Account Drive: primeiros passos para administradores

O Account Drive é o armazenamento de arquivos da empresa no Painel do TrekMail. Ele fica no mesmo nível que Domínios e Caixas postais. O titular da conta controla esse espaço e pode disponibilizar pastas selecionadas para a equipe no webmail.

Se esta é a primeira vez que você acessa o Account Drive, este guia mostra onde encontrá-lo, quem pode ver cada conteúdo e como transformar um espaço vazio em algo útil com poucos minutos de configuração.

Account Drive e Webmail Drive

Antes de abrir qualquer coisa, vale lembrar: o TrekMail tem duas superfícies do Drive. Elas são parecidas, mas têm escopos diferentes.

O Account Drive fica em /drive. O titular da conta o gerencia. As pastas nesse espaço são privadas para o titular ou compartilhadas com toda a conta, o que as torna visíveis no Webmail Drive de cada caixa postal.

O Webmail Drive fica dentro da interface do webmail e existe separadamente para cada caixa postal. Cada caixa tem seu próprio espaço privado para arquivos, gerenciado pelo respectivo titular. Ele também vê todas as pastas que o titular da conta compartilhou com a conta.

Este guia trata do primeiro espaço. Para conhecer a experiência no webmail, consulte Drive no Webmail.

Como encontrar o Account Drive

Entre no TrekMail e abra Drive na barra lateral do Painel ou acesse /drive.

Na primeira vez que você abrir o espaço, a página estará vazia. Você verá:

• Uma barra de ferramentas na parte superior com os botões Nova pasta e Upload
• Uma trilha de navegação mostrando Meu Drive, pois você está na raiz
• Um estado vazio com uma dica para enviar um arquivo ou criar uma pasta
• Um indicador de armazenamento mostrando quanto da sua reserva está em uso

O número da reserva inclui tudo em sua conta: emails nas caixas postais, arquivos do Webmail Drive e arquivos do Account Drive. Consulte Entenda as cotas de armazenamento compartilhado para ver os detalhes.

Quem pode acessar o Account Drive

Por padrão, apenas o titular da conta vê o Account Drive em /drive. Isso é intencional, pois a maioria dos arquivos em um espaço da empresa deve ser organizada e selecionada pelo titular, não vasculhada pelos titulares de caixas postais individuais.

No entanto, o titular pode compartilhar pastas específicas com a conta. Depois que uma pasta é compartilhada, todas as caixas postais da conta passam a vê-la dentro do Webmail Drive. As pastas compartilhadas permitem que a equipe colabore sem conceder acesso ao Painel a todos os titulares de caixas.

Isso significa que:

• O titular da conta controla o URL /drive do Painel e vê tudo nesse espaço.
• Cada caixa postal vê as pastas que o titular compartilhou com a conta, acessíveis dentro do respectivo webmail.
• Os titulares das caixas não veem pastas privadas da conta que não foram compartilhadas.

Se você não for o titular e não conseguir acessar /drive, esse é o comportamento esperado. Peça ao titular para compartilhar as pastas relevantes com a conta.

Sua primeira pasta

Clique em Nova pasta na barra de ferramentas. Uma caixa de diálogo solicita duas informações:

• Nome: o que aparece na lista de arquivos. Escolha algo curto e descritivo. “Ativos da marca” é melhor que “Coisas para o site que precisaremos mais tarde”.
• Cor: opcional. Escolha uma cor na paleta para identificar a pasta. Isso é útil para pastas que você acessa com frequência. Por exemplo, dê um ponto verde à pasta “Clientes ativos” e um ponto cinza à pasta “Arquivo”.

Clique em Criar. A pasta aparecerá na lista de arquivos. Para renomeá-la mais tarde, clique no menu de três pontos ao lado da linha correspondente. Você pode alterar a cor da mesma forma.

Alguns padrões de nomenclatura que funcionam bem:

• Organize o primeiro nível por categoria, não por data. Use “Clientes”, “Modelos”, “Ativos da marca” e “Documentos fiscais”, não “Janeiro de 2026” e “Fevereiro de 2026”. Coloque as subpastas baseadas em datas dentro da categoria.
• Use maiúsculas como em uma frase, não em um título. “Ativos da marca” é mais fácil de percorrer visualmente que “Ativos da Marca”. É uma questão de gosto, mas a consistência é o mais importante.
• Use o plural para coleções. Prefira “Faturas” a “Fatura” e “Clientes” a “Cliente”.

Seu primeiro upload

Clique em Upload na barra de ferramentas. Escolha um arquivo no computador. O upload começa imediatamente e mostra uma barra de progresso na parte inferior da tela.

Algumas coisas acontecem durante o upload:

• Tratamento de arquivos grandes. Se o arquivo for grande, o TrekMail usará automaticamente o upload em partes. Ele é mais rápido em uma boa conexão e resiste melhor a uma breve interrupção de rede.
• Verificação da reserva. Antes de salvar o arquivo, o TrekMail confirma que existe espaço na reserva. Se você tiver atingido o limite, verá um erro e o upload será rejeitado.
• Tratamento de nomes iguais. Se já existir um arquivo com o mesmo nome na pasta, o novo upload receberá o nome “filename (2).ext”. As duas cópias serão mantidas. A substituição por arrastar e soltar é uma ação separada e deliberada.

Você pode continuar trabalhando enquanto o upload estiver em andamento. Fechar a guia cancela os uploads em curso, mas os arquivos concluídos permanecem seguros no servidor.

Subpastas e árvore

Abra qualquer pasta clicando no nome dela. Agora você está dentro dessa pasta, com a mesma barra de ferramentas, Nova pasta e Upload, e com as mesmas regras. A trilha de navegação na parte superior é atualizada para que você possa voltar um nível por vez.

Não existe um limite rígido para a profundidade da estrutura, mas evite criar pastas com quinze níveis. Dois ou três níveis bastam para praticamente qualquer organização. Se precisar de mais, provavelmente é melhor usar outra estrutura de pastas em vez de aumentar a profundidade.

Como mover arquivos e pastas

Para mover um arquivo, abra o menu de três pontos ao lado da linha correspondente e escolha Mover. Um seletor de pastas será aberto. Clique na pasta de destino e confirme. Para mover vários arquivos, marque as caixas de seleção no início de cada linha e use a barra de ações em massa que aparece na parte superior.

As pastas são movidas da mesma forma. Quando você move uma pasta, todo o conteúdo dela é movido junto.

Lixeira e recuperação

Ao excluir um arquivo ou uma pasta, o item vai para a Lixeira, acessível pela barra lateral esquerda da página do Drive. Os itens excluídos permanecem lá por 30 dias e continuam contando na reserva de armazenamento até você esvaziar a Lixeira ou até os 30 dias terminarem e o TrekMail removê-los automaticamente.

Você pode restaurar um item da Lixeira a qualquer momento durante esses 30 dias. Também pode excluir permanentemente um único item ou esvaziar toda a Lixeira se precisar recuperar o espaço imediatamente. Consulte Lixeira e restauração de arquivos para ver os detalhes.

Uma sugestão breve de configuração

Se você está diante de um Drive vazio e quer um ponto de partida, esta estrutura funciona para a maioria das equipes:

1. Ativos da marca: logotipos em diferentes formatos, documento com as cores da marca e arquivos de fontes. Compartilhe com a conta para que todos possam usá-los ao redigir emails para clientes.
2. Modelos: modelo de proposta, modelo de contrato e apresentação de integração. Compartilhe com a conta.
3. Clientes: uma subpasta por cliente ativo. Em cada uma, guarde contratos assinados e os materiais mais recentes. Não compartilhe a menos que sua equipe realmente precise que todos vejam todos os clientes.
4. Fiscal e jurídico: faturas, documentos governamentais e exportações contábeis. Somente para o titular, não compartilhe.
5. Arquivo: qualquer conteúdo que talvez seja necessário, mas que você consulta raramente. Somente para o titular.

Você pode aperfeiçoar essa estrutura à medida que descobre o que sua equipe realmente acessa. O objetivo da primeira hora é tornar o espaço utilizável, não perfeito.

Próximos passos

• Quer compartilhar uma pasta com sua equipe? Compartilhar pastas com sua equipe explica como funciona e o que os titulares das caixas postais veem.
• Precisa enviar um único arquivo para alguém de fora da empresa? Use os links públicos de compartilhamento.
• Quer que o Drive funcione como uma pasta no computador? A Visão geral da sincronização do Drive mostra como conectar o Finder, o Explorador do Windows, o rclone e outras ferramentas.
• Quer saber quanto armazenamento você tem? Consulte Entenda as cotas de armazenamento compartilhado.
• Quer ampliar o armazenamento? Consulte Preços e planos do Drive Add-on.