Account Drive: eerste stappen voor beheerders

Account Drive is de bedrijfsopslag in je TrekMail-dashboard. Het staat op hetzelfde niveau als Domeinen en Mailboxen. De accounteigenaar beheert het en kan bepaalde mappen voor het team beschikbaar maken in webmail.

Gebruik je Account Drive voor het eerst, dan legt deze handleiding uit waar je het vindt, wie wat ziet en hoe je een lege ruimte in enkele minuten bruikbaar maakt.

Account Drive tegenover Webmail Drive

Een korte herinnering: TrekMail heeft twee Drive-omgevingen. Ze lijken op elkaar, maar hebben een andere reikwijdte.

Account Drive staat op /drive en wordt door de accounteigenaar beheerd. Mappen zijn privé of gedeeld met het hele account, waarna ze zichtbaar zijn in de Webmail Drive van elke mailbox.

Webmail Drive staat in webmail, één per mailbox. Elke mailbox heeft een eigen privéruimte die door de mailboxeigenaar wordt beheerd en ziet daarnaast de gedeelde accountmappen.

Deze handleiding gaat over de eerste. Zie voor webmail Drive in webmail.

Account Drive vinden

Meld je aan bij TrekMail en open Drive in de zijbalk van het dashboard, of ga naar /drive.

De eerste keer is de pagina leeg. Je ziet:

• Een werkbalk met Nieuwe map en Uploaden
• Een kruimelpad met Mijn Drive, omdat je in de hoofdmap bent
• Een lege status met de tip een bestand of map toe te voegen
• Een indicator voor het gebruikte deel van je opslagpool

De pool bevat alles in je account: mailboxmail, bestanden in Webmail Drive en Account Drive. Zie Gedeelde opslagquota uitgelegd.

Wie toegang heeft tot Account Drive

Standaard ziet alleen de accounteigenaar Account Drive op /drive. Dat is bewust: de meeste bedrijfsbestanden worden door de eigenaar georganiseerd en hoeven niet door elke mailboxeigenaar te worden doorzocht.

De eigenaar kan specifieke mappen met het account delen. Elke mailbox ziet zo’n map daarna in Webmail Drive. Het team kan samenwerken zonder dashboardtoegang te krijgen.

Dit betekent:

• De accounteigenaar beheert /drive en ziet alles.
• Elke mailbox ziet in webmail de mappen die met het account zijn gedeeld.
• Mailboxeigenaren zien geen privé, niet-gedeelde accountmappen.

Kun je als niet-eigenaar /drive niet openen, dan is dat normaal. Vraag de eigenaar de relevante mappen te delen.

Je eerste map

Klik op Nieuwe map. Het venster vraagt om:

• Naam: de naam in de lijst. Houd hem kort en duidelijk: ‘Merkmateriaal’ is beter dan ‘Spullen voor de website die we later nodig hebben’.
• Kleur: optioneel. Kies een kleur als label, bijvoorbeeld groen voor ‘Actieve klanten’ en grijs voor ‘Archief’.

Klik op Maken. De map verschijnt. Via het menu met drie punten kun je later naam en kleur wijzigen.

Enkele handige patronen:

• Categorieën bovenaan, geen datums. Gebruik ‘Klanten’, ‘Sjablonen’, ‘Merkmateriaal’, ‘Belastingdocumenten’, niet ‘Januari 2026’ en ‘Februari 2026’. Datummappen horen binnen de categorie.
• Alleen de eerste letter als hoofdletter. ‘Merkmateriaal’ leest makkelijker dan ‘Merk Materiaal’. Consistentie is het belangrijkst.
• Meervoud voor verzamelingen. ‘Facturen’, niet ‘Factuur’; ‘Klanten’, niet ‘Klant’.

Je eerste upload

Klik op Uploaden en kies een bestand. De upload begint direct en toont onderaan een voortgangsbalk.

Tijdens de upload:

• Grote bestanden. TrekMail uploadt automatisch in delen, sneller bij een goede verbinding en bestand tegen korte netwerkuitval.
• Controle van de pool. Voor opslag controleert TrekMail de beschikbare ruimte. Bij de limiet verschijnt een fout en wordt de upload geweigerd.
• Dezelfde naam. Bestaat de naam al in de map, dan wordt het nieuwe bestand ‘filename (2).ext’ en blijven beide kopieën behouden. Overschrijven via slepen is bewust een aparte actie.

Je kunt blijven werken. Het tabblad sluiten annuleert actieve uploads; voltooide uploads blijven veilig op de server.

Submappen en boomstructuur

Klik op een mapnaam om die te openen. Je ziet dezelfde werkbalk met Nieuwe map, Uploaden en dezelfde regels. Met het kruimelpad ga je telkens één niveau terug.

Er is geen harde dieptelimiet, maar maak geen vijftien niveaus. Twee of drie zijn bijna altijd genoeg. Heb je meer nodig, wijzig dan de structuur.

Bestanden en mappen verplaatsen

Open het menu met drie punten naast een bestand en kies Verplaatsen. Kies de doelmap en bevestig. Selecteer voor meerdere bestanden de vakjes aan het begin van elke rij en gebruik de bulkactiebalk bovenaan.

Mappen verplaats je op dezelfde manier, inclusief hun volledige inhoud.

Prullenbak en herstel

Een verwijderd bestand of verwijderde map gaat naar de Prullenbak in de linkerzijbalk van Drive. Onderdelen blijven daar 30 dagen en tellen mee voor de opslag totdat je de Prullenbak leegt of TrekMail ze na die periode automatisch verwijdert.

Je kunt ze binnen die 30 dagen herstellen. Je kunt ook één onderdeel definitief verwijderen of de Prullenbak legen om direct ruimte vrij te maken. Zie Prullenbak en bestandsherstel.

Een voorgestelde beginindeling

Voor een lege Drive werkt deze indeling voor de meeste teams:

1. Merkmateriaal: logo’s in verschillende formaten, kleurendocument en lettertypen. Deel de map zodat iedereen ze in klantmail kan gebruiken.
2. Sjablonen: voorstellen, contracten en onboardingpresentatie. Deel deze map.
3. Klanten: één submap per actieve klant met ondertekende contracten en recente resultaten. Deel alleen als iedereen echt alle klanten moet zien.
4. Belasting en juridisch: facturen, overheidsdocumenten en boekhoudexports. Alleen voor de eigenaar.
5. Archief: materiaal dat je mogelijk nodig hebt maar zelden bekijkt. Alleen voor de eigenaar.

Pas dit aan op het werkelijke gebruik van je team. Het doel van het eerste uur is bruikbaarheid, niet perfectie.

Volgende stappen

• Deel een map via Mappen delen met je team.
• Stuur een bestand buiten het bedrijf via Openbare deellinks.
• Gebruik Drive als lokale map met het Overzicht van Drive-synchronisatie voor Finder, Windows Verkenner, rclone en meer.
• Bekijk je capaciteit in Gedeelde opslagquota uitgelegd.
• Breid opslag uit via Prijzen en abonnementen voor de Drive-add-on.