.

만든 사람이 작업을 개인 파일로 돌려받으려면 계정 소유자에게 공유 중지를 요청 → 폴더는 Account Drive에 소유자 전용으로 유지 → 소유자가 적절한 파일을 만든 사람에게 다시 이동하는 순서입니다.

공유와 휴지통

공유 폴더를 삭제하면 휴지통으로 이동합니다. 휴지통에서는:

• 공유가 일시 중지되어 사서함 소유자에게 표시되지 않습니다.
• 30일 보관 기간이 시작됩니다.
• 바이트는 계속 저장 공간 풀에 포함됩니다.

폴더를 복원하면 공유가 자동으로 다시 활성화됩니다. 스위치를 다시 켤 필요가 없습니다. 휴지통에서 영구 삭제하면 폴더와 공유가 사라집니다.

공유와 저장 공간

공유 폴더는 중복 계산되지 않습니다. 각 파일은 사본 하나이며 여러 위치에서 접근합니다. 공유 폴더의 1 GB 파일은 사서함마다가 아니라 한 번만 계산됩니다.

따라서 공유 자체는 풀을 거의 소비하지 않습니다. 공유 여부보다 폴더에 넣는 내용을 확인하세요.

실용적인 작업 흐름

새 계정을 설정하는 소규모 팀의 경우:

1. 계정 소유자가 공유할 Account Drive 폴더를 만듭니다. 브랜드 자료, 템플릿, 운영 지침, 고객 납품물 등입니다.
2. 소유자가 각 폴더를 공유합니다. 점 세 개 메뉴를 사용합니다.
3. 소유자가 첫 파일 세트를 업로드합니다. 사서함 소유자에게 표시됩니다.
4. 사서함 소유자가 새 파일을 추가할 수 있습니다. Webmail에서 직접 넣으므로 일상적인 추가에 중간 단계가 없습니다.
5. 재무, 인사, 세금 같은 민감한 폴더는 소유자가 공유하지 않습니다. 대시보드 전용으로 유지됩니다.

이렇게 하면 공유와 비공개의 구분이 명확하고 실수로 인한 노출을 막을 수 있습니다.

다음 단계

• 공개 공유 링크, 회사 외부에 파일 하나를 공유합니다.
• Webmail의 Drive, 사서함 소유자에게 표시되는 내용과 공유 폴더 사용법입니다.
• 휴지통과 파일 복원, 실수로 삭제한 공유 폴더를 복구합니다.
• Account Drive 첫 단계, 기본 내용으로 돌아갑니다.