Driveフォルダーをチームと共有する方法

アカウント所有者がフォルダーを共有すると、アカウント内の全メールボックスのWebmail Driveに表示されます。メールボックス別の権限表、招待メール、承認手順はありません。フォルダーのスイッチを1つ切り替えるだけで全員が閲覧できます。

このガイドでは、共有が適する場面、仕組み、注意すべき例外を説明します。例外には、ストレージ上限のあるクライアントのドメインのメールボックスが共有フォルダーを見られないことも含まれます。

共有フォルダーを作る2つの方法

共有状態にする方法は2つあり、結果は同じです。

1. アカウント所有者が既存フォルダーを共有する。 Account Drive（/drive）でフォルダーの三点メニューを開き、すべてのメールボックスと共有を選びます。全メールボックスのWebmailに表示されます。

2. メールボックス所有者がWebmailから最上位フォルダーを共有する。 Webmail Driveでは、最上位フォルダーを作る際にすべてのメールボックスで利用可能にチェックを入れるか、既存の最上位フォルダーのメニューからすべてのメールボックスと共有を選べます。新しいフォルダーはAccount Driveに直接作成され、既存のフォルダーは中身ごとAccount Driveへ移動します。移動後のファイルはメールボックスではなくアカウントの容量に含まれます。どちらの場合も、その時点から共有されます。

2番目の方法は、メールボックス所有者が共有資料の管理担当者である場合に便利です。マーケティング担当者が「ブランド素材」を、運用担当者が「手順書」を作成できます。共有のためだけにアカウント所有者を経由する必要はありません。

どちらの場合もフォルダーはAccount Driveに置かれ、全員に表示されます。

メールボックス所有者に表示されるもの

Webmail Driveのファイル一覧には2つの領域があります。

• 自分の個人フォルダー：自分のWebmail Driveで作成し、自分だけがアクセスできます。
• 共有フォルダー：アカウント所有者、または方法2を使った別のメールボックス所有者がアカウントと共有したすべてのフォルダーです。

共有フォルダーには小さな「共有済み」バッジが付きます。自分のフォルダーと同様に閲覧、ダウンロード、アップロード、削除ができます。共有では完全な読み書き権限が付与されます。共有するかしないかの二択で、読み取り専用モードはありません。

これはルールを単純に保つための意図的な設計です。メールボックスに書き込みを許可したくないフォルダーは、アカウントと共有しないでください。

共有される正確な範囲

フォルダーを共有すると、次の3点が適用されます。

• 現在フォルダー内にあるすべてのファイルが全メールボックスに表示されます。
• すべてのサブフォルダーが最下層まで再帰的に共有されます。
• 後から追加したものも追加操作なしで自動的にチームへ表示されます。

親フォルダーを非共有のままサブフォルダーだけを共有したり、共有フォルダー内の1ファイルだけを非共有にしたりすることはできません。共有は親から下にのみ適用されます。細かく分ける必要がある場合は、フォルダー構造を変更し、非公開にする項目を非共有フォルダーへ移動してください。

共有の上限

既存のAccount Driveフォルダーはその場で共有されるため、ファイルはコピーされず、追加のストレージも使いません。1,000ファイルの移行上限は、対応する移行フローで個人用の最上位フォルダーをAccount Driveへ移す場合にのみ適用されます。

通常のダッシュボード共有では、まずAccount Driveフォルダーに内容を作成または移動し、すべてのメールボックスと共有を使います。個人フォルダーが大きすぎるという移行エラーが出た場合は、小さいグループに分割して再試行してください。

共有すべき場合とすべきでない場合

共有に適する場合：

• ブランド素材、テンプレート、手順書、オンボーディング資料などの共有リソースである場合。全員が1つの最新版を利用できます。
• 共有しなければコピーをメールで送り回す場合。3つのメールボックスで同じ契約書が必要なら、毎回添付せず一度フォルダーを共有します。
• 公開担当の管理者を置きたい場合。マーケティング担当者がブランド素材を更新するなら、アカウント所有者を毎回経由せずフォルダーへのアクセスを与えます。

共有に適さない場合：

• 財務記録、人事文書、取締役会議事録などの機密情報を含む場合。所有者だけが見られる非共有のAccount Driveフォルダーに保管します。
• 顧客別で、別の顧客に絶対見せてはいけない場合。顧客フォルダーを非共有にして必要なファイルだけを共有納品フォルダーへ移すか、各顧客にストレージ上限を設定します。上限を設定すると、その顧客のメールボックスには共有フォルダーが表示されません。
• 1人のメールボックス所有者の個人用である場合。個人ファイルは既定で非共有のWebmail Driveに置き、Account Driveには置きません。

共有を停止する

アカウント所有者はいつでも共有を取り消せます。Account Driveでフォルダーの三点メニューを開き、共有を停止を選びます。メールボックス所有者はWebmail Driveからこの操作を行えません。フォルダーが本人を含む全員から見えなくなるためです。フォルダーはダッシュボードだけに表示され、Webmail Driveから消えます。

重要：共有を停止してもファイルは削除されません。 内容はそのまま残りますが、ダッシュボードのURL /driveからアクセスできるのはアカウント所有者だけです。

取り消した時点でファイルを開いていたりダウンロード中だったりした場合、URLがすでに署名済みのため処理が完了することがあります。それ以降のアクセスには共有の再開が必要です。

メールボックス所有者が作った共有を停止する

2番目の方法では、メールボックス所有者が最上位フォルダーをアカウントと共有します。Account Driveに入ったフォルダーはアカウントのものとなり、共有を停止できるのはアカウント所有者だけです。元の作成者が自分で共有を解除することはできません。

これは意図的な保護策です。アカウント全体の領域にあるフォルダーは会社の共有リソースであり、共有を停止するとすべてのメールボックスから一度に見えなくなります。作成者が単独で引き上げられるとチームのほかのメンバーが混乱しますし、そもそもフォルダーは作成者の個人Driveには戻りません。共有を停止してもAccount Driveに残ります。

作成者が個人のメールボックスファイルとして作業を取り戻したい場合は、アカウント所有者に依頼します。ファイルが作成者のDriveへ自動的に移ることはありません。アカウント所有者がAccount Driveから必要なファイルをダウンロードして渡し、作成者が自分のWebmail Driveにアップロードします。

共有とTrash

共有フォルダーを削除するとTrashへ移ります。Trash内では：

• 共有が一時停止し、メールボックス所有者には表示されません。
• 30日間の保持期間が始まります。
• 使用バイト数は引き続きストレージプールに算入されます。

Trashから復元すると共有は自動的に再開します。再設定は不要です。Trashから完全に削除するとフォルダーと共有が消えます。

共有とストレージ

共有フォルダーが二重に計算されることはありません。各ファイルは1つのコピーで、複数の場所からアクセスできます。共有フォルダー内の1 GBファイルは1回だけ計算され、閲覧できるメールボックスごとには計算されません。

したがって、共有自体によるプール消費は実質ありません。共有するかどうかではなく、フォルダーに入れる内容に注意してください。

個別のストレージ上限があるクライアント

クライアントのドメインにストレージ上限を設定すると、そのドメインのメールボックスは次のように動作します。

• 共有フォルダーは表示されず、ファイルを追加することもできません。共有フォルダーはあなたのアカウントに属し、ほかのクライアントのファイルが入っている可能性があります。
• 所有者は、Webmailからもほかの方法でも、フォルダーをすべてのメールボックスと共有できません。この選択肢は表示されず、操作しても拒否されます。

各メールボックスのWebmail Driveはそのまま使え、クライアントの上限に含まれます。

実用的なワークフロー

小規模チームが新しいアカウントを設定する場合：

1. アカウント所有者が共有予定のAccount Driveフォルダーを作成します。ブランド素材、テンプレート、手順書、顧客納品物などです。
2. 所有者が各フォルダーを共有します。三点メニューを使います。
3. 所有者が最初のファイル一式をアップロードします。メールボックス所有者に表示されます。
4. メールボックス所有者は新しいファイルを追加できます。Webmailから直接追加でき、通常作業で所有者を経由する必要はありません。
5. 財務、人事、税務などの機密フォルダーは所有者が共有しません。ダッシュボードだけに表示されます。

これにより共有と非公開の区別が明確になり、意図しない漏えいを防げます。

次のステップ

• 公開共有リンク：会社外の相手と1ファイルを共有します。
• WebmailのDrive：メールボックス所有者に表示される内容と共有フォルダーの使い方です。
• Trashとファイルの復元：誤って削除した共有フォルダーを復元します。
• Account Driveの最初の手順：基本に戻る場合に参照してください。