Account Drive: Erste Schritte für Administratoren

Account Drive ist der Dateispeicher auf Unternehmensebene in Ihrem TrekMail-Dashboard. Er befindet sich auf derselben Ebene wie Domains und Mailboxes. Der Kontoinhaber verwaltet ihn und kann ausgewählte Ordner dem Team im Webmail zur Verfügung stellen.

Wenn Sie Account Drive zum ersten Mal verwenden, zeigt Ihnen dieser Leitfaden, wo Sie ihn finden, wer welche Inhalte sehen kann und wie Sie einen leeren Bereich in wenigen Minuten sinnvoll einrichten.

Account Drive im Vergleich zu Webmail Drive

Vor dem Öffnen eine kurze Erinnerung: TrekMail bietet zwei Drive-Oberflächen. Sie sehen ähnlich aus, haben aber unterschiedliche Geltungsbereiche.

Account Drive befindet sich unter /drive. Der Kontoinhaber verwaltet ihn. Ordner sind hier entweder privat für den Inhaber oder für das gesamte Konto freigegeben. Freigegebene Ordner sind im Webmail Drive jedes Postfachs sichtbar.

Webmail Drive befindet sich innerhalb der Webmail-Oberfläche und ist für jedes Postfach separat vorhanden. Jedes Postfach besitzt einen eigenen privaten Dateibereich, den sein Inhaber selbst verwaltet. Außerdem sieht der Postfachinhaber alle Ordner, die der Kontoinhaber für das Konto freigegeben hat.

Dieser Leitfaden behandelt den ersten Bereich. Informationen zur Nutzung im Webmail finden Sie unter Drive im Webmail.

Account Drive finden

Melden Sie sich bei TrekMail an und öffnen Sie Drive in der Seitenleiste des Dashboards oder rufen Sie /drive auf.

Beim ersten Öffnen ist die Seite leer. Sie sehen:

• Eine Symbolleiste am oberen Rand mit den Schaltflächen Neuer Ordner und Hochladen
• Eine Brotkrümelnavigation mit Mein Drive, da Sie sich im Stammverzeichnis befinden
• Einen leeren Bereich mit einem Hinweis zum Hochladen einer Datei oder Erstellen eines Ordners
• Eine Speicheranzeige, die den belegten Anteil Ihres Kontingents zeigt

Die Kontingentzahl umfasst alle Inhalte in Ihrem Konto: E-Mails in Postfächern, Dateien im Webmail Drive und Dateien im Account Drive. Eine genaue Aufschlüsselung finden Sie unter Gemeinsame Speicherkontingente erklärt.

Wer auf Account Drive zugreifen kann

Standardmäßig sieht nur der Kontoinhaber Account Drive unter /drive. Das ist beabsichtigt, denn die meisten Dateien in einem Unternehmensbereich sollen vom Inhaber organisiert und gepflegt werden. Einzelne Postfachinhaber müssen sich nicht durch diese Dateien arbeiten.

Der Inhaber kann jedoch bestimmte Ordner für das Konto freigeben. Sobald ein Ordner freigegeben ist, sieht ihn jedes Postfach des Kontos im Webmail Drive. Mit freigegebenen Ordnern kann das Team zusammenarbeiten, ohne jedem Postfachinhaber Zugriff auf das Dashboard zu geben.

Das bedeutet:

• Der Kontoinhaber verwaltet die Dashboard-URL /drive und sieht dort alle Inhalte.
• Jedes Postfach sieht die Ordner, die der Inhaber für das Konto freigegeben hat. Sie sind aus dem jeweiligen Webmail erreichbar.
• Postfachinhaber sehen keine privaten, nicht freigegebenen Ordner des Kontos.

Wenn Sie nicht der Inhaber sind und /drive nicht öffnen können, ist das erwartetes Verhalten. Bitten Sie den Inhaber, die benötigten Ordner für das Konto freizugeben.

Ihr erster Ordner

Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neuer Ordner. Ein Dialog fragt zwei Angaben ab:

• Name: erscheint in der Dateiliste. Halten Sie ihn kurz und aussagekräftig. „Markenmaterial“ ist besser als „Sachen für die Website, die wir später brauchen“.
• Farbe: optional. Wählen Sie eine Farbe aus der Palette, um den Ordner zu kennzeichnen. Dies ist besonders bei häufig verwendeten Ordnern hilfreich. Versehen Sie beispielsweise „Aktive Kunden“ mit einem grünen und „Archiv“ mit einem grauen Punkt.

Klicken Sie auf Erstellen. Der Ordner erscheint in Ihrer Dateiliste. Sie können ihn später über das Dreipunktmenü neben seiner Zeile umbenennen und auf demselben Weg seine Farbe ändern.

Einige Benennungsmuster, die sich bewährt haben:

• Oberste Ebene nach Kategorie statt nach Datum. Verwenden Sie „Kunden“, „Vorlagen“, „Markenmaterial“ und „Steuerunterlagen“ statt „Januar 2026“ und „Februar 2026“. Datumsbasierte Unterordner gehören in die jeweilige Kategorie.
• Satzschreibweise statt Titelschreibweise. „Markenmaterial“ lässt sich leichter erfassen als eine Schreibweise, bei der jedes Wort großgeschrieben wird. Das ist Geschmackssache, doch Einheitlichkeit ist entscheidend.
• Mehrzahl für Sammlungen. Verwenden Sie „Rechnungen“ statt „Rechnung“ und „Kunden“ statt „Kunde“.

Ihr erster Upload

Klicken Sie in der Symbolleiste auf Hochladen. Wählen Sie eine Datei auf Ihrem Computer. Der Upload beginnt sofort und zeigt am unteren Bildschirmrand einen Fortschrittsbalken.

Während des Uploads geschehen einige Dinge:

• Verarbeitung großer Dateien. Bei großen Dateien verwendet TrekMail automatisch einen Upload in Blöcken. Das ist bei einer guten Verbindung schneller und verkraftet kurze Netzwerkausfälle besser.
• Kontingentprüfung. Bevor die Datei gespeichert wird, prüft TrekMail, ob im Kontingent ausreichend Platz vorhanden ist. Wenn das Limit erreicht ist, erscheint eine Fehlermeldung und der Upload wird abgelehnt.
• Umgang mit gleichem Namen. Ist im selben Ordner bereits eine Datei mit demselben Namen vorhanden, erhält der neue Upload den Namen „filename (2).ext“. Beide Kopien bleiben erhalten. Das Überschreiben per Drag-and-drop ist eine bewusste, separate Aktion.

Sie können während des Uploads weiterarbeiten. Wenn Sie den Tab schließen, werden laufende Uploads abgebrochen, vollständig hochgeladene Dateien bleiben jedoch sicher auf dem Server.

Unterordner und Baumstruktur

Öffnen Sie einen Ordner, indem Sie auf seinen Namen klicken. Sie befinden sich nun in diesem Ordner und sehen dieselbe Symbolleiste mit Neuer Ordner und Hochladen sowie dieselben Regeln. Die Brotkrümelnavigation am oberen Rand wird aktualisiert, sodass Sie schrittweise eine Ebene nach oben wechseln können.

Es gibt keine feste Grenze für die Verschachtelungstiefe. Erstellen Sie dennoch bitte keine Ordnerstrukturen mit fünfzehn Ebenen. Zwei oder drei Ebenen reichen für fast jede Organisation aus. Wenn Sie mehr benötigen, brauchen Sie wahrscheinlich eine andere Ordnerstruktur und nicht mehr Tiefe.

Dateien und Ordner verschieben

Öffnen Sie zum Verschieben einer Datei das Dreipunktmenü neben ihrer Zeile und wählen Sie Verschieben. Eine Ordnerauswahl öffnet sich. Klicken Sie auf den Zielordner und bestätigen Sie. Um mehrere Dateien zu verschieben, wählen Sie sie über die Kontrollkästchen am Anfang jeder Zeile aus und verwenden anschließend die Sammelaktionsleiste, die am oberen Rand erscheint.

Ordner werden auf dieselbe Weise verschoben. Wenn Sie einen Ordner verschieben, werden alle darin enthaltenen Elemente mitverschoben.

Papierkorb und Wiederherstellung

Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner löschen, wird das Element in den Papierkorb verschoben. Diesen erreichen Sie über die linke Seitenleiste der Drive-Seite. Gelöschte Elemente bleiben dort 30 Tage und werden weiterhin auf Ihr Speicherkontingent angerechnet. Das gilt, bis Sie den Papierkorb leeren oder die 30 Tage ablaufen und TrekMail die Elemente automatisch entfernt.

Während dieser 30 Tage können Sie jederzeit Elemente aus dem Papierkorb wiederherstellen. Sie können auch ein einzelnes Element dauerhaft löschen oder den gesamten Papierkorb leeren, wenn Sie den Speicherplatz sofort zurückgewinnen müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Papierkorb und Dateiwiederherstellung.

Ein kurzer Einrichtungsvorschlag

Wenn Sie vor einem leeren Drive stehen und einen Ausgangspunkt suchen, eignet sich folgende Struktur für die meisten Teams:

1. Markenmaterial: Logos in verschiedenen Formaten, Dokument mit Markenfarben und Schriftdateien. Geben Sie den Ordner für das Konto frei, damit alle diese Dateien beim Verfassen von Kunden-E-Mails verwenden können.
2. Vorlagen: Angebotsvorlage, Vertragsvorlage und Präsentation für das Onboarding. Geben Sie den Ordner für das Konto frei.
3. Kunden: ein Unterordner pro aktivem Kunden. Jeder enthält unterzeichnete Verträge und die neuesten Liefergegenstände. Geben Sie ihn nur frei, wenn wirklich jedes Teammitglied alle Kunden sehen muss.
4. Steuern und Rechtliches: Rechnungen, Behördendokumente und Buchhaltungsexporte. Nur für den Inhaber, nicht freigeben.
5. Archiv: alles, was Sie möglicherweise benötigen, aber selten ansehen. Nur für den Inhaber.

Sie können diese Struktur verfeinern, sobald Sie wissen, worauf Ihr Team tatsächlich zugreift. In der ersten Stunde geht es darum, Drive benutzbar und nicht perfekt zu machen.

Nächste Schritte

• Möchten Sie einen Ordner für Ihr Team freigeben? Ordner für Ihr Team freigeben erklärt die Funktionsweise und was Postfachinhaber sehen.
• Müssen Sie eine einzelne Datei an jemanden außerhalb des Unternehmens senden? Verwenden Sie dafür öffentliche Freigabelinks.
• Soll sich Drive wie ein Ordner auf Ihrem Computer verhalten? Die Übersicht zur Drive-Synchronisierung führt Sie durch die Verbindung mit Finder, Windows Explorer, rclone und weiteren Anwendungen.
• Möchten Sie wissen, wie viel Speicherplatz Ihnen zur Verfügung steht? Lesen Sie Gemeinsame Speicherkontingente erklärt.
• Möchten Sie Ihren Speicher erweitern? Lesen Sie Preise und Tarife des Drive Add-ons.