مشاركة مجلدات Drive مع فريقك

عندما يشارك مالك الحساب مجلدا، يظهر في Webmail Drive لكل صندوق في الحساب. لا توجد شبكة أذونات لكل صندوق ولا رسالة دعوة ولا خطوة قبول. يكفي مفتاح واحد على المجلد ليراه الجميع.

يشرح هذا الدليل متى تناسب المشاركة وكيف تعمل والحالات الخاصة المهمة، ومنها صناديق البريد في نطاقات عميل له حدّ تخزين، فهي لا ترى المجلدات المشتركة.

طريقتان لمشاركة المجلدات

هناك مساران يؤديان إلى النتيجة نفسها:

1. يشارك مالك الحساب مجلدا موجودا. في Account Drive (/drive)، يفتح قائمة النقاط الثلاث ويختار المشاركة مع جميع صناديق البريد. تراه كل الصناديق في Webmail.

2. يشارك مالك صندوق مجلدا علويا من بريد الويب. في Webmail Drive يمكنه تحديد متاح لجميع صناديق البريد عند إنشاء مجلد علوي، أو اختيار مشاركة مع جميع صناديق البريد من قائمة مجلد علوي موجود. يُنشأ المجلد الجديد مباشرة في Account Drive، أما المجلد الموجود فينتقل إليه بكل ما فيه، وتُحتسب ملفاته بعدها ضمن الحساب لا الصندوق. وفي الحالتين يصبح مشتركا منذ تلك اللحظة.

يناسب المسار الثاني من يدير موردا مشتركا بطبيعته. يمكن لمسؤول التسويق إنشاء "مواد العلامة التجارية" ولمسؤول العمليات إنشاء "أدلة التشغيل". لا داعي للمرور بمالك الحساب لمجرد المشاركة.

في الحالتين يوجد المجلد في Account Drive ويراه الجميع.

ما يراه مالكو الصناديق

تعرض قائمة Webmail Drive منطقتين:

• مجلداتهم الشخصية: أنشؤوها في Webmail Drive الخاص بهم وهي خاصة بهم.
• المجلدات المشتركة: كل ما شاركه مالك الحساب أو مالك صندوق آخر عبر المسار 2.

تحمل المجلدات شارة صغيرة "مشترك". يمكن تصفحها وتنزيل الملفات ورفعها وحذفها مثل المجلدات الخاصة. تمنح المشاركة وصولا كاملا للقراءة والكتابة، وهي ثنائية: مشترك أو غير مشترك. لا يوجد وضع للقراءة فقط.

هذا مقصود لتبسيط القواعد. إذا لم ترد لصندوق أن يكتب في مجلد، فلا تشاركه مع الحساب.

ما تتم مشاركته بالضبط

تشمل المشاركة ثلاثة أشياء:

• كل الملفات الموجودة حاليا تصبح مرئية لكل الصناديق.
• كل المجلدات الفرعية تشارك تكراريا حتى أدنى مستوى.
• كل ما يضاف لاحقا يظهر تلقائيا بلا إجراء إضافي.

لا يمكنك مشاركة مجلد فرعي مع إبقاء الأصل خاصا أو استثناء ملف واحد من مجلد مشترك. تنتقل المشاركة من الأعلى إلى الأسفل فقط. لمزيد من الدقة، أعد تنظيم المجلدات وانقل العناصر الخاصة إلى مجلد غير مشترك.

حدود المشاركة

يُشارك مجلد Account Drive الموجود في مكانه، فلا تُنسخ ملفاته ولا يزيد التخزين. ينطبق حد الترحيل البالغ 1,000 ملف فقط على مجلد شخصي علوي يُنقل إلى Account Drive عبر مسار ترحيل مدعوم.

للمشاركة العادية، أنشئ المحتوى أو انقله أولا إلى مجلد Account Drive ثم استخدم المشاركة مع جميع صناديق البريد. إذا كان المجلد الشخصي أكبر من الحد، فقسمه إلى مجموعات أصغر وأعد المحاولة.

متى تشارك ومتى لا تشارك

شارك عندما:

• يكون المجلد موردا مشتركا مثل مواد العلامة والقوالب وأدلة التشغيل وعروض التهيئة. يستفيد الجميع من نسخة حديثة واحدة.
• كنت ستضطر إلى إرسال نسخ بالبريد. إذا احتاجت ثلاثة صناديق إلى العقود نفسها، شارك المجلد مرة واحدة.
• أردت مسؤولا ظاهرا للموارد. امنح مسؤول التسويق وصولا إلى مواد العلامة دون المرور بمالك الحساب كل مرة.

لا تشارك عندما:

• يحتوي المجلد على مواد حساسة مثل السجلات المالية أو مستندات الموارد البشرية أو محاضر المجلس. احتفظ بها في مجلدات غير مشتركة يراها المالك فقط.
• يكون خاصا بعميل ولا يجوز لعميل آخر رؤيته. أبق مجلدات العملاء خاصة وانقل الملفات اللازمة فقط إلى مجلد تسليمات مشترك، أو امنح كل عميل حدّ تخزين، فيخفي المجلدات المشتركة عن صناديق بريده.
• يكون شخصيا لمالك صندوق. مكان الملفات الشخصية هو Webmail Drive الخاص افتراضيا، لا Account Drive.

إيقاف المشاركة

يمكن لمالك الحساب إلغاؤها في أي وقت: افتح قائمة النقاط الثلاث للمجلد في Account Drive واختر إيقاف المشاركة. ولا يستطيع مالكو الصناديق فعل ذلك من Webmail Drive، لأن المجلد سيختفي عن الجميع، بمن فيهم هم أنفسهم. يعود المجلد للظهور في لوحة التحكم فقط ويختفي من Webmail Drive.

مهم: إيقاف المشاركة لا يحذف الملفات. يبقى كل شيء، لكن مالك الحساب وحده يصل إليه عبر عنوان لوحة التحكم /drive.

إذا كان ملف مفتوحا أو قيد التنزيل عند الإلغاء، فقد تكتمل العملية لأن العنوان كان موقعا بالفعل. يتطلب الوصول اللاحق إعادة تفعيل المشاركة.

إيقاف مشاركة مجلد أنشأه مالك صندوق

في المسار الثاني يشارك مالك صندوق مجلدا علويا مع الحساب. بعد وجوده في Account Drive يصبح المجلد ملكا للحساب، ولا يستطيع إيقاف مشاركته إلا مالك الحساب. ولا يمكن للمنشئ الأصلي إلغاء المشاركة بنفسه.

هذا إجراء حماية مقصود. المجلد الموجود في مساحة الحساب مورد مشترك للشركة، وإيقاف مشاركته يخفيه عن كل الصناديق دفعة واحدة. ولو سُمح للمنشئ بسحبه منفردا لأربك ذلك بقية الفريق، كما أن المجلد لن يعود إلى Drive الخاص به على أي حال: بعد إيقاف المشاركة يبقى في Account Drive.

إذا أراد المنشئ استعادة عمله كملفات خاصة في صندوقه، فإنه يطلب ذلك من مالك الحساب. لا ينتقل شيء إلى Drive المنشئ من تلقاء نفسه: يستطيع مالك الحساب تنزيل الملفات التي يحتاجها المنشئ من Account Drive وتسليمها إليه، ثم يرفعها المنشئ إلى Webmail Drive الخاص به.

المشاركة والمهملات

ينتقل المجلد المشترك المحذوف إلى المهملات. هناك:

• تكون المشاركة متوقفة مؤقتا ولا تراه الصناديق.
• تبدأ مدة الاحتفاظ البالغة 30 يوما.
• تظل وحدات البايت محسوبة ضمن التخزين.

عند استعادة المجلد تنشط المشاركة تلقائيا بلا حاجة إلى مفتاح جديد. الحذف النهائي من المهملات يزيل المجلد والمشاركة.

المشاركة والتخزين

لا يُحسب المجلد المشترك مرتين. توجد نسخة واحدة من كل ملف ويمكن الوصول إليها من أماكن متعددة. ملف بحجم 1 GB يُحسب مرة واحدة لا مرة لكل صندوق.

لذلك لا تكلف المشاركة مساحة إضافية عمليا. اهتم بمحتوى المجلد لا بمشاركته.

العملاء الذين لديهم حدّ تخزين خاص

إذا منحت نطاقات عميل حدّ تخزين، تعمل صناديق البريد في هذه النطاقات بشكل مختلف:

• لا ترى أي مجلد مشترك ولا يمكنها إضافة ملفات إليه. المجلدات المشتركة تخص حسابك، وقد تحتوي على ملفات عملاء آخرين.
• لا يستطيع أصحابها مشاركة مجلد مع جميع صناديق البريد، لا من بريد الويب ولا من أي مكان آخر. يكون الخيار مخفيًا، وتُرفض أي محاولة.

يظل Webmail Drive الخاص بها يعمل، ويُحتسب ضمن حد العميل.

سير عمل عملي

لفريق صغير يعد حسابا جديدا:

1. ينشئ المالك مجلدات Account Drive التي سيشاركها، مثل مواد العلامة والقوالب وأدلة التشغيل وتسليمات العملاء.
2. يشارك المالك كل مجلد من قائمة النقاط الثلاث.
3. يرفع المالك الملفات الأولية فتراها الصناديق.
4. يضيف مالكو الصناديق ملفات جديدة مباشرة من Webmail بلا وسيط للإضافات المعتادة.
5. المجلدات الحساسة مثل المالية والموارد البشرية والضرائب لا يشاركها المالك، وتبقى في لوحة التحكم فقط.

يحافظ ذلك على وضوح الفرق بين الخاص والمشترك ويمنع التسريب غير المقصود.

الخطوات التالية

• روابط المشاركة العامة، لمشاركة ملف واحد خارج الشركة.
• Drive في Webmail، ما يراه مالكو الصناديق وكيف يستخدمون المجلدات المشتركة.
• المهملات واستعادة الملفات، لاستعادة مجلد مشترك حُذف خطأ.
• Account Drive: الخطوات الأولى، للعودة إلى الأساسيات.