Account Drive 新任管理者向け入門ガイド

Account DriveはTrekMailダッシュボードにある会社単位のファイルストレージです。ドメインやメールボックスと同じ階層にあります。アカウント所有者が管理し、選択したフォルダーをWebメールでチームに公開できます。

初めて使用する場合は、このガイドで場所、閲覧できるユーザー、空の領域を数分で使いやすくする設定を確認できます。

Account DriveとWebメールのDrive

始める前に、TrekMailには2つのDrive画面があることを確認してください。外観は似ていますが、対象範囲が異なります。

Account Driveは/driveにあり、アカウント所有者が管理します。フォルダーは所有者専用またはアカウント全体と共有となり、共有したものは各メールボックスのWebメールDriveに表示されます。

WebメールDriveはWebメール内にメールボックスごとに存在します。各所有者が専用領域を管理し、アカウント所有者が共有したフォルダーも閲覧できます。

このガイドはAccount Driveについて説明します。もう一方はWebメールのDriveをご覧ください。

Account Driveを開く

TrekMailへログインし、ダッシュボードのサイドバーでDriveを開くか、/driveへ移動します。

初回は空のページに次の項目が表示されます。

• 上部ツールバーの新規フォルダーとアップロードボタン
• ルートにいることを示すマイドライブのパンくずリスト
• ファイルのアップロードまたはフォルダー作成を促す案内
• ストレージプールの使用量を示す表示

プールにはアカウント内のすべて、つまりメールボックスのメール、WebメールDriveとAccount Driveのファイルが含まれます。詳しくは共有ストレージ容量の説明をご覧ください。

Account Driveにアクセスできるユーザー

初期状態ではアカウント所有者だけが /drive のAccount Driveを閲覧できます。会社領域の多くのファイルは、個々のメールボックス所有者ではなくアカウント所有者が整理するためです。

所有者は特定のフォルダーをアカウントと共有できます。共有すると、アカウント内の全メールボックスがWebメールDriveでそのフォルダーを確認できます。各所有者にダッシュボードへのアクセスを与えずに共同作業ができます。

つまり、次のようになります。

• アカウント所有者は /drive を管理し、すべてを閲覧できます。
• 各メールボックスはアカウントと共有されたフォルダーをWebメール内で閲覧できます。
• メールボックス所有者は非公開で未共有のアカウントフォルダーを閲覧できません。

所有者ではないため /drive を開けない場合は正常です。必要なフォルダーを共有するよう所有者に依頼してください。

最初のフォルダー

ツールバーの新規フォルダーをクリックします。ダイアログで次を設定します。

• 名前: ファイル一覧に表示されます。短く明確な「ブランド素材」は、「後でWebサイトに必要になるもの」より適しています。
• 色: 任意です。よく使うフォルダーの目印として、「進行中の顧客」は緑、「アーカイブ」は灰色などを選べます。

作成をクリックすると一覧に表示されます。後から行の三点メニューで名前と色を変更できます。

便利な命名方法は次のとおりです。

• 最上位は日付ではなく分類別にします。 「顧客」「テンプレート」「ブランド素材」「税務書類」を使い、「2026年1月」「2026年2月」は使いません。日付別のサブフォルダーは分類内に置きます。
• タイトル形式ではなく文形式にします。 「Brand assets」は「Brand Assets」より確認しやすくなります。好みもありますが、一貫性が重要です。
• コレクションは複数形にします。 「Invoices」を使い、「Invoice」は使いません。「Clients」と「Client」も同様です。

最初のアップロード

アップロードをクリックしてコンピューターからファイルを選びます。直ちに開始され、画面下部に進捗バーが表示されます。

アップロード中には次の処理が行われます。

• 大きなファイルの処理。 TrekMailは自動的に分割アップロードを使用します。良好な接続では高速で、短い切断にも対応できます。
• プールの確認。 ファイルを確定する前に空き容量を検証します。上限に達しているとエラーが表示され、アップロードは拒否されます。
• 同名ファイルの処理。 同じフォルダーに同名ファイルがある場合、新しいファイルは「filename (2).ext」となり、両方が保持されます。ドラッグ操作による上書きは別の明示的な操作です。

アップロード中も作業できます。タブを閉じると処理中のアップロードは中止されますが、完了済みのファイルはサーバーに残ります。

サブフォルダーとツリー

名前をクリックしてフォルダーを開きます。中にも同じツールバー、新規フォルダー、アップロード、同じ規則があります。上部のパンくずリストで1階層ずつ戻れます。

深さに厳密な上限はありませんが、15階層は避けてください。ほとんどの整理には2、3階層で十分です。それ以上必要なら、深くするのではなく構成を見直してください。

ファイルとフォルダーを移動する

ファイル行の三点メニューから移動を選び、移動先フォルダーを選択して確定します。複数の場合は各行の先頭にあるチェックボックスを選び、上部に現れる一括操作バーを使います。

フォルダーも同じ方法で、中身とともに移動します。

ゴミ箱と復元

削除したファイルやフォルダーはDrive左側のゴミ箱へ移動します。項目は30日間残り、ゴミ箱を空にするか、30日後にTrekMailが自動削除するまでストレージプールを使用します。

30日以内ならいつでも復元できます。すぐに容量を戻す必要があれば、1項目を完全に削除するかゴミ箱全体を空にできます。詳しくはゴミ箱とファイルの復元をご覧ください。

おすすめの初期構成

空のDriveから始める場合は、次の構成が多くのチームに適しています。

1. ブランド素材: 各形式のロゴ、ブランドカラー資料、フォント。アカウントと共有し、全員が顧客メールに利用できるようにします。
2. テンプレート: 提案書、契約書、オンボーディング用資料。アカウントと共有します。
3. 顧客: 顧客ごとのサブフォルダーに、署名済み契約書と最新成果物を置きます。全員が全顧客を見る必要がある場合だけ共有します。
4. 税務と法務: 請求書、行政書類、会計データ。所有者専用で共有しません。
5. アーカイブ: 必要になる可能性はあるものの、閲覧頻度が低い資料。所有者専用です。

チームが実際に使う内容に応じて調整できます。最初の1時間の目標は完璧さではなく使いやすさです。

次に読む記事

• チームと共有するには、チームでフォルダーを共有するをご覧ください。
• 社外の人へ1つのファイルを送るには、公開共有リンクを使用します。
• コンピューター上のフォルダーのように使うには、Finder、Windowsエクスプローラー、rcloneなどを扱うDrive同期の概要をご覧ください。
• 使用できる容量は共有ストレージ容量の説明で確認できます。
• 容量を増やす場合は、Driveアドオンの料金とプランをご覧ください。