Ordner in TrekMail Drive mit dem Team teilen

Wenn der Kontoinhaber einen Ordner freigibt, erscheint er im Webmail Drive jedes Postfachs des Kontos. Es gibt weder eine Berechtigungsmatrix pro Postfach noch eine Einladungs-E-Mail oder einen Annahmeschritt. Ein Schalter am Ordner genügt, damit ihn alle im Konto sehen.

Dieser Leitfaden erklärt, wann eine Freigabe sinnvoll ist, wie sie funktioniert und welche Sonderfälle wichtig sind.

Zwei Wege zu einem freigegebenen Ordner

Es gibt zwei Wege zur Freigabe, die zum selben Ergebnis führen:

1. Der Kontoinhaber gibt einen vorhandenen Ordner frei. In Account Drive (/drive) sucht der Inhaber den Ordner, öffnet sein Dreipunktmenü und wählt Für Konto freigeben. Danach sieht jedes Postfach den Ordner im Webmail.

2. Ein Postfachinhaber erstellt einen freigegebenen Ordner auf oberster Ebene. Beim Erstellen eines neuen Ordners auf oberster Ebene im Webmail Drive kann er Für Konto freigeben markieren. Der Ordner wird direkt in Account Drive und nicht im privaten Postfachbereich erstellt und ist sofort freigegeben.

Der zweite Weg eignet sich, wenn ein Postfachinhaber eine gemeinsame Ressource verwaltet. Die Marketingleitung kann „Markenmaterial“ erstellen, die Betriebsleitung „Runbooks“. Diese Vorgänge nur für die Freigabe über den Kontoinhaber zu leiten wäre unnötig umständlich.

In beiden Fällen liegt der Ordner anschließend in Account Drive und ist für alle sichtbar.

Was Postfachinhaber sehen

Im Webmail Drive sehen Postfachinhaber zwei Bereiche:

• Eigene persönliche Ordner: im eigenen Webmail Drive erstellt und nur für sie sichtbar.
• Freigegebene Ordner: alle Ordner, die der Kontoinhaber oder ein anderer Postfachinhaber über Weg 2 für das Konto freigegeben hat.

Freigegebene Ordner tragen ein kleines „Freigegeben“-Abzeichen. Postfachinhaber können sie wie eigene Ordner durchsuchen und darin Dateien herunterladen, hochladen und löschen. Die Freigabe gewährt vollständigen Lese- und Schreibzugriff. Sie ist binär: freigegeben oder nicht. Einen Nur-Lese-Modus gibt es nicht.

Dieses Modell ist beabsichtigt und hält die Regeln einfach. Wenn ein Postfach nicht in einen Ordner schreiben darf, geben Sie ihn nicht für das Konto frei.

Was genau freigegeben wird

Eine Ordnerfreigabe umfasst drei Dinge:

• Alle aktuell enthaltenen Dateien: Sie werden für alle Postfächer sichtbar.
• Alle Unterordner: rekursiv bis zur untersten Ebene.
• Alle später hinzugefügten Inhalte: Eine morgen hochgeladene Datei ist ohne weitere Aktion automatisch für das Team sichtbar.

Umgekehrt können Sie keinen Unterordner freigeben, während sein übergeordneter Ordner privat bleibt, und keine einzelne Datei in einem freigegebenen Ordner aus der Freigabe nehmen. Freigaben gelten nur von oben nach unten. Für eine feinere Trennung strukturieren Sie die Ordner neu und verschieben private Inhalte in einen nicht freigegebenen Ordner.

Freigabegrenzen

Ein vorhandener Account-Drive-Ordner wird an seinem Speicherort freigegeben. Es werden keine Dateien kopiert und kein zusätzlicher Speicher belegt. Die Migrationsgrenze von 1,000 Dateien gilt nur für einen persönlichen Ordner auf oberster Ebene, der über einen unterstützten Migrationsablauf in Account Drive verschoben wird.

Für eine normale Dashboard-Freigabe erstellen oder verschieben Sie die Inhalte zuerst in einen Account-Drive-Ordner und wählen dann Für Konto freigeben. Meldet eine persönliche Ordnermigration, dass der Ordner zu groß ist, teilen Sie ihn vor einem erneuten Versuch in kleinere Gruppen auf.

Wann Sie freigeben sollten und wann nicht

Geben Sie einen Ordner frei, wenn:

• Er eine gemeinsame Ressource enthält, etwa Markenmaterial, Vorlagen, Runbooks oder Onboarding-Präsentationen. Alle profitieren von einer einzigen aktuellen Kopie.
• Sie sonst Kopien per E-Mail verteilen würden. Benötigen drei Postfächer dieselben Verträge, geben Sie den Ordner einmal frei, statt sie jedes Mal anzuhängen.
• Sie einen öffentlich zuständigen Verwalter möchten. Ist die Marketingleitung für aktuelle Markenmaterialien verantwortlich, geben Sie ihr Zugriff auf den Ordner und vermeiden Sie den Umweg über den Kontoinhaber.

Geben Sie nicht frei, wenn:

• Der Ordner sensible Inhalte wie Finanzunterlagen, Personalakten oder Vorstandsprotokolle enthält. Bewahren Sie diese in nicht freigegebenen Account-Drive-Ordnern auf, die nur der Inhaber sieht.
• Der Ordner zu einem Kunden gehört und ein anderer Kunde ihn niemals sehen darf. Verwenden Sie getrennte Konten oder lassen Sie Kundenordner privat und verschieben Sie nur relevante Dateien in einen freigegebenen Lieferordner.
• Der Ordner für einen Postfachinhaber persönlich ist. Persönliche Dateien gehören in das standardmäßig private Webmail Drive und nicht in Account Drive.

Freigabe beenden

Der Inhaber kann eine Freigabe jederzeit widerrufen. Öffnen Sie das Dreipunktmenü des Ordners und wählen Sie Freigabe beenden. Der Ordner ist danach nur noch im Dashboard sichtbar und verschwindet aus dem Webmail Drive der Postfachinhaber.

Wichtig: Das Beenden einer Freigabe löscht keine Dateien. Alle Inhalte bleiben erhalten, aber nur der Kontoinhaber erreicht sie über die Dashboard-URL /drive.

War beim Widerruf eine Datei geöffnet oder wurde heruntergeladen, kann dieser Vorgang noch abgeschlossen werden, da die URL bereits signiert war. Künftiger Zugriff erfordert eine erneute Freigabe.

Freigabe eines von einem Postfachinhaber erstellten Ordners beenden

Beim zweiten Weg erstellt ein Postfachinhaber einen Ordner und gibt ihn sofort für das Konto frei. Sobald er in Account Drive liegt, kann nur der Kontoinhaber die Freigabe beenden. Der ursprüngliche Ersteller kann sie nicht selbst aufheben.

Diese Schutzregel ist beabsichtigt. Ein Ordner im kontoweiten Bereich gehört zu den gemeinsamen Unternehmensressourcen. Könnte ihn der Ersteller einseitig zurückziehen, wäre das für das übrige Team verwirrend.

Möchte der Ersteller seine Arbeit als private Postfachdatei zurück, gilt dieser Ablauf: Kontoinhaber um das Beenden der Freigabe bitten → der Ordner bleibt nur für den Inhaber sichtbar in Account Drive → der Inhaber verschiebt geeignete Dateien zum Ersteller zurück.

Freigaben und Papierkorb

Ein gelöschter freigegebener Ordner landet im Papierkorb. Dort gilt:

• Die Freigabe ist pausiert. Postfachinhaber sehen ihn nicht mehr im Webmail Drive.
• Die Aufbewahrungsfrist von 30 Tagen beginnt.
• Die Bytes werden weiterhin auf das Speicherkontingent angerechnet.

Bei einer Wiederherstellung aus dem Papierkorb wird die Freigabe automatisch reaktiviert. Sie müssen nichts erneut einschalten. Endgültiges Löschen aus dem Papierkorb entfernt Ordner und Freigabe.

Freigaben und Speicher

Ein freigegebener Ordner wird nicht doppelt angerechnet. Von jeder Datei existiert eine Kopie, die über mehrere Orte zugänglich ist. Eine 1 GB große Datei in einem freigegebenen Ordner zählt einmal und nicht einmal pro Postfach.

Für den Verbrauch des Kontingents ist die Freigabe daher praktisch kostenlos. Entscheidend ist der Ordnerinhalt, nicht die Freigabe selbst.

Ein praktischer Ablauf

Für ein kleines Team mit einem neuen Konto:

1. Der Kontoinhaber erstellt die Account-Drive-Ordner, die freigegeben werden sollen, etwa Markenmaterial, Vorlagen, Runbooks und Kundenlieferungen.
2. Der Inhaber gibt jeden Ordner über das Dreipunktmenü für das Konto frei.
3. Der Inhaber lädt die ersten Dateien in die Ordner hoch. Postfachinhaber sehen sie sofort.
4. Postfachinhaber können neue Dateien direkt aus dem Webmail in freigegebene Ordner legen. Für alltägliche Ergänzungen ist kein Umweg erforderlich.
5. Sensible Ordner wie Finanzen, Personal und Steuern gibt der Inhaber nicht frei. Sie bleiben auf das Dashboard beschränkt.

So bleibt die Trennung zwischen gemeinsam und privat klar und versehentliche Offenlegung wird vermieden.

Nächste Schritte

• Öffentliche Freigabelinks, um eine einzelne Datei außerhalb des Unternehmens zu teilen.
• Drive im Webmail, was Postfachinhaber sehen und wie sie freigegebene Ordner verwenden.
• Papierkorb und Dateiwiederherstellung, um versehentlich gelöschte freigegebene Ordner wiederherzustellen.
• Account Drive: Erste Schritte, wenn Sie die Grundlagen übersprungen haben.