Drive-mappen delen met je team

Wanneer de accounteigenaar een map deelt, verschijnt deze in webmail Drive van elke mailbox in het account. Er is geen machtigingenraster per mailbox, uitnodigingsmail of acceptatiestap. Eén schakelaar op de map maakt haar zichtbaar voor iedereen in het account.

Deze gids legt uit wanneer delen zinvol is, hoe het werkt en welke uitzonderingen belangrijk zijn, waaronder mailboxen in de domeinen van een klant met een opslaglimiet, die geen gedeelde mappen zien.

Twee manieren waarop mappen worden gedeeld

Twee routes leiden tot hetzelfde resultaat:

1. De accounteigenaar deelt een bestaande map. In Account Drive (/drive) zoekt de eigenaar de map, opent het menu met drie puntjes en kiest Delen met alle mailboxen. Elke mailbox ziet de map daarna in webmail.

2. Een mailboxeigenaar deelt een map op het hoogste niveau vanuit webmail. In webmail Drive kan deze bij het maken van een map op het hoogste niveau Beschikbaar voor alle mailboxen aanvinken, of in het menu van een bestaande map op het hoogste niveau Met alle mailboxen delen kiezen. Een nieuwe map wordt rechtstreeks in Account Drive gemaakt; een bestaande map verhuist er met al haar inhoud naartoe, en haar bestanden tellen dan mee voor het account in plaats van voor de mailbox. In beide gevallen is de map vanaf dat moment gedeeld.

De tweede route is bedoeld wanneer een mailboxeigenaar de logische beheerder van een gedeelde bron is. Marketing kan 'Merkmateriaal' maken en Operations 'Draaiboeken'. Alles alleen voor het delen via de accounteigenaar laten lopen geeft onnodige wrijving.

In beide gevallen staat de resulterende map in Account Drive en is zij voor iedereen zichtbaar.

Wat mailboxeigenaren zien

In webmail Drive toont de bestandslijst twee zones:

• Hun persoonlijke mappen: gemaakt in hun eigen webmail Drive en privé voor hen.
• Gedeelde mappen: alle mappen die de accounteigenaar of een andere mailboxeigenaar via route 2 met het account heeft gedeeld.

Een kleine badge 'Gedeeld' markeert deze mappen. Mailboxeigenaren kunnen erin bladeren, downloaden, uploaden en verwijderen zoals in hun eigen mappen. Delen geeft volledige lees- en schrijftoegang. Het is binair: gedeeld of niet. Er is geen alleen-lezenmodus.

Dit model is bewust eenvoudig. Deel een map niet met het account als een mailbox er niet in mag schrijven.

Wat precies wordt gedeeld

Het delen van een map omvat drie dingen:

• Alle bestanden die er al in staan worden zichtbaar voor alle mailboxen.
• Alle submappen worden recursief tot het diepste niveau meegenomen.
• Alles wat later wordt toegevoegd wordt zonder extra handeling automatisch zichtbaar.

Je kunt geen submap delen terwijl de bovenliggende map privé blijft en geen afzonderlijk bestand in een gedeelde map uitsluiten. Delen werkt alleen van boven naar beneden. Voor een fijnere scheiding herstructureer je de mappen en verplaats je privé-items naar een niet-gedeelde map.

Limieten voor delen

Een bestaande Account Drive-map wordt op haar huidige plaats gedeeld. Er worden geen bestanden gekopieerd en geen extra opslag gebruikt. De migratielimiet van 1,000 bestanden geldt alleen voor een persoonlijke hoofdmap die via een ondersteunde migratiestroom naar Account Drive wordt verplaatst.

Voor normaal delen vanuit het dashboard maak of verplaats je de inhoud eerst naar een Account Drive-map en gebruik je Delen met alle mailboxen. Meldt de migratie dat een persoonlijke map te groot is, splits deze dan in kleinere groepen en probeer opnieuw.

Wanneer wel en niet delen

Deel wanneer:

• De map een gedeelde bron is, zoals merkmateriaal, sjablonen, draaiboeken of onboardingpresentaties. Iedereen gebruikt één actuele kopie.
• Je anders kopieën rond zou mailen. Als drie mailboxen dezelfde contracten nodig hebben, deel je de map één keer.
• Je een zichtbare beheerder wilt. Als marketing het merkmateriaal bijhoudt, geef je toegang tot die map zonder omweg via de accounteigenaar.

Deel niet wanneer:

• De map gevoelig materiaal bevat, zoals financiële gegevens, HR-documenten of bestuursnotulen. Bewaar dit in niet-gedeelde Account Drive-mappen die alleen de eigenaar ziet.
• De map voor één klant is en een andere klant haar nooit mag zien. Houd klantmappen privé en verplaats alleen relevante bestanden naar een gedeelde oplevermap, of geef elke klant een opslaglimiet, waardoor gedeelde mappen voor de mailboxen van die klant verborgen blijven.
• De map persoonlijk is voor één mailboxeigenaar. Persoonlijke bestanden horen in het standaard privé webmail Drive, niet in Account Drive.

Stoppen met delen

De accounteigenaar kan delen altijd intrekken: open in Account Drive het menu met drie puntjes van de map en kies Delen stoppen. Mailboxeigenaren kunnen dit niet vanuit webmail Drive doen: de map zou dan voor iedereen verdwijnen, ook voor henzelf. De map wordt weer alleen in het dashboard zichtbaar en verdwijnt uit webmail Drive.

Belangrijk: stoppen met delen verwijdert geen bestanden. Alles blijft in de map, maar alleen de accounteigenaar kan haar bereiken via de dashboard-URL /drive.

Was een bestand geopend of werd het gedownload toen de toegang werd ingetrokken, dan kan die handeling nog worden voltooid omdat de URL al was ondertekend. Voor toekomstige toegang moet delen opnieuw worden ingeschakeld.

Stoppen met delen van een door een mailbox gemaakte map

Bij de tweede route deelt een mailboxeigenaar een map op het hoogste niveau met het account. Zodra zij in Account Drive bestaat, hoort zij bij het account en kan alleen de accounteigenaar het delen stoppen. De oorspronkelijke maker kan dat niet zelf.

Die beveiliging is bewust. Een map in de accountbrede ruimte behoort tot de gedeelde bedrijfsbronnen, en stoppen met delen verbergt haar in één keer voor alle mailboxen. Als de maker haar op eigen houtje kon terugtrekken, zou dat verwarrend zijn voor de rest van het team, en de map zou toch niet terugkeren naar de privé-Drive van de maker: na het stoppen met delen blijft zij in Account Drive.

Wil de maker het werk terug als privébestanden van de mailbox, dan vraagt die het aan de accounteigenaar. Niets gaat vanzelf naar de Drive van de maker: de accounteigenaar kan de benodigde bestanden uit Account Drive downloaden en doorgeven, waarna de maker ze uploadt naar de eigen webmail Drive.

Delen en Prullenbak

Een verwijderde gedeelde map gaat naar de Prullenbak. Daar geldt:

• Delen is gepauzeerd en mailboxeigenaren zien de map niet meer.
• De bewaartermijn van 30 dagen begint.
• De bytes blijven meetellen voor de opslagpool.

Als je de map herstelt, wordt delen automatisch opnieuw geactiveerd. Je hoeft niets opnieuw in te schakelen. Definitief verwijderen uit de Prullenbak verwijdert de map en de deling.

Delen en opslag

Een gedeelde map telt niet dubbel. Elk bestand heeft één kopie die vanaf meerdere plaatsen toegankelijk is. Een bestand van 1 GB telt eenmaal, niet eenmaal per mailbox.

Delen kost qua poolgebruik dus vrijwel niets. Let op wat je in de map zet, niet op het delen zelf.

Klanten met een eigen opslaglimiet

Geef je de domeinen van een klant een opslaglimiet, dan werken de mailboxen in die domeinen anders:

• Ze zien geen enkele gedeelde map en kunnen er geen bestanden aan toevoegen. Gedeelde mappen horen bij je account en kunnen bestanden van andere klanten bevatten.
• Hun eigenaars kunnen geen map met alle mailboxen delen, niet vanuit de webmail en ook niet ergens anders. De optie is verborgen en elke poging wordt geweigerd.

Hun eigen webmail Drive blijft werken en telt mee voor de limiet van de klant.

Een praktische werkwijze

Voor een klein team dat een nieuw account inricht:

1. De accounteigenaar maakt Account Drive-mappen om te delen, zoals Merkmateriaal, Sjablonen, Draaiboeken en Klantopleveringen.
2. De eigenaar deelt elke map via het menu met drie puntjes.
3. De eigenaar uploadt de eerste bestanden. Mailboxeigenaren zien ze meteen.
4. Mailboxeigenaren kunnen nieuwe bestanden toevoegen vanuit webmail, zonder omweg voor gewone toevoegingen.
5. Gevoelige mappen, zoals Financiën, HR en Belastingen, deelt de eigenaar niet. Deze blijven alleen in het dashboard.

Zo blijft het onderscheid tussen gedeeld en privé helder en voorkom je onbedoelde blootstelling.

Volgende stappen

• Openbare deellinks, om één bestand buiten het bedrijf te delen.
• Drive in webmail, wat mailboxeigenaren zien en hoe zij gedeelde mappen gebruiken.
• Prullenbak en bestandsherstel, om een per ongeluk verwijderde gedeelde map te herstellen.
• Account Drive: eerste stappen, om terug te gaan naar de basis.