Account Drive: צעדים ראשונים למנהלים חדשים

Account Drive הוא אחסון הקבצים ברמת החברה בלוח הבקרה של TrekMail. הוא נמצא באותה רמה כמו Domains ו-Mailboxes. בעל החשבון שולט בו ויכול להעמיד תיקיות נבחרות לרשות הצוות בתוך Webmail.

אם זו הפעם הראשונה שלכם ב-Account Drive, מדריך זה יסביר היכן למצוא אותו, מי יכול לראות כל תוכן ואילו דקות הגדרה יהפכו אזור ריק לאזור שימושי.

Account Drive לעומת Webmail Drive

לפני שפותחים דבר, כדאי לזכור: ל-TrekMail יש שני ממשקי Drive. הם נראים דומים, אבל לכל אחד היקף שונה.

Account Drive נמצא בכתובת /drive. בעל החשבון מנהל אותו. התיקיות בו פרטיות לבעל החשבון או משותפות עם החשבון כולו, ואז הן מופיעות בתוך Webmail Drive של כל תיבת דואר.

Webmail Drive נמצא בתוך ממשק Webmail, אזור אחד לכל תיבת דואר. לכל תיבה יש מרחב קבצים פרטי משלה, ובעל התיבה מנהל אותו. הוא רואה גם כל תיקייה שבעל החשבון שיתף עם החשבון.

מדריך זה עוסק באזור הראשון. לחוויית השימוש מתוך Webmail, עיינו בDrive בתוך Webmail.

איך למצוא את Account Drive

היכנסו אל TrekMail ופתחו את Drive בסרגל הצד של לוח הבקרה, או עברו אל /drive.

בפעם הראשונה שתפתחו אותו, הדף יהיה ריק. יוצגו בו:

• סרגל כלים בחלק העליון עם הכפתורים תיקייה חדשה והעלאה
• נתיב ניווט שמציג את ה-Drive שלי, מכיוון שאתם בתיקיית הבסיס
• מצב ריק עם הנחיה להעלות קובץ או ליצור תיקייה
• מחוון אחסון שמראה כמה מהמאגר נמצא בשימוש

נתון המאגר כולל את כל מה שנמצא בחשבון: הודעות דוא״ל בתיבות הדואר, קבצים ב-Webmail Drive וקבצים ב-Account Drive. לפירוט, עיינו בהסבר על מכסות אחסון משותפות.

למי יש גישה אל Account Drive

כברירת מחדל, רק בעל החשבון רואה את Account Drive בכתובת /drive. זה מכוון, משום שרוב הקבצים במרחב חברה אמורים להיות מאורגנים ומנוהלים בידי הבעלים, ולא להעמיס על בעלי תיבות דואר יחידים.

עם זאת, הבעלים יכול לשתף תיקיות מסוימות עם החשבון. לאחר שיתוף תיקייה, כל תיבת דואר בחשבון רואה אותה בתוך Webmail Drive. תיקיות משותפות מאפשרות לצוות לשתף פעולה בלי לתת לכל בעל תיבה גישה ללוח הבקרה.

כלומר:

• בעל החשבון שולט בכתובת לוח הבקרה /drive ורואה את כל מה שנמצא בה.
• כל תיבת דואר רואה את התיקיות שהבעלים שיתף עם החשבון, מתוך ה-Webmail שלה.
• בעלי תיבות דואר אינם רואים תיקיות חשבון פרטיות שלא שותפו.

אם אינכם הבעלים ואינכם יכולים להגיע אל /drive, זהו המצב הצפוי. בקשו מהבעלים לשתף עם החשבון את התיקיות הנחוצות.

התיקייה הראשונה שלכם

לחצו על תיקייה חדשה בסרגל הכלים. תיבת דו-שיח תבקש שני פרטים:

• שם: הטקסט שמופיע ברשימת הקבצים. בחרו שם קצר ותיאורי. "נכסי מותג" עדיף על "דברים לאתר שנצטרך אחר כך".
• צבע: אופציונלי. בחרו צבע מלוח הצבעים כדי לסמן את התיקייה. הדבר שימושי לתיקיות שניגשים אליהן לעיתים קרובות. למשל, תנו לתיקיית "לקוחות פעילים" נקודה ירוקה ולתיקיית "ארכיון" נקודה אפורה.

לחצו על יצירה. התיקייה תופיע ברשימת הקבצים. תוכלו לשנות את שמה מאוחר יותר דרך תפריט שלוש הנקודות שלצד השורה שלה, ולשנות באותה דרך גם את צבעה.

הנה כמה דפוסי שמות שמתאימים היטב:

• ארגנו את הרמה העליונה לפי קטגוריה ולא לפי תאריך. השתמשו ב"לקוחות", "תבניות", "נכסי מותג" ו"מסמכי מס", ולא ב"ינואר 2026" ו"פברואר 2026". תיקיות משנה לפי תאריך צריכות להיות בתוך הקטגוריה.
• השתמשו באותיות כמו במשפט ולא כמו בכותרת. קל יותר לסרוק את "Brand assets" מאשר את "Brand Assets". זה עניין של טעם, אך העקביות חשובה.
• השתמשו ברבים לאוספים. בחרו ב"Invoices" ולא ב"Invoice", וב"Clients" ולא ב"Client".

ההעלאה הראשונה שלכם

לחצו על העלאה בסרגל הכלים ובחרו קובץ מהמחשב. ההעלאה מתחילה מיד ומציגה סרגל התקדמות בתחתית המסך.

במהלך ההעלאה קורים כמה דברים:

• טיפול בקבצים גדולים. אם הקובץ גדול, TrekMail משתמש אוטומטית בהעלאה בחלקים. היא מהירה יותר בחיבור טוב ועמידה יותר אם הרשת מתנתקת לרגע.
• בדיקת המאגר. לפני שמירת הקובץ, TrekMail מוודא שיש מקום במאגר. אם הגעתם למכסה, תוצג שגיאה וההעלאה תידחה.
• טיפול בשם זהה. אם כבר קיים באותה תיקייה קובץ בשם זהה, ההעלאה החדשה תיקרא "filename (2).ext" ושני העותקים יישמרו. דריסה בגרירה ושחרור היא פעולה נפרדת ומכוונת.

אפשר להמשיך לעבוד בזמן שההעלאה מתבצעת. סגירת הכרטיסייה מבטלת העלאות פעילות, אך העלאות שהושלמו נשארות בבטחה בשרת.

תיקיות משנה ועץ התיקיות

פתחו תיקייה בלחיצה על שמה. כעת אתם בתוך התיקייה ורואים את אותו סרגל כלים עם תיקייה חדשה והעלאה ואת אותם כללים. נתיב הניווט למעלה מתעדכן כדי שתוכלו לחזור רמה אחת בכל פעם.

אין מגבלה קשיחה על עומק הקינון, אבל אל תבנו תיקיות בעומק של חמש עשרה רמות. שתיים או שלוש רמות מספיקות כמעט לכל ארגון. אם דרושות יותר, כנראה נחוץ מבנה תיקיות אחר ולא מבנה עמוק יותר.

העברת קבצים ותיקיות

כדי להעביר קובץ, פתחו את תפריט שלוש הנקודות שלצד השורה שלו ובחרו העברה. בורר תיקיות ייפתח. לחצו על תיקיית היעד ואשרו. כדי להעביר כמה קבצים, בחרו אותם בתיבות הסימון בתחילת כל שורה ואז השתמשו בסרגל הפעולות המרובות שמופיע למעלה.

תיקיות מועברות באותה דרך. כשמעבירים תיקייה, כל מה שבתוכה עובר איתה.

אשפה ושחזור

מחיקת קובץ או תיקייה מעבירה את הפריט אל אשפה, שנגישה מסרגל הצד השמאלי בדף Drive. פריטים שנמחקו נשארים שם במשך 30 יום וממשיכים להיכלל במכסת האחסון עד שתרוקנו את האשפה, או עד שיעברו 30 יום ו-TrekMail יסיר אותם אוטומטית.

אפשר לשחזר מהאשפה בכל עת במהלך 30 הימים האלה. אפשר גם למחוק לצמיתות פריט יחיד או לרוקן את האשפה כולה אם צריך לפנות את המקום מיד. לפרטים, עיינו באשפה ושחזור קבצים.

הצעת הגדרה קצרה

אם אתם מביטים ב-Drive ריק ורוצים נקודת התחלה, המבנה הבא מתאים לרוב הצוותים:

1. נכסי מותג: סמלים בפורמטים שונים, מסמך צבעי מותג וקובצי גופנים. שתפו עם החשבון כדי שכולם יוכלו להשתמש בהם בעת כתיבת דוא״ל ללקוחות.
2. תבניות: תבנית הצעה, תבנית חוזה ומצגת קליטה. שתפו עם החשבון.
3. לקוחות: תיקיית משנה אחת לכל לקוח פעיל. בכל אחת שמרו חוזים חתומים ותוצרים עדכניים. אל תשתפו אלא אם הצוות באמת צריך שכל אחד יראה את כל הלקוחות.
4. מס ומשפט: חשבוניות, מסמכים ממשלתיים וייצוא נתוני הנהלת חשבונות. לבעלים בלבד, אין לשתף.
5. ארכיון: כל דבר שאולי תצטרכו אך תעיינו בו לעיתים רחוקות. לבעלים בלבד.

אפשר לשפר את המבנה כשתלמדו למה הצוות ניגש בפועל. המטרה בשעה הראשונה היא להפוך את Drive לשימושי, לא למושלם.

מה הלאה

• רוצים לשתף תיקייה עם הצוות? שיתוף תיקיות עם הצוות מסביר איך הדבר פועל ומה בעלי תיבות הדואר רואים.
• צריכים לשלוח קובץ יחיד לאדם מחוץ לחברה? השתמשו בקישורי שיתוף ציבוריים.
• רוצים ש-Drive ירגיש כמו תיקייה במחשב? סקירת סנכרון Drive מסבירה כיצד לחבר את Finder, את Windows Explorer, את rclone ועוד.
• רוצים לדעת כמה נפח אחסון יש לכם? עיינו בהסבר על מכסות אחסון משותפות.
• מוכנים להרחיב את האחסון? עיינו במחירים ותוכניות של Drive Add-on.