Ordner in TrekMail Drive mit dem Team teilen

Wenn der Kontoinhaber einen Ordner freigibt, erscheint er im Webmail Drive jedes Postfachs des Kontos. Es gibt weder eine Berechtigungsmatrix pro Postfach noch eine Einladungs-E-Mail oder einen Annahmeschritt. Ein Schalter am Ordner genügt, damit ihn alle im Konto sehen.

Dieser Leitfaden erklärt, wann eine Freigabe sinnvoll ist, wie sie funktioniert und welche Sonderfälle wichtig sind, darunter Postfächer in Domains eines Kunden mit Speicherlimit, die keine freigegebenen Ordner sehen.

Zwei Wege zu einem freigegebenen Ordner

Es gibt zwei Wege zur Freigabe, die zum selben Ergebnis führen:

1. Der Kontoinhaber gibt einen vorhandenen Ordner frei. In Account Drive (/drive) sucht der Inhaber den Ordner, öffnet sein Dreipunktmenü und wählt Mit allen Postfächern teilen. Danach sieht jedes Postfach den Ordner im Webmail.

2. Ein Postfachinhaber gibt einen Ordner auf oberster Ebene im Webmail frei. Im Webmail Drive kann er beim Erstellen eines Ordners auf oberster Ebene Für alle Postfächer verfügbar aktivieren oder im Menü eines vorhandenen Ordners auf oberster Ebene Mit allen Postfächern teilen wählen. Ein neuer Ordner wird direkt in Account Drive erstellt; ein vorhandener wird mit seinem gesamten Inhalt dorthin verschoben, und seine Dateien zählen dann zum Konto statt zum Postfach. In beiden Fällen ist er ab diesem Moment freigegeben.

Der zweite Weg eignet sich, wenn ein Postfachinhaber eine gemeinsame Ressource verwaltet. Die Marketingleitung kann „Markenmaterial“ erstellen, die Betriebsleitung „Runbooks“. Diese Vorgänge nur für die Freigabe über den Kontoinhaber zu leiten wäre unnötig umständlich.

In beiden Fällen liegt der Ordner anschließend in Account Drive und ist für alle sichtbar.

Was Postfachinhaber sehen

Im Webmail Drive sehen Postfachinhaber zwei Bereiche:

• Eigene persönliche Ordner: im eigenen Webmail Drive erstellt und nur für sie sichtbar.
• Freigegebene Ordner: alle Ordner, die der Kontoinhaber oder ein anderer Postfachinhaber über Weg 2 für das Konto freigegeben hat.

Freigegebene Ordner tragen ein kleines „Freigegeben“-Abzeichen. Postfachinhaber können sie wie eigene Ordner durchsuchen und darin Dateien herunterladen, hochladen und löschen. Die Freigabe gewährt vollständigen Lese- und Schreibzugriff. Sie ist binär: freigegeben oder nicht. Einen Nur-Lese-Modus gibt es nicht.

Dieses Modell ist beabsichtigt und hält die Regeln einfach. Wenn ein Postfach nicht in einen Ordner schreiben darf, geben Sie ihn nicht für das Konto frei.

Was genau freigegeben wird

Eine Ordnerfreigabe umfasst drei Dinge:

• Alle aktuell enthaltenen Dateien: Sie werden für alle Postfächer sichtbar.
• Alle Unterordner: rekursiv bis zur untersten Ebene.
• Alle später hinzugefügten Inhalte: Eine morgen hochgeladene Datei ist ohne weitere Aktion automatisch für das Team sichtbar.

Umgekehrt können Sie keinen Unterordner freigeben, während sein übergeordneter Ordner privat bleibt, und keine einzelne Datei in einem freigegebenen Ordner aus der Freigabe nehmen. Freigaben gelten nur von oben nach unten. Für eine feinere Trennung strukturieren Sie die Ordner neu und verschieben private Inhalte in einen nicht freigegebenen Ordner.

Freigabegrenzen

Ein vorhandener Account-Drive-Ordner wird an seinem Speicherort freigegeben. Es werden keine Dateien kopiert und kein zusätzlicher Speicher belegt. Die Migrationsgrenze von 1,000 Dateien gilt nur für einen persönlichen Ordner auf oberster Ebene, der über einen unterstützten Migrationsablauf in Account Drive verschoben wird.

Für eine normale Dashboard-Freigabe erstellen oder verschieben Sie die Inhalte zuerst in einen Account-Drive-Ordner und wählen dann Mit allen Postfächern teilen. Meldet eine persönliche Ordnermigration, dass der Ordner zu groß ist, teilen Sie ihn vor einem erneuten Versuch in kleinere Gruppen auf.

Wann Sie freigeben sollten und wann nicht

Geben Sie einen Ordner frei, wenn:

• Er eine gemeinsame Ressource enthält, etwa Markenmaterial, Vorlagen, Runbooks oder Onboarding-Präsentationen. Alle profitieren von einer einzigen aktuellen Kopie.
• Sie sonst Kopien per E-Mail verteilen würden. Benötigen drei Postfächer dieselben Verträge, geben Sie den Ordner einmal frei, statt sie jedes Mal anzuhängen.
• Sie einen öffentlich zuständigen Verwalter möchten. Ist die Marketingleitung für aktuelle Markenmaterialien verantwortlich, geben Sie ihr Zugriff auf den Ordner und vermeiden Sie den Umweg über den Kontoinhaber.

Geben Sie nicht frei, wenn:

• Der Ordner sensible Inhalte wie Finanzunterlagen, Personalakten oder Vorstandsprotokolle enthält. Bewahren Sie diese in nicht freigegebenen Account-Drive-Ordnern auf, die nur der Inhaber sieht.
• Der Ordner zu einem Kunden gehört und ein anderer Kunde ihn niemals sehen darf. Lassen Sie Kundenordner privat und verschieben Sie nur relevante Dateien in einen freigegebenen Lieferordner, oder geben Sie jedem Kunden ein Speicherlimit, das freigegebene Ordner vor seinen Postfächern verbirgt.
• Der Ordner für einen Postfachinhaber persönlich ist. Persönliche Dateien gehören in das standardmäßig private Webmail Drive und nicht in Account Drive.

Freigabe beenden

Der Kontoinhaber kann eine Freigabe jederzeit widerrufen: Öffnen Sie in Account Drive das Dreipunktmenü des Ordners und wählen Sie Freigabe beenden. Postfachinhaber können das im Webmail Drive nicht tun: Der Ordner würde für alle verschwinden, auch für sie selbst. Der Ordner ist danach nur noch im Dashboard sichtbar und verschwindet aus dem Webmail Drive der Postfachinhaber.

Wichtig: Das Beenden einer Freigabe löscht keine Dateien. Alle Inhalte bleiben erhalten, aber nur der Kontoinhaber erreicht sie über die Dashboard-URL /drive.

War beim Widerruf eine Datei geöffnet oder wurde heruntergeladen, kann dieser Vorgang noch abgeschlossen werden, da die URL bereits signiert war. Künftiger Zugriff erfordert eine erneute Freigabe.

Freigabe eines von einem Postfachinhaber erstellten Ordners beenden

Beim zweiten Weg gibt ein Postfachinhaber einen Ordner auf oberster Ebene für das Konto frei. Sobald er in Account Drive liegt, gehört er dem Konto, und nur der Kontoinhaber kann die Freigabe beenden. Der ursprüngliche Ersteller kann sie nicht selbst aufheben.

Diese Schutzregel ist beabsichtigt. Ein Ordner im kontoweiten Bereich gehört zu den gemeinsamen Unternehmensressourcen, und das Beenden der Freigabe blendet ihn für alle Postfächer zugleich aus. Könnte ihn der Ersteller einseitig zurückziehen, wäre das für das übrige Team verwirrend, und in sein privates Drive käme der Ordner ohnehin nicht zurück: Nach dem Beenden der Freigabe bleibt er in Account Drive.

Möchte der Ersteller seine Arbeit als private Postfachdateien zurück, wendet er sich an den Kontoinhaber. Von selbst wandert nichts in sein Drive: Der Kontoinhaber kann die benötigten Dateien aus Account Drive herunterladen und weitergeben, und der Ersteller lädt sie in sein eigenes Webmail Drive hoch.

Freigaben und Papierkorb

Ein gelöschter freigegebener Ordner landet im Papierkorb. Dort gilt:

• Die Freigabe ist pausiert. Postfachinhaber sehen ihn nicht mehr im Webmail Drive.
• Die Aufbewahrungsfrist von 30 Tagen beginnt.
• Die Bytes werden weiterhin auf das Speicherkontingent angerechnet.

Bei einer Wiederherstellung aus dem Papierkorb wird die Freigabe automatisch reaktiviert. Sie müssen nichts erneut einschalten. Endgültiges Löschen aus dem Papierkorb entfernt Ordner und Freigabe.

Freigaben und Speicher

Ein freigegebener Ordner wird nicht doppelt angerechnet. Von jeder Datei existiert eine Kopie, die über mehrere Orte zugänglich ist. Eine 1 GB große Datei in einem freigegebenen Ordner zählt einmal und nicht einmal pro Postfach.

Für den Verbrauch des Kontingents ist die Freigabe daher praktisch kostenlos. Entscheidend ist der Ordnerinhalt, nicht die Freigabe selbst.

Kunden mit eigenem Speicherlimit

Wenn Sie den Domains eines Kunden ein Speicherlimit geben, verhalten sich die Postfächer dieser Domains anders:

• Sie sehen keinen freigegebenen Ordner und können dort keine Dateien ablegen. Freigegebene Ordner gehören Ihrem Konto, und darin können Dateien anderer Kunden liegen.
• Ihre Inhaber können keinen Ordner mit allen Postfächern teilen, weder im Webmail noch anderswo. Die Option ist ausgeblendet, und jeder Versuch wird abgelehnt.

Ihr eigenes Webmail Drive funktioniert weiter und zählt zum Limit des Kunden.

Ein praktischer Ablauf

Für ein kleines Team mit einem neuen Konto:

1. Der Kontoinhaber erstellt die Account-Drive-Ordner, die freigegeben werden sollen, etwa Markenmaterial, Vorlagen, Runbooks und Kundenlieferungen.
2. Der Inhaber gibt jeden Ordner über das Dreipunktmenü für das Konto frei.
3. Der Inhaber lädt die ersten Dateien in die Ordner hoch. Postfachinhaber sehen sie sofort.
4. Postfachinhaber können neue Dateien direkt aus dem Webmail in freigegebene Ordner legen. Für alltägliche Ergänzungen ist kein Umweg erforderlich.
5. Sensible Ordner wie Finanzen, Personal und Steuern gibt der Inhaber nicht frei. Sie bleiben auf das Dashboard beschränkt.

So bleibt die Trennung zwischen gemeinsam und privat klar und versehentliche Offenlegung wird vermieden.

Nächste Schritte

• Öffentliche Freigabelinks, um eine einzelne Datei außerhalb des Unternehmens zu teilen.
• Drive im Webmail, was Postfachinhaber sehen und wie sie freigegebene Ordner verwenden.
• Papierkorb und Dateiwiederherstellung, um versehentlich gelöschte freigegebene Ordner wiederherzustellen.
• Account Drive: Erste Schritte, wenn Sie die Grundlagen übersprungen haben.