Account Drive: primi passi per amministratori

Account Drive è lo spazio file aziendale nel pannello TrekMail. Si trova allo stesso livello di Domini e Caselle. Il titolare dell’account lo controlla e può rendere alcune cartelle disponibili al team nel webmail.

Se lo usi per la prima volta, questa guida spiega dove trovarlo, chi vede cosa e come rendere utile uno spazio vuoto in pochi minuti.

Account Drive e Drive del webmail

Prima di iniziare, TrekMail ha due interfacce Drive. Sembrano simili, ma hanno ambiti diversi.

Account Drive si trova in /drive ed è gestito dal titolare. Le cartelle sono private o condivise con l’intero account, diventando visibili nel Drive del webmail di ogni casella.

Drive del webmail è nell’interfaccia webmail, uno per casella. Ogni casella ha uno spazio privato gestito dal proprietario e vede le cartelle condivise dal titolare dell’account.

Questa guida riguarda il primo. Per il webmail, vedi Drive nel webmail.

Trovare Account Drive

Accedi a TrekMail e apri Drive nella barra laterale del pannello, oppure vai a /drive.

Al primo accesso la pagina è vuota. Vedrai:

• Una barra con Nuova cartella e Carica
• Un percorso con Il mio Drive, perché sei nella radice
• Un messaggio che suggerisce di caricare o creare una cartella
• Un indicatore dello spazio totale utilizzato

Il totale comprende tutto l’account: e-mail delle caselle, file Drive del webmail e file Account Drive. Vedi Quote di spazio condiviso.

Chi può accedere ad Account Drive

Per impostazione predefinita, solo il titolare dell’account vede Account Drive in /drive. È intenzionale: i file aziendali devono essere organizzati dal titolare, non esaminati da ogni proprietario di casella.

Il titolare può condividere cartelle specifiche con l’account. Ogni casella le vede quindi nel proprio Drive del webmail. Il team collabora senza accedere al pannello.

Questo significa:

• Il titolare controlla /drive e vede tutto.
• Ogni casella vede nel webmail le cartelle condivise con l’account.
• I proprietari delle caselle non vedono cartelle private non condivise.

Se non sei il titolare e non raggiungi /drive, è normale. Chiedi al titolare di condividere le cartelle necessarie.

La tua prima cartella

Fai clic su Nuova cartella. La finestra chiede:

• Nome: quello mostrato nell’elenco. Sceglilo breve e descrittivo: “Risorse del brand” è meglio di “Cose per il sito che serviranno più avanti”.
• Colore: facoltativo. Scegli un colore come etichetta, per esempio verde per “Clienti attivi” e grigio per “Archivio”.

Fai clic su Crea. La cartella appare nell’elenco. Puoi rinominarla e cambiarne il colore dal menu con tre punti della riga.

Alcuni criteri utili:

• Categorie al livello superiore, non date. Usa “Clienti”, “Modelli”, “Risorse del brand”, “Documenti fiscali”, non “Gennaio 2026” e “Febbraio 2026”. Inserisci le date nelle sottocartelle.
• Maiuscola iniziale, non ogni parola maiuscola. “Risorse del brand” è più leggibile di “Risorse Del Brand”. Conta soprattutto la coerenza.
• Plurali per raccolte. “Fatture”, non “Fattura”; “Clienti”, non “Cliente”.

Il primo caricamento

Fai clic su Carica e scegli un file. Il caricamento parte subito con una barra di avanzamento in basso.

Durante il caricamento:

• Gestione dei file grandi. TrekMail usa automaticamente il caricamento a blocchi, rapido con una buona connessione e resistente a brevi interruzioni.
• Controllo dello spazio. Prima di salvare, TrekMail verifica lo spazio disponibile. Se hai raggiunto il limite, mostra un errore e rifiuta il caricamento.
• Nomi uguali. Se il nome esiste già nella cartella, il nuovo file diventa “filename (2).ext” e vengono conservate entrambe le copie. La sovrascrittura tramite trascinamento è un’azione separata e intenzionale.

Puoi continuare a lavorare. Chiudere la scheda annulla i caricamenti in corso, ma quelli completati restano sul server.

Sottocartelle e struttura

Apri una cartella facendo clic sul nome. Troverai la stessa barra, Nuova cartella, Carica e le stesse regole. Il percorso in alto permette di risalire un livello alla volta.

Non c’è un limite rigido alla profondità, ma evita quindici livelli. Due o tre bastano quasi sempre. Se ne servono altri, cambia la struttura invece di approfondirla.

Spostare file e cartelle

Apri il menu con tre punti del file e scegli Sposta. Seleziona la destinazione e conferma. Per più file, usa le caselle all’inizio delle righe e la barra di azioni collettive che appare in alto.

Le cartelle si spostano allo stesso modo con tutto il loro contenuto.

Cestino e recupero

Un file o una cartella eliminati vanno nel Cestino, nella barra sinistra di Drive. Restano per 30 giorni e continuano a occupare spazio finché svuoti il Cestino o TrekMail li rimuove automaticamente dopo il termine.

Puoi ripristinarli durante i 30 giorni. Puoi anche eliminare definitivamente un singolo elemento o svuotare tutto il Cestino per recuperare subito spazio. Vedi Cestino e ripristino dei file.

Una configurazione iniziale consigliata

Se Drive è vuoto, questa struttura va bene per molti team:

1. Risorse del brand: loghi in vari formati, documento dei colori e font. Condividila per permettere a tutti di usarli nei messaggi ai clienti.
2. Modelli: proposte, contratti e presentazione introduttiva. Condividila con l’account.
3. Clienti: una sottocartella per cliente attivo, con contratti firmati e ultime consegne. Non condividerla se non è davvero necessario che tutti vedano ogni cliente.
4. Fiscale e legale: fatture, documenti pubblici ed esportazioni contabili. Solo per il titolare.
5. Archivio: elementi che potrebbero servire ma consulti raramente. Solo per il titolare.

Migliora la struttura in base a ciò che usa il team. L’obiettivo della prima ora è renderla utile, non perfetta.

Passaggi successivi

• Per condividere una cartella, vedi Condividere cartelle con il team.
• Per inviare un file fuori dall’azienda, usa i Link pubblici.
• Per usare Drive come cartella locale, consulta la Panoramica sulla sincronizzazione Drive per Finder, Esplora file, rclone e altro.
• Per conoscere lo spazio, vedi Quote di spazio condiviso.
• Per ampliarlo, vedi Prezzi e piani del componente Drive.