Account Drive: الخطوات الأولى للمشرفين الجدد

Account Drive هو تخزين الملفات على مستوى الشركة في لوحة تحكم TrekMail. يظهر في المستوى نفسه مع Domains وMailboxes. يتحكم فيه مالك الحساب، ويمكنه إتاحة مجلدات محددة للفريق في Webmail.

إذا كانت هذه زيارتك الأولى إلى Account Drive، فسيرشدك هذا الدليل إلى مكانه ومن يمكنه رؤية كل محتوى، وإلى الإعداد الذي يحول مساحة فارغة إلى مساحة مفيدة خلال دقائق قليلة.

الفرق بين Account Drive وWebmail Drive

قبل أن تفتح أي شيء، تذكّر أن TrekMail يقدم واجهتين في Drive. تبدوان متشابهتين، لكن نطاق كل منهما مختلف.

يوجد Account Drive في /drive، ويديره مالك الحساب. تكون المجلدات هنا خاصة بالمالك أو مشتركة مع الحساب بالكامل، وعند مشاركتها تظهر داخل Webmail Drive في كل صندوق بريد.

يوجد Webmail Drive داخل واجهة Webmail، بمساحة منفصلة لكل صندوق بريد. لكل صندوق مساحة ملفات خاصة به يديرها مالكه. ويرى مالك صندوق البريد أيضا أي مجلد شاركه مالك الحساب مع الحساب.

يتناول هذا الدليل المساحة الأولى. وللتعرف على الاستخدام من جانب Webmail، راجع Drive في Webmail.

العثور على Account Drive

سجّل الدخول إلى TrekMail وافتح Drive من الشريط الجانبي للوحة التحكم، أو انتقل إلى /drive.

تكون الصفحة فارغة عند فتحها للمرة الأولى. سترى ما يلي:

• شريط أدوات في الأعلى يحتوي على زري مجلد جديد ورفع
• مسار تنقل يعرض Drive الخاص بي لأنك في المجلد الجذر
• حالة فارغة تتضمن تلميحا لرفع ملف أو إنشاء مجلد
• مؤشر تخزين يوضح مقدار المساحة المستخدمة من السعة المجمعة

يشمل رقم السعة المجمعة كل شيء في حسابك: رسائل البريد في الصناديق وملفات Webmail Drive وملفات Account Drive. راجع شرح حصص التخزين المجمعة لمعرفة التفاصيل.

من يمكنه الوصول إلى Account Drive

لا يرى Account Drive في /drive افتراضيا سوى مالك الحساب. وهذا مقصود، لأن معظم الملفات في مساحة الشركة ينظمها المالك ويختارها، بدلا من مطالبة مالكي صناديق البريد بالتنقل بين جميع الملفات.

ومع ذلك، يمكن للمالك مشاركة مجلدات محددة مع الحساب. بعد مشاركة مجلد، يراه كل صندوق بريد في الحساب داخل Webmail Drive. تتيح المجلدات المشتركة للفريق التعاون من دون منح كل مالك صندوق بريد صلاحية الوصول إلى لوحة التحكم.

يعني ذلك ما يلي:

• يمتلك مالك الحساب عنوان لوحة التحكم /drive ويرى كل ما فيه.
• يرى كل صندوق بريد المجلدات التي شاركها المالك مع الحساب، ويمكن الوصول إليها من داخل Webmail الخاص به.
• لا يرى مالكو صناديق البريد مجلدات الحساب الخاصة، أي غير المشتركة.

إذا لم تكن المالك ولم تتمكن من فتح /drive، فهذا متوقع. اطلب من المالك مشاركة المجلدات المعنية مع الحساب.

مجلدك الأول

انقر على مجلد جديد في شريط الأدوات. سيطلب مربع حوار معلومتين:

• الاسم: ما يظهر في قائمة الملفات. اجعله قصيرا وواضحا. اسم "مواد العلامة التجارية" أفضل من "أشياء للموقع سنحتاج إليها لاحقا".
• اللون: اختياري. اختر لونا من لوحة الألوان لتمييز المجلد. يفيد ذلك مع المجلدات التي تستخدمها كثيرا، مثل نقطة خضراء لمجلد "العملاء النشطون" ونقطة رمادية لمجلد "الأرشيف".

انقر على إنشاء. سيظهر المجلد في قائمة الملفات. يمكنك تغيير اسمه لاحقا بالنقر على قائمة النقاط الثلاث بجانب صفه، ويمكنك تغيير لونه بالطريقة نفسها.

إليك بعض أنماط التسمية التي أثبتت فائدتها:

• نظّم المستوى الأعلى حسب الفئة لا التاريخ. استخدم "العملاء" و"القوالب" و"مواد العلامة التجارية" و"المستندات الضريبية" بدلا من "يناير 2026" و"فبراير 2026". ضع المجلدات الفرعية المرتبطة بالتاريخ داخل الفئة.
• استخدم حالة الجملة لا حالة العنوان. يسهل تصفح "Brand assets" أكثر من "Brand Assets". الأمر مسألة ذوق، لكن الأهم هو الاتساق.
• استخدم الجمع للمجموعات. استخدم "Invoices" بدلا من "Invoice" و"Clients" بدلا من "Client".

أول عملية رفع

انقر على رفع في شريط الأدوات واختر ملفا من جهازك. يبدأ الرفع فورا ويظهر شريط تقدم أسفل الشاشة.

تحدث بعض الأمور أثناء الرفع:

• معالجة الملفات الكبيرة. إذا كان الملف كبيرا، يستخدم TrekMail تلقائيا الرفع المجزأ. يكون أسرع مع الاتصال الجيد وأكثر تحملا إذا انقطعت الشبكة للحظة.
• فحص السعة المجمعة. قبل حفظ الملف، يتحقق TrekMail من وجود مساحة كافية. إذا بلغت الحد الأقصى، فستظهر رسالة خطأ ويُرفض الرفع.
• معالجة الاسم المتطابق. إذا وُجد ملف بالاسم نفسه في المجلد نفسه، يصبح اسم الملف الجديد "filename (2).ext" وتُحفظ النسختان. الاستبدال بالسحب والإفلات إجراء منفصل ومقصود.

يمكنك متابعة العمل أثناء الرفع. يؤدي إغلاق علامة التبويب إلى إلغاء عمليات الرفع الجارية، لكن الملفات المكتملة تبقى آمنة على الخادم.

المجلدات الفرعية والشجرة

افتح أي مجلد بالنقر على اسمه. ستكون الآن داخل ذلك المجلد، مع شريط الأدوات نفسه وزري مجلد جديد ورفع والقواعد نفسها. يتحدث مسار التنقل في الأعلى لتتمكن من الرجوع مستوى واحدا في كل مرة.

لا يوجد حد ثابت لعمق التداخل، لكن لا تنشئ مجلدات بعمق خمسة عشر مستوى. يكفي مستويان أو ثلاثة لأي تنظيم تقريبا. وإذا احتجت إلى المزيد، فالأرجح أنك تحتاج إلى بنية مجلدات مختلفة لا إلى بنية أعمق.

نقل الملفات والمجلدات

لنقل ملف، افتح قائمة النقاط الثلاث بجانب صفه واختر نقل. سيُفتح منتقي مجلدات، انقر على المجلد الوجهة ثم أكّد. لنقل عدة ملفات، حددها من مربعات الاختيار في بداية كل صف، ثم استخدم شريط الإجراءات المجمعة الذي يظهر في الأعلى.

تُنقل المجلدات بالطريقة نفسها. وعندما تنقل مجلدا، ينتقل معه كل ما بداخله.

المهملات والاسترداد

عند حذف ملف أو مجلد، ينتقل إلى المهملات التي يمكن الوصول إليها من الشريط الجانبي الأيسر في صفحة Drive. تبقى العناصر المحذوفة هناك مدة 30 يوما وتظل محسوبة ضمن سعة التخزين المجمعة حتى تفرغ المهملات، أو تنقضي مدة 30 يوما ويحذفها TrekMail تلقائيا.

يمكنك الاستعادة من المهملات في أي وقت خلال تلك الأيام الثلاثين. ويمكنك أيضا حذف عنصر واحد نهائيا أو إفراغ المهملات بالكامل إذا كنت بحاجة إلى المساحة فورا. راجع المهملات واستعادة الملفات للتفاصيل.

إعداد مختصر مقترح

إذا كنت أمام Drive فارغ وتريد نقطة بداية، فهذه بنية تناسب معظم الفرق:

1. مواد العلامة التجارية: شعارات بتنسيقات مختلفة، ومستند ألوان العلامة التجارية، وملفات الخطوط. شاركه مع الحساب ليتمكن الجميع من استخدامها عند كتابة رسائل للعملاء.
2. القوالب: قالب عرض وقالب عقد وعرض تقديمي للتهيئة. شاركه مع الحساب.
3. العملاء: مجلد فرعي لكل عميل نشط. ضع داخله العقود الموقعة وأحدث المواد المسلّمة. لا تشاركه إلا إذا كان فريقك يحتاج فعلا إلى أن يرى الجميع كل العملاء.
4. الضرائب والشؤون القانونية: الفواتير والمستندات الحكومية وملفات التصدير المحاسبية. للمالك فقط، لا تشاركه.
5. الأرشيف: أي شيء قد تحتاج إليه لكن نادرا ما تراجعه. للمالك فقط.

يمكنك تحسين هذه البنية كلما عرفت ما يستخدمه فريقك فعليا. هدف الساعة الأولى هو جعل Drive قابلا للاستخدام، لا جعله مثاليا.

الخطوة التالية

• هل تريد مشاركة مجلد مع فريقك؟ يشرح مشاركة المجلدات مع فريقك طريقة العمل وما يراه مالكو صناديق البريد.
• هل تحتاج إلى إرسال ملف واحد إلى شخص خارج الشركة؟ استخدم روابط المشاركة العامة.
• هل تريد أن يعمل Drive مثل مجلد على جهازك؟ يشرح استعراض مزامنة Drive توصيل Finder وWindows Explorer وrclone وغيرها.
• هل تريد معرفة مساحة التخزين المتوفرة؟ راجع شرح حصص التخزين المجمعة.
• هل أنت مستعد لزيادة مساحة التخزين؟ راجع أسعار وخطط Drive Add-on.