Condividere cartelle Drive con il proprio team

Quando il titolare condivide una cartella, questa appare nel webmail Drive di ogni casella dell’account. Non ci sono griglie di permessi per casella, email di invito o passaggi di accettazione. Basta un interruttore sulla cartella perché tutti possano vederla.

Questa guida spiega quando condividere, come funziona e quali casi limite contano, comprese le caselle dei domini di un cliente con limite di spazio, che non vedono le cartelle condivise.

Due modi per ottenere cartelle condivise

Due percorsi portano allo stesso risultato:

1. Il titolare condivide una cartella esistente. In Account Drive (/drive) trova la cartella, apre il menu con tre puntini e sceglie Condividi con tutte le caselle. Ogni casella la vede nel webmail.

2. Il titolare di una casella condivide una cartella principale dal webmail. In webmail Drive può selezionare Disponibile per tutte le caselle quando crea una cartella principale, oppure scegliere Condividi con tutte le caselle dal menu di una cartella principale esistente. Una cartella nuova nasce direttamente in Account Drive; una esistente ci viene spostata con tutto il contenuto, e i suoi file contano da quel momento per l’account invece che per la casella. In entrambi i casi è subito condivisa.

Il secondo percorso serve quando il titolare della casella gestisce naturalmente una risorsa comune. Il responsabile marketing può creare “Risorse del brand” e quello operativo “Procedure”. Passare dal titolare dell’account solo per condividere sarebbe un ostacolo inutile.

In entrambi i casi, la cartella risiede in Account Drive ed è visibile a tutti.

Cosa vedono i titolari delle caselle

Nel webmail Drive compaiono due aree:

• Le cartelle personali: create nel proprio webmail Drive e private.
• Le cartelle condivise: quelle condivise dal titolare o da un altro titolare tramite il percorso 2.

Una piccola etichetta “Condivisa” le distingue. I titolari possono esplorarle, scaricare, caricare ed eliminare contenuti come nelle cartelle personali. La condivisione concede accesso completo in lettura e scrittura. È binaria: condivisa o no, senza modalità di sola lettura.

Il modello è intenzionale e mantiene semplici le regole. Se una casella non deve scrivere in una cartella, non condividerla con l’account.

Cosa viene condiviso esattamente

La condivisione comprende tre cose:

• Tutti i file già presenti diventano visibili a ogni casella.
• Tutte le sottocartelle sono incluse ricorsivamente.
• Tutto ciò che viene aggiunto dopo diventa visibile automaticamente.

Non puoi condividere una sottocartella lasciando privata la cartella superiore, né escludere un singolo file da una cartella condivisa. La condivisione procede solo dall’alto verso il basso. Per maggiore precisione, riorganizza le cartelle e sposta gli elementi privati in una cartella non condivisa.

Limiti della condivisione

Una cartella Account Drive esistente viene condivisa sul posto, senza copie o spazio aggiuntivo. Il limite di migrazione di 1,000 file riguarda solo una cartella personale principale trasferita in Account Drive tramite un flusso di migrazione supportato.

Per la normale condivisione dal pannello, crea o sposta prima i contenuti in una cartella Account Drive, poi usa Condividi con tutte le caselle. Se una migrazione segnala una cartella troppo grande, dividila in gruppi più piccoli e riprova.

Quando condividere e quando no

Condividi quando:

• La cartella è una risorsa comune, come materiali del brand, modelli, procedure o presentazioni introduttive. Tutti usano un’unica copia aggiornata.
• Altrimenti invieresti copie via email. Se tre caselle richiedono gli stessi contratti, condividi la cartella una volta.
• Vuoi un curatore visibile. Se il marketing mantiene i materiali del brand, dagli accesso senza passare ogni volta dal titolare.

Non condividere quando:

• Contiene materiale sensibile, come dati finanziari, documenti HR o verbali. Conservalo in cartelle non condivise visibili solo al titolare.
• È specifica per un cliente e un altro non deve mai vederla. Mantieni private le cartelle e porta solo i file pertinenti in una cartella condivisa di consegne, oppure assegna a ogni cliente un limite di spazio, che nasconde le cartelle condivise alle sue caselle.
• È personale per il titolare di una casella. I file personali appartengono al webmail Drive, privato per impostazione predefinita, non ad Account Drive.

Interrompere la condivisione

Il titolare può revocarla in qualsiasi momento: in Account Drive apri il menu con tre puntini della cartella e scegli Interrompi condivisione. I titolari delle caselle non possono farlo da webmail Drive: la cartella sparirebbe per tutti, loro compresi. La cartella torna visibile solo nel pannello e scompare dal webmail Drive.

Importante: interrompere la condivisione non elimina i file. Tutto resta nella cartella, ma solo il titolare può raggiungerla dall’URL /drive del pannello.

Se un file era aperto o in download al momento della revoca, l’operazione può terminare perché l’URL era già firmato. Gli accessi futuri richiedono di riattivare la condivisione.

Interrompere una condivisione creata da una casella

Nel secondo percorso, il titolare di una casella condivide una cartella principale con l’account. Quando esiste in Account Drive, appartiene all’account e solo il titolare dell’account può interromperne la condivisione. Il creatore originale non può farlo da solo.

È una protezione intenzionale. Una cartella nello spazio dell’intero account fa parte delle risorse comuni aziendali, e interromperne la condivisione la nasconde a tutte le caselle contemporaneamente. Permettere al creatore di ritirarla da solo confonderebbe il resto del team, e comunque la cartella non tornerebbe nel suo Drive privato: dopo l’interruzione resta in Account Drive.

Per recuperare il lavoro come file privati della casella, il creatore si rivolge al titolare dell’account. Niente torna da solo nel suo Drive: il titolare può scaricare da Account Drive i file che gli servono e consegnarglieli, e il creatore li carica nel proprio webmail Drive.

Condivisione e Cestino

Una cartella condivisa eliminata va nel Cestino. Finché è lì:

• La condivisione è in pausa e le caselle non la vedono più.
• Inizia la conservazione di 30 giorni.
• I byte continuano a contare nello spazio.

Ripristinando la cartella, la condivisione si riattiva automaticamente. Non devi riabilitare nulla. L’eliminazione definitiva dal Cestino rimuove cartella e condivisione.

Condivisione e spazio

Una cartella condivisa non conta due volte. Esiste una copia di ogni file, accessibile da più punti. Un file da 1 GB conta una volta, non per ogni casella.

La condivisione è quindi praticamente gratuita per il consumo dello spazio. Considera cosa inserisci nella cartella, non se condividerla.

Clienti con un proprio limite di spazio

Se assegni ai domini di un cliente un limite di spazio, le caselle di quei domini funzionano diversamente:

• Non vedono alcuna cartella condivisa e non possono aggiungervi file. Le cartelle condivise appartengono al tuo account e possono contenere file di altri clienti.
• I loro titolari non possono condividere una cartella con tutte le caselle, né dalla webmail né altrove. L’opzione è nascosta e ogni tentativo viene rifiutato.

Il loro webmail Drive continua a funzionare e conta nel limite del cliente.

Un flusso pratico

Per un piccolo team con un nuovo account:

1. Il titolare crea le cartelle Account Drive da condividere: Risorse del brand, Modelli, Procedure e Consegne clienti, per esempio.
2. Il titolare condivide ciascuna cartella dal menu con tre puntini.
3. Il titolare carica i file iniziali e le caselle li vedono.
4. I titolari delle caselle aggiungono nuovi file direttamente dal webmail, senza passaggi intermedi.
5. Le cartelle sensibili, come Finanza, HR e Tasse, non vengono condivise e restano solo nel pannello.

Così la distinzione tra condiviso e privato resta chiara e si evitano esposizioni accidentali.

Passaggi successivi

• Link pubblici di condivisione, per condividere un file fuori dall’azienda.
• Drive nel webmail, cosa vedono i titolari e come usano le cartelle condivise.
• Cestino e ripristino dei file, per recuperare una cartella condivisa eliminata per errore.
• Account Drive: primi passi, per tornare alle basi.