Общий доступ к папкам Drive для команды

Когда владелец аккаунта открывает общий доступ к папке, она появляется в webmail Drive каждого ящика аккаунта. Нет ни отдельной сетки разрешений для ящиков, ни письма с приглашением, ни этапа принятия. Достаточно одного переключателя, чтобы папку увидели все пользователи аккаунта.

В этом руководстве описано, когда нужен общий доступ, как он работает и какие особые случаи следует учитывать, в том числе случай ящиков в доменах клиента с лимитом хранилища: они не видят общих папок.

Два способа открыть общий доступ

К одному результату ведут два пути:

1. Владелец аккаунта открывает доступ к существующей папке. В Account Drive (/drive) он находит папку, открывает меню с тремя точками и выбирает Открыть доступ всем почтовым ящикам. Теперь каждый ящик видит папку в webmail.

2. Владелец ящика открывает доступ к папке верхнего уровня из webmail. В webmail Drive он может отметить Доступно всем ящикам при создании папки верхнего уровня или выбрать Поделиться со всеми ящиками в меню уже существующей папки верхнего уровня. Новая папка создается сразу в Account Drive, а существующая переносится туда со всем содержимым, и ее файлы с этого момента учитываются в аккаунте, а не в ящике. В обоих случаях папка сразу становится общей.

Второй путь подходит, когда владелец ящика естественным образом отвечает за общий ресурс. Руководитель маркетинга может создать папку «Материалы бренда», а операционный руководитель «Инструкции». Обращаться к владельцу аккаунта только ради общего доступа было бы лишней сложностью.

В обоих случаях папка находится в Account Drive и видна всем.

Что видят владельцы ящиков

В webmail Drive список файлов содержит две области:

• Личные папки: созданные в собственном webmail Drive и доступные только владельцу.
• Общие папки: все папки, которыми владелец аккаунта или другой владелец ящика через путь 2 поделился с аккаунтом.

Общие папки отмечены небольшим значком «Общая». Владельцы ящиков могут просматривать их, скачивать и загружать файлы и удалять содержимое, как в собственных папках. Общий доступ дает полные права на чтение и запись. Он бинарный: папка либо общая, либо нет. Режима только для чтения нет.

Такая модель выбрана намеренно, чтобы правила оставались простыми. Если ящик не должен записывать данные в папку, не делитесь ею с аккаунтом.

Что именно становится общим

При открытии доступа происходят три вещи:

• Все файлы, уже находящиеся в папке, становятся видимыми всем ящикам.
• Все вложенные папки становятся общими рекурсивно до самого нижнего уровня.
• Все добавленное позднее автоматически становится доступно команде без дополнительных действий.

Нельзя поделиться вложенной папкой, оставив родительскую закрытой, или исключить один файл из общей папки. Доступ распространяется только сверху вниз. Если нужно более точное разделение, измените структуру и переместите личные элементы в закрытую папку.

Ограничения общего доступа

Существующая папка Account Drive становится общей на своем месте, поэтому файлы не копируются и дополнительное хранилище не расходуется. Лимит миграции в 1,000 файлов действует только для личной папки верхнего уровня, переносимой в Account Drive поддерживаемым процессом миграции.

Для обычного доступа через панель сначала создайте или переместите содержимое в папку Account Drive, затем выберите Открыть доступ всем почтовым ящикам. Если при миграции личной папки сообщается, что она слишком велика, разделите ее на меньшие группы и повторите попытку.

Когда следует и не следует делиться

Делитесь папкой, если:

• Она содержит общий ресурс, например материалы бренда, шаблоны, инструкции или презентации для адаптации. Все используют одну актуальную копию.
• Иначе пришлось бы рассылать копии по почте. Если трем ящикам нужны одинаковые договоры, поделитесь папкой один раз.
• Нужен ответственный за публичный ресурс. Если маркетинг обновляет материалы бренда, предоставьте ему доступ к этой папке без постоянных обращений к владельцу аккаунта.

Не делитесь папкой, если:

• В ней есть конфиденциальные материалы, например финансовые документы, кадровые данные или протоколы совета. Храните их в закрытых папках Account Drive, видимых только владельцу.
• Она относится к одному клиенту и другой клиент никогда не должен ее видеть. Оставьте клиентские папки закрытыми и переносите только нужные файлы в общую папку результатов либо задайте каждому клиенту лимит хранилища: тогда его ящики не видят общих папок.
• Она личная для владельца ящика. Личные файлы хранятся в закрытом по умолчанию webmail Drive, а не в Account Drive.

Как закрыть общий доступ

Владелец аккаунта может отозвать его в любое время: в Account Drive откройте меню папки с тремя точками и выберите Прекратить общий доступ. Владельцы ящиков не могут сделать это из webmail Drive: папка исчезла бы у всех, включая их самих. Папка снова будет видна только в панели и исчезнет из webmail Drive владельцев ящиков.

Важно: закрытие общего доступа не удаляет файлы. Все содержимое остается на месте, но открыть его по URL /drive в панели сможет только владелец аккаунта.

Если в момент отзыва файл был открыт или скачивался, операция может завершиться, поскольку URL уже был подписан. Для дальнейшего доступа потребуется снова включить общий доступ.

Закрытие доступа к папке, созданной владельцем ящика

При втором пути владелец ящика открывает доступ к папке верхнего уровня для всего аккаунта. После появления в Account Drive папка принадлежит аккаунту, и закрыть к ней общий доступ может только владелец аккаунта. Первоначальный создатель не может сделать это сам.

Это намеренная мера защиты. Папка в пространстве всего аккаунта становится общим ресурсом компании, и закрытие общего доступа сразу скрывает ее от всех ящиков. Если бы создатель мог в одиночку забрать ее, это запутало бы остальных участников команды, а в его личный Drive папка все равно не вернулась бы: после закрытия доступа она остается в Account Drive.

Если создатель хочет вернуть работу в личные файлы ящика, он обращается к владельцу аккаунта. Сами файлы в его Drive не переместятся: владелец может скачать из Account Drive нужные файлы и передать их, а создатель загрузит их в свой webmail Drive.

Общий доступ и корзина

Удаленная общая папка попадает в корзину. Пока она там:

• Общий доступ приостановлен, и владельцы ящиков не видят папку.
• Начинается 30-дневный срок хранения.
• Байты продолжают учитываться в общем хранилище.

При восстановлении папки общий доступ возобновляется автоматически. Повторно включать его не нужно. Безвозвратное удаление из корзины удаляет и папку, и доступ.

Общий доступ и хранилище

Общая папка не учитывается дважды. Существует одна копия каждого файла, доступная из нескольких мест. Файл размером 1 GB учитывается один раз, а не отдельно для каждого ящика.

Таким образом, сам общий доступ практически не расходует место. Следите за содержимым папки, а не за фактом ее публикации.

Клиенты со своим лимитом хранилища

Если вы задали доменам клиента лимит хранилища, ящики этих доменов работают иначе:

• Они не видят ни одной общей папки и не могут ничего туда добавить. Общие папки принадлежат вашему аккаунту, и в них могут быть файлы других клиентов.
• Их владельцы не могут открыть папку всем ящикам ни из веб-почты, ни другим способом. Этого варианта нет в меню, а любая попытка отклоняется.

Собственный webmail Drive таких ящиков продолжает работать и учитывается в лимите клиента.

Практический порядок действий

Для небольшой команды, настраивающей новый аккаунт:

1. Владелец создает папки Account Drive, которыми планирует поделиться: Материалы бренда, Шаблоны, Инструкции, Результаты для клиентов или другие подходящие папки.
2. Владелец делится каждой папкой через меню с тремя точками.
3. Владелец загружает исходный набор файлов. Владельцы ящиков сразу их видят.
4. Владельцы ящиков добавляют новые файлы напрямую из webmail без посредника для обычных операций.
5. Конфиденциальными папками, например Финансы, Кадры и Налоги, владелец не делится. Они остаются видны только в панели.

Так различие между общим и личным остается понятным и предотвращаются случайные утечки.

Что дальше

• Публичные ссылки общего доступа, чтобы поделиться одним файлом за пределами компании.
• Drive в webmail, что видят владельцы ящиков и как используют общие папки.
• Корзина и восстановление файлов, чтобы вернуть случайно удаленную общую папку.
• Account Drive: первые шаги, чтобы вернуться к основам.