Account Drive 新管理员入门指南

Account Drive 是 TrekMail 控制面板中的公司级文件存储空间，与域名和邮箱位于同一级别。账户所有者负责管理，并可让团队通过 Webmail 使用指定文件夹。

如果你是首次使用 Account Drive，本指南将说明入口、查看权限，以及如何在几分钟内让空白空间发挥作用。

Account Drive 与 Webmail Drive

开始前请注意，TrekMail 有两个 Drive 界面。它们外观相似，但作用范围不同。

Account Drive 位于 /drive，由账户所有者管理。文件夹可以仅供所有者使用，也可以与整个账户共享，共享后会出现在每个邮箱的 Webmail Drive 中。

Webmail Drive 位于 Webmail 界面内，每个邮箱各有一个。邮箱所有者管理自己的私有文件空间，还能看到账户所有者与账户共享的文件夹。

本文介绍前者。有关 Webmail 中的体验，请参阅 Webmail 中的 Drive。

找到 Account Drive

登录 TrekMail，在控制面板侧栏打开 Drive，或前往 /drive。

首次打开时页面为空，其中会显示：

• 顶部工具栏中的新建文件夹和上传按钮
• 显示我的 Drive的面包屑导航，表示当前位于根目录
• 提示上传文件或创建文件夹的空白状态
• 显示存储池已用容量的指示器

存储池包括账户中的所有内容：邮箱邮件、Webmail Drive 文件和 Account Drive 文件。详情请参阅共用存储配额说明。

谁能访问 Account Drive

默认只有账户所有者能在 /drive 查看 Account Drive。这是有意的设计，因为公司空间中的大多数文件应由所有者整理，而不必让各邮箱所有者逐一翻查。

所有者可以与账户共享特定文件夹。共享后，账户中的每个邮箱都会在 Webmail Drive 中看到该文件夹。这样团队可以协作，而无需让每位邮箱所有者访问控制面板。

这意味着：

• 账户所有者管理 /drive 并看到其中所有内容。
• 每个邮箱都能在 Webmail 中看到所有者与账户共享的文件夹。
• 邮箱所有者看不到未共享的私有账户文件夹。

如果你不是所有者且无法访问 /drive，这是正常情况。请让所有者与账户共享所需文件夹。

第一个文件夹

点击工具栏中的新建文件夹。对话框要求填写：

• 名称：显示在文件列表中。应简短明确，例如“品牌素材”优于“以后网站要用的东西”。
• 颜色：可选。从调色板选择颜色作为标记，例如为“活跃客户”使用绿点，为“归档”使用灰点。

点击创建。文件夹会出现在列表中。以后可通过该行的三点菜单修改名称和颜色。

以下命名方式通常很实用：

• 顶层按类别划分，而非日期。 使用“客户”“模板”“品牌素材”“税务文件”，不要使用“2026年1月”“2026年2月”。按日期划分的子文件夹应放在类别内。
• 使用句首大写，而非标题式大写。 “Brand assets”比“Brand Assets”更便于浏览。具体风格可自选，但应保持一致。
• 集合使用复数。 使用“Invoices”而非“Invoice”，“Clients”而非“Client”。

第一次上传

点击工具栏中的上传并选择计算机上的文件。上传会立即开始，屏幕底部会显示进度条。

上传过程中会发生以下操作：

• 大文件处理。 对于大文件，TrekMail 自动采用分块上传。良好网络下速度更快，也能应对短暂断线。
• 存储池检查。 提交文件前，TrekMail 会确认存储池有足够空间。达到上限时会显示错误并拒绝上传。
• 同名文件处理。 如果同一文件夹已有同名文件，新文件会命名为“filename (2).ext”，两个副本都会保留。拖放覆盖是另一项需要明确执行的操作。

上传时可以继续工作。关闭标签页会取消进行中的上传，但已完成的文件会安全保留在服务器上。

子文件夹和目录树

点击名称可打开文件夹。文件夹内有相同的工具栏、新建文件夹和上传按钮，并遵循相同规则。顶部面包屑导航可逐级返回。

嵌套深度没有硬性限制，但请勿建立十五层文件夹。两到三层足以满足绝大多数整理需求。若需要更多层级，通常应调整结构，而不是继续加深。

移动文件和文件夹

打开文件行的三点菜单并选择移动。在文件夹选择器中点击目标文件夹并确认。若要移动多个文件，请使用各行开头的复选框选择文件，再使用顶部出现的批量操作栏。

文件夹的移动方式相同，其中的所有内容会一并移动。

回收站与恢复

删除文件或文件夹后，它会进入 Drive 左侧栏中的回收站。删除的项目会保留 30天，在你清空回收站或 TrekMail 到期自动删除之前，仍计入存储池用量。

在这30天内可随时恢复。若要立即释放空间，也可永久删除单个项目或清空整个回收站。详情请参阅回收站和文件恢复。

建议的初始结构

如果 Drive 还是空的，以下结构适合大多数团队：

1. 品牌素材：不同格式的徽标、品牌颜色文档和字体文件。与账户共享，方便所有人在撰写客户邮件时使用。
2. 模板：提案模板、合同模板和入门演示文稿。与账户共享。
3. 客户：每位活跃客户一个子文件夹，内含已签合同和最新交付成果。除非团队确实需要查看所有客户，否则不要共享。
4. 税务与法律：发票、政府文件和会计导出内容。仅供所有者使用，不要共享。
5. 归档：可能需要但很少查看的内容。仅供所有者使用。

可以根据团队的实际使用情况逐步调整。第一个小时的目标是实用，而不是完美。

后续步骤

• 想与团队共享文件夹？请参阅与团队共享文件夹。
• 需要向公司外部人员发送单个文件？请使用公开共享链接。
• 想让 Drive 像计算机文件夹一样工作？Drive 同步概述介绍 Finder、Windows 文件资源管理器、rclone 等连接方式。
• 想了解可用容量？请参阅共用存储配额说明。
• 准备扩容？请参阅 Drive 附加功能价格与方案。