Compartir carpetas de Drive con tu equipo

Cuando el titular de la cuenta comparte una carpeta, esta aparece en el webmail Drive de cada buzón de la cuenta. No hay una matriz de permisos por buzón, correo de invitación ni paso de aceptación. Basta un interruptor en la carpeta para que todos puedan verla.

Esta guía explica cuándo conviene compartir, cómo funciona y los pocos casos límite importantes, incluidos los buzones de dominios de un cliente con límite de almacenamiento, que no ven las carpetas compartidas.

Dos formas de crear carpetas compartidas

Hay dos caminos para compartir y ambos terminan en el mismo lugar:

1. El titular comparte una carpeta existente. En Account Drive (/drive), busca la carpeta, abre su menú de tres puntos y elige Compartir con todos los buzones. Todos los buzones la verán en su webmail.

2. El propietario de un buzón comparte una carpeta de nivel superior desde webmail. En webmail Drive puede marcar Disponible para todos los buzones al crear una carpeta de nivel superior, o elegir Compartir con todos los buzones en el menú de una carpeta de nivel superior que ya existe. Una carpeta nueva se crea directamente en Account Drive; una existente se traslada allí con todo su contenido, y sus archivos pasan a contar para la cuenta en lugar del buzón. En ambos casos queda compartida desde ese momento.

La segunda vía sirve cuando el propietario de un buzón es quien naturalmente gestiona un recurso compartido. La persona responsable de marketing puede crear «Recursos de marca» y la de operaciones, «Procedimientos». Hacerlo pasar por el titular solo para compartir añade trabajo innecesario.

En ambos casos, la carpeta resultante reside en Account Drive y todos pueden verla.

Qué ven los propietarios de buzones

Al abrir webmail Drive, la lista muestra dos zonas:

• Sus carpetas personales: creadas en su propio webmail Drive y privadas para ellos.
• Carpetas compartidas: todas las que el titular u otro propietario mediante la vía 2 haya compartido con la cuenta.

Las carpetas compartidas llevan una pequeña insignia «Compartida». Los propietarios pueden explorarlas, descargar, subir y eliminar archivos igual que en las suyas. Compartir concede acceso completo de lectura y escritura. Es binario: compartida o no. No hay modo de solo lectura.

Este modelo es intencionado y simplifica las reglas. Si no quieres que un buzón escriba en una carpeta, no la compartas con la cuenta.

Qué se comparte exactamente

Compartir una carpeta incluye tres cosas:

• Todos los archivos que ya contiene: pasan a ser visibles para todos los buzones.
• Todas las subcarpetas: de forma recursiva hasta el último nivel.
• Todo lo añadido después: un archivo subido mañana será visible para el equipo sin ninguna acción adicional.

No puedes compartir una subcarpeta dejando privada su carpeta superior ni excluir un solo archivo de una carpeta compartida. El uso compartido solo se propaga de arriba abajo. Para una división más precisa, reorganiza las carpetas y mueve lo que deba seguir privado a una carpeta no compartida.

Límites al compartir

Una carpeta existente de Account Drive se comparte en su ubicación, sin copiar archivos ni consumir almacenamiento adicional. El límite de migración de 1,000 archivos solo se aplica a una carpeta personal de nivel superior que se traslada a Account Drive mediante un flujo de migración compatible.

Para compartir normalmente desde el panel, crea o mueve primero el contenido a una carpeta de Account Drive y usa Compartir con todos los buzones. Si la migración indica que una carpeta personal es demasiado grande, divídela en grupos menores antes de reintentarlo.

Cuándo compartir y cuándo no

Comparte cuando:

• La carpeta sea un recurso común, como materiales de marca, plantillas, procedimientos o presentaciones de incorporación. Todos aprovechan una única copia actualizada.
• De otro modo estarías enviando copias por correo. Si tres buzones necesitan los mismos contratos, comparte la carpeta una vez en lugar de adjuntarlos repetidamente.
• Quieras un responsable visible. Si marketing mantiene los recursos de marca, dale acceso a su carpeta y evita el recorrido de ida y vuelta por el titular.

No compartas cuando:

• Contenga material sensible, como documentos financieros, de recursos humanos o actas del consejo. Guárdalo en carpetas no compartidas de Account Drive que solo vea el titular.
• Sea específica de un cliente y otro cliente jamás deba verla. Mantén privadas las carpetas de clientes y lleva solo los archivos pertinentes a una carpeta compartida de entregables, o da a cada cliente un límite de almacenamiento, que oculta las carpetas compartidas a sus buzones.
• Sea personal para el propietario de un buzón. Los archivos personales pertenecen a webmail Drive, privado por defecto, no a Account Drive.

Dejar de compartir

El titular puede revocar el acceso en cualquier momento: en Account Drive, abre el menú de tres puntos de la carpeta y elige Dejar de compartir. Los propietarios de buzones no pueden hacerlo desde webmail Drive: la carpeta desaparecería para todos, incluidos ellos mismos. La carpeta vuelve a ser visible solo en el panel y desaparece del webmail Drive de los buzones.

Importante: dejar de compartir no elimina archivos. Todo sigue en la carpeta, pero solo el titular puede acceder desde la URL /drive del panel.

Si alguien tenía un archivo abierto o lo estaba descargando al revocarse el acceso, la operación podría completarse porque la URL ya estaba firmada. El acceso futuro exige volver a compartir.

Dejar de compartir una carpeta creada por un buzón

En la segunda vía, el propietario de un buzón comparte una carpeta de nivel superior con la cuenta. Cuando existe en Account Drive, pertenece a la cuenta, y solo el titular de la cuenta puede dejar de compartirla. El creador original no puede hacerlo por sí mismo.

Esta protección es deliberada. Una carpeta del espacio de toda la cuenta forma parte de los recursos comunes de la empresa, y dejar de compartirla la oculta a todos los buzones a la vez. Permitir que el creador la retire por su cuenta confundiría al equipo, y la carpeta tampoco volvería a su Drive privado: al dejar de compartirla, sigue en Account Drive.

Si el creador quiere recuperar su trabajo como archivos privados del buzón, se lo pide al titular. Nada pasa solo a su Drive: el titular puede descargar desde Account Drive los archivos que necesita y entregárselos, y el creador los sube a su propio webmail Drive.

Compartir y Papelera

Una carpeta compartida eliminada va a la Papelera. Allí:

• El uso compartido queda en pausa y los buzones dejan de verla.
• Comienza el periodo de retención de 30 días.
• Los bytes siguen contando para el almacenamiento.

Al restaurarla, el acceso compartido se reactiva automáticamente. No necesitas volver a activar nada. La eliminación definitiva en la Papelera elimina la carpeta y el acceso compartido.

Compartir y almacenamiento

Una carpeta compartida no cuenta dos veces. Hay una copia de cada archivo accesible desde varios lugares. Un archivo de 1 GB cuenta una vez, no una vez por cada buzón que lo ve.

Por tanto, compartir prácticamente no añade consumo. Preocúpate por lo que guardas en la carpeta, no por compartirla.

Clientes con límite de almacenamiento propio

Si das a los dominios de un cliente un límite de almacenamiento, los buzones de esos dominios funcionan de otra manera:

• No ven las carpetas compartidas ni pueden añadirles archivos. Las carpetas compartidas pertenecen a tu cuenta y pueden contener archivos de otros clientes.
• Sus propietarios no pueden compartir una carpeta con todos los buzones, ni desde el webmail ni desde ningún otro sitio. La opción está oculta y cualquier intento se rechaza.

Su propio Drive de webmail sigue funcionando y cuenta para el límite del cliente.

Un flujo práctico

Para un equipo pequeño que configura una cuenta nueva:

1. El titular crea carpetas de Account Drive que espera compartir: Recursos de marca, Plantillas, Procedimientos y Entregables de clientes, o las que correspondan.
2. El titular comparte cada una desde el menú de tres puntos.
3. El titular sube los archivos iniciales. Los propietarios de buzones los ven de inmediato.
4. Los propietarios pueden añadir archivos nuevos directamente desde webmail, sin intermediarios para las tareas habituales.
5. Las carpetas sensibles, como Finanzas, RR. HH. e Impuestos, el titular no las comparte. Siguen visibles solo en el panel.

Así se mantiene clara la diferencia entre compartido y privado y se evitan filtraciones accidentales.

Siguientes pasos

• Enlaces públicos para compartir, para compartir un archivo fuera de la empresa.
• Drive en webmail, qué ven los propietarios de buzones y cómo usan carpetas compartidas.
• Papelera y restauración de archivos, para recuperar una carpeta compartida eliminada por error.
• Account Drive: primeros pasos, para volver a lo básico.