Account Drive: primeros pasos para administradores

Account Drive es el almacenamiento de archivos de la empresa en el panel de TrekMail. Se encuentra al mismo nivel que Dominios y Buzones. El propietario de la cuenta lo controla y puede hacer que determinadas carpetas estén disponibles para el equipo en webmail.

Si es la primera vez que usas Account Drive, esta guía explica dónde encontrarlo, quién puede ver cada contenido y cómo convertir un espacio vacío en uno útil en pocos minutos.

Account Drive frente a Drive de webmail

Un recordatorio antes de empezar: TrekMail tiene dos superficies de Drive. Se parecen, pero tienen ámbitos distintos.

Account Drive está en /drive y lo gestiona el propietario de la cuenta. Sus carpetas son privadas para el propietario o están compartidas con toda la cuenta, lo que las hace visibles en el Drive de webmail de cada buzón.

Drive de webmail está dentro de la interfaz de webmail y hay uno por buzón. Cada buzón posee su espacio privado, que gestiona su propietario. También muestra las carpetas compartidas por el propietario de la cuenta.

Esta guía trata sobre el primero. Para la experiencia de webmail, consulta Drive en webmail.

Encontrar Account Drive

Inicia sesión en TrekMail y abre Drive en la barra lateral del panel, o ve a /drive.

La primera vez, la página está vacía. Verás:

• Una barra superior con Nueva carpeta y Subir
• Una ruta de navegación con Mi Drive, ya que estás en la raíz
• Un estado vacío con una sugerencia para subir o crear una carpeta
• Un indicador de cuánto almacenamiento conjunto estás usando

El total incluye todo lo que hay en la cuenta: correos de buzones, archivos de Drive de webmail y de Account Drive. Consulta Cuotas de almacenamiento conjunto.

Quién puede acceder a Account Drive

De forma predeterminada, solo el propietario de la cuenta ve Account Drive en /drive. Es intencionado: la mayoría de los archivos de una empresa deben ser organizados por el propietario, no revisados por cada propietario de buzón.

El propietario puede compartir carpetas concretas con la cuenta. Una vez compartida, todos los buzones ven la carpeta en su Drive de webmail. Así el equipo colabora sin que cada propietario de buzón acceda al panel.

Esto significa:

• El propietario controla /drive y ve todo su contenido.
• Cada buzón ve en webmail las carpetas que el propietario ha compartido con la cuenta.
• Los propietarios de buzones no ven carpetas privadas sin compartir.

Si no eres el propietario y no puedes abrir /drive, es lo esperado. Pídele que comparta las carpetas necesarias con la cuenta.

Tu primera carpeta

Haz clic en Nueva carpeta. El cuadro solicita:

• Nombre: el que aparecerá en la lista. Debe ser corto y descriptivo: «Recursos de marca» es mejor que «Cosas para la web que necesitaremos luego».
• Color: opcional. Elige un color de la paleta como etiqueta. Es útil para carpetas frecuentes, por ejemplo un punto verde para «Clientes activos» y gris para «Archivo».

Haz clic en Crear. La carpeta aparece en la lista. Puedes cambiar su nombre y color más tarde desde el menú de tres puntos de su fila.

Algunos patrones de nombres útiles:

• Categorías en el nivel superior, no fechas. Usa «Clientes», «Plantillas», «Recursos de marca» y «Documentos fiscales», no «Enero de 2026» o «Febrero de 2026». Coloca las fechas en subcarpetas.
• Mayúscula inicial, no mayúsculas en cada palabra. «Recursos de marca» se lee mejor que «Recursos De Marca». Lo importante es la coherencia.
• Plural para colecciones. «Facturas», no «Factura»; «Clientes», no «Cliente».

Tu primera subida

Haz clic en Subir y elige un archivo. La subida empieza inmediatamente y muestra una barra de progreso en la parte inferior.

Durante la subida:

• Gestión de archivos grandes. TrekMail usa automáticamente una carga por partes, más rápida con una buena conexión y resistente a cortes breves.
• Comprobación de cuota. Antes de guardar, TrekMail verifica que haya espacio. Si alcanzaste el límite, aparece un error y se rechaza la subida.
• Nombres duplicados. Si ya existe el mismo nombre en la carpeta, el nuevo archivo pasa a llamarse «filename (2).ext» y se conservan ambos. Sobrescribir mediante arrastrar y soltar es una acción separada e intencionada.

Puedes seguir trabajando durante la subida. Cerrar la pestaña cancela las subidas en curso, pero las completadas quedan seguras en el servidor.

Subcarpetas y árbol

Abre una carpeta haciendo clic en su nombre. Dentro encontrarás la misma barra, Nueva carpeta y Subir, y las mismas reglas. La ruta de navegación permite retroceder un nivel cada vez.

No hay un límite estricto de profundidad, pero evita quince niveles. Dos o tres bastan para casi cualquier organización. Si necesitas más, conviene cambiar la estructura, no profundizarla.

Mover archivos y carpetas

Para mover un archivo, abre su menú de tres puntos y elige Mover. Selecciona la carpeta de destino y confirma. Para mover varios, márcalos con las casillas al inicio de cada fila y usa la barra de acciones en lote que aparece arriba.

Las carpetas se mueven igual y llevan consigo todo su contenido.

Papelera y recuperación

Al eliminar un archivo o carpeta, pasa a la Papelera, accesible desde la barra izquierda de Drive. Los elementos permanecen 30 días y siguen ocupando almacenamiento hasta que vacíes la Papelera o TrekMail los elimine automáticamente al terminar el plazo.

Puedes restaurarlos durante esos 30 días. También puedes eliminar definitivamente un elemento o vaciar toda la Papelera para recuperar espacio de inmediato. Consulta Papelera y restauración de archivos.

Configuración inicial sugerida

Si Drive está vacío, esta estructura sirve a la mayoría de equipos:

1. Recursos de marca: logotipos en distintos formatos, documento de colores y fuentes. Compártela con la cuenta para que todos puedan usarlos en mensajes a clientes.
2. Plantillas: propuestas, contratos y presentaciones de incorporación. Compártela con la cuenta.
3. Clientes: una subcarpeta por cliente activo, con contratos firmados y últimas entregas. No la compartas salvo que todo el equipo deba ver a todos los clientes.
4. Fiscal y legal: facturas, documentos oficiales y exportaciones contables. Solo para el propietario.
5. Archivo: contenido que podrías necesitar pero consultas poco. Solo para el propietario.

Ajústala según lo que use realmente tu equipo. La meta de la primera hora es que resulte útil, no perfecta.

Siguientes pasos

• Para compartir una carpeta con el equipo, consulta Compartir carpetas con tu equipo.
• Para enviar un archivo fuera de la empresa, usa Enlaces públicos.
• Para usar Drive como una carpeta del ordenador, consulta Sincronización de Drive y conecta Finder, Explorador de Windows, rclone y otros.
• Para conocer tu capacidad, consulta Cuotas de almacenamiento conjunto.
• Para ampliarla, consulta Precios y planes del complemento Drive.