Compartilhar pastas do Drive com sua equipe

Quando o titular da conta compartilha uma pasta, ela aparece no webmail Drive de todas as caixas postais da conta. Não há grade de permissões por caixa, email de convite nem etapa de aceitação. Basta um controle na pasta para que todos da conta possam vê-la.

Este guia explica quando o compartilhamento faz sentido, como funciona e quais casos extremos importam.

Duas maneiras de compartilhar pastas

Há dois caminhos para o estado compartilhado, ambos com o mesmo resultado:

1. O titular compartilha uma pasta existente. No Account Drive (/drive), ele localiza a pasta, abre o menu de três pontos e escolhe Compartilhar com a conta. Todas as caixas passam a vê-la no webmail.

2. O titular de uma caixa cria uma pasta compartilhada no nível superior. Ao criar uma nova pasta desse nível no webmail Drive, ele pode marcar Compartilhar com a conta. A pasta é criada diretamente no Account Drive, não no espaço privado da caixa, e já nasce compartilhada.

O segundo caminho serve quando o titular de uma caixa é o responsável natural por um recurso comum. A pessoa de marketing pode criar “Ativos da marca” e a de operações, “Procedimentos”. Encaminhar tudo pelo titular da conta apenas para compartilhar cria atrito desnecessário.

Nos dois casos, a pasta resultante fica no Account Drive e todos podem vê-la.

O que os titulares das caixas veem

Ao abrir o webmail Drive, eles veem duas áreas:

• Suas pastas pessoais: criadas no próprio webmail Drive e privadas para eles.
• Pastas compartilhadas: todas as pastas que o titular da conta ou outro titular pelo caminho 2 compartilhou com a conta.

Uma pequena indicação “Compartilhada” identifica essas pastas. Os titulares podem navegar, baixar, enviar e excluir arquivos nelas como nas próprias pastas. Compartilhar concede acesso completo de leitura e gravação. O modelo é binário: compartilhada ou não. Não existe modo somente leitura.

Isso é intencional e mantém as regras simples. Se não quiser que uma caixa grave em uma pasta, não a compartilhe com a conta.

O que é compartilhado exatamente

Ao compartilhar uma pasta, três coisas acontecem:

• Todos os arquivos que já estão nela ficam visíveis para todas as caixas.
• Todas as subpastas são incluídas recursivamente até o último nível.
• Tudo que for adicionado depois fica visível automaticamente, sem outra ação.

Você não pode compartilhar uma subpasta mantendo a pasta superior privada nem retirar um único arquivo do compartilhamento. Ele funciona apenas de cima para baixo. Para uma divisão mais granular, reorganize as pastas e mova o que deve ficar privado para uma pasta não compartilhada.

Limites do compartilhamento

Uma pasta existente do Account Drive é compartilhada no próprio local, sem copiar arquivos nem aumentar o armazenamento usado. O limite de migração de 1,000 arquivos só se aplica a uma pasta pessoal no nível superior que esteja sendo movida para o Account Drive por um fluxo de migração compatível.

Para compartilhar normalmente pelo Painel, crie ou mova primeiro o conteúdo para uma pasta do Account Drive e use Compartilhar com a conta. Se a migração informar que uma pasta pessoal é grande demais, divida-a em grupos menores e tente novamente.

Quando compartilhar e quando não compartilhar

Compartilhe quando:

• A pasta for um recurso comum, como ativos da marca, modelos, procedimentos ou apresentações de integração. Todos aproveitam uma única cópia atualizada.
• Caso contrário, você estaria enviando cópias por email. Se três caixas precisam dos mesmos contratos, compartilhe uma vez em vez de anexá-los sempre.
• Você quiser um responsável visível. Se marketing mantém os ativos da marca, dê acesso à pasta e elimine o caminho de ida e volta pelo titular.

Não compartilhe quando:

• A pasta contiver material sensível, como registros financeiros, documentos de RH ou atas da diretoria. Mantenha tudo em pastas não compartilhadas que só o titular vê.
• Ela for específica de um cliente e outro cliente nunca puder vê-la. Use contas separadas ou mantenha as pastas privadas e leve apenas os arquivos relevantes para uma pasta compartilhada de entregas.
• A pasta for pessoal para o titular de uma caixa. Arquivos pessoais pertencem ao webmail Drive, privado por padrão, não ao Account Drive.

Como parar de compartilhar

O titular pode revogar o compartilhamento a qualquer momento. Abra o menu de três pontos e escolha Parar de compartilhar. A pasta volta a aparecer somente no Painel e some do webmail Drive das caixas.

Importante: parar de compartilhar não exclui arquivos. Todo o conteúdo permanece na pasta, mas apenas o titular pode acessá-lo pelo URL /drive do Painel.

Se alguém estava com um arquivo aberto ou baixando no momento da revogação, a operação pode terminar porque o URL já estava assinado. O acesso futuro exige reativar o compartilhamento.

Parar de compartilhar uma pasta criada por uma caixa

No segundo caminho, o titular de uma caixa cria e compartilha a pasta ao mesmo tempo. Depois que ela existe no Account Drive, somente o titular da conta pode parar de compartilhá-la. O criador original não pode fazer isso sozinho.

Essa proteção é deliberada. Uma pasta no espaço de toda a conta passa a integrar os recursos comuns da empresa. Permitir que o criador a retire unilateralmente confundiria o restante da equipe.

Se o criador quiser recuperar o trabalho como arquivo privado, o fluxo é: pedir ao titular que pare de compartilhar → a pasta permanece no Account Drive, visível apenas ao titular → o titular devolve os arquivos pertinentes ao criador quando apropriado.

Compartilhamento e Lixeira

Uma pasta compartilhada excluída vai para a Lixeira. Enquanto estiver lá:

• O compartilhamento fica pausado e as caixas deixam de vê-la.
• Começa o período de retenção de 30 dias.
• Os bytes continuam contando no armazenamento.

Ao restaurar a pasta, o compartilhamento é reativado automaticamente. Não é preciso ligar nada de novo. A exclusão definitiva na Lixeira remove a pasta e o compartilhamento.

Compartilhamento e armazenamento

Uma pasta compartilhada não conta duas vezes. Existe uma cópia de cada arquivo, acessível em vários locais. Um arquivo de 1 GB conta uma vez, não uma vez por caixa que pode vê-lo.

Portanto, compartilhar praticamente não aumenta o consumo. Preocupe-se com o conteúdo da pasta, não com o compartilhamento.

Um fluxo prático

Para uma equipe pequena configurando uma conta nova:

1. O titular cria as pastas do Account Drive que pretende compartilhar: Ativos da marca, Modelos, Procedimentos e Entregas de clientes, ou outras adequadas.
2. O titular compartilha cada pasta pelo menu de três pontos.
3. O titular envia o conjunto inicial de arquivos. As caixas passam a vê-los.
4. Os titulares das caixas podem adicionar arquivos novos diretamente pelo webmail, sem intermediação nas tarefas de rotina.
5. Pastas sensíveis, como Finanças, RH e Impostos, o titular não compartilha. Elas continuam visíveis somente no Painel.

Isso mantém clara a diferença entre compartilhado e privado e evita vazamentos acidentais.

Próximos passos

• Links públicos de compartilhamento, para compartilhar um único arquivo fora da empresa.
• Drive no webmail, o que os titulares das caixas veem e como usam pastas compartilhadas.
• Lixeira e restauração de arquivos, para recuperar uma pasta compartilhada excluída por engano.
• Account Drive: primeiros passos, para voltar ao básico.