Account Drive: первые шаги для администраторов

Account Drive представляет собой файловое хранилище компании в панели TrekMail. Оно находится на том же уровне, что Домены и Почтовые ящики. Владелец аккаунта управляет им и может предоставить команде доступ к отдельным папкам через веб-почту.

Если вы впервые открываете Account Drive, это руководство поможет найти его, понять правила доступа и за несколько минут превратить пустое пространство в полезное хранилище.

Account Drive и Drive в веб-почте

Сначала важное уточнение: в TrekMail есть две области Drive. Они похожи, но предназначены для разных пользователей.

Account Drive находится по адресу /drive. Им управляет владелец аккаунта. Папки здесь доступны только владельцу или предоставлены всему аккаунту, и тогда они отображаются в Drive веб-почты каждого ящика.

Drive в веб-почте находится внутри веб-интерфейса, отдельно для каждого ящика. У каждого ящика есть собственное личное пространство, которым управляет его владелец. Там также видны папки, предоставленные владельцем аккаунта.

Это руководство посвящено первой области. О второй рассказано в статье Drive в веб-почте.

Где найти Account Drive

Войдите в TrekMail и откройте Drive в боковом меню панели либо перейдите на /drive.

При первом открытии страница пуста. На ней показаны:

• Панель инструментов с кнопками Новая папка и Загрузить
• Навигационная цепочка Мой Drive, поскольку вы находитесь в корне
• Подсказка о загрузке файла или создании папки
• Индикатор использованного объема общего хранилища

Общий объем включает все данные аккаунта: письма в ящиках, файлы Drive в веб-почте и файлы Account Drive. Подробности приведены в статье Общие квоты хранилища.

Кто может открыть Account Drive

По умолчанию Account Drive по адресу /drive видит только владелец аккаунта. Это сделано намеренно: обычно корпоративные файлы должен упорядочивать владелец, а не каждый владелец почтового ящика.

Владелец может предоставить всему аккаунту доступ к отдельным папкам. После этого каждый ящик увидит их в Drive своей веб-почты. Так команда может сотрудничать без доступа каждого владельца ящика к панели.

Это означает:

• Владелец аккаунта управляет /drive и видит все содержимое.
• Каждый ящик видит в веб-почте папки, предоставленные всему аккаунту.
• Владельцы ящиков не видят личные папки аккаунта, к которым доступ не предоставлен.

Если вы не владелец и не можете открыть /drive, это ожидаемое поведение. Попросите владельца предоставить аккаунту доступ к нужным папкам.

Первая папка

Нажмите Новая папка. В окне нужно указать:

• Название: отображается в списке файлов. Выбирайте короткое и понятное, например «Материалы бренда», а не «Материалы для сайта, которые понадобятся позже».
• Цвет: необязательно. Выберите цветовую метку для часто используемой папки, например зеленую для «Активных клиентов» и серую для «Архива».

Нажмите Создать. Папка появится в списке. Позже можно изменить ее название и цвет через меню с тремя точками в строке.

Полезные правила именования:

• На верхнем уровне используйте категории, а не даты. Создайте «Клиенты», «Шаблоны», «Материалы бренда», «Налоговые документы», а не «Январь 2026» и «Февраль 2026». Папки по датам размещайте внутри категории.
• Используйте регистр предложений, а не заголовков. «Материалы бренда» легче читать, чем «Материалы Бренда». Главное соблюдать единообразие.
• Называйте коллекции во множественном числе. «Счета», а не «Счет»; «Клиенты», а не «Клиент».

Первая загрузка

Нажмите Загрузить и выберите файл на компьютере. Загрузка начнется сразу, а внизу экрана появится индикатор выполнения.

Во время загрузки:

• Обработка больших файлов. TrekMail автоматически загружает их частями. Это быстрее при хорошем подключении и позволяет пережить кратковременный обрыв сети.
• Проверка общего объема. Перед сохранением TrekMail проверяет наличие места. Если лимит достигнут, появляется ошибка и загрузка отклоняется.
• Одинаковые имена. Если файл с таким именем уже есть в папке, новый получит имя «filename (2).ext», а обе копии сохранятся. Перезапись перетаскиванием является отдельным намеренным действием.

Во время загрузки можно продолжать работать. Закрытие вкладки отменяет незавершенные загрузки, но завершенные файлы остаются на сервере.

Подпапки и дерево

Нажмите название папки, чтобы открыть ее. Внутри действуют те же правила и доступны Новая папка и Загрузить. Навигационная цепочка позволяет подниматься на один уровень.

Жесткого ограничения глубины нет, но не создавайте пятнадцать уровней. Почти всегда достаточно двух или трех. Если нужно больше, лучше изменить структуру папок.

Перемещение файлов и папок

Откройте меню с тремя точками в строке файла и выберите Переместить. Выберите целевую папку и подтвердите. Для нескольких файлов отметьте флажки в начале строк и используйте появившуюся сверху панель групповых действий.

Папки перемещаются таким же способом вместе со всем содержимым.

Корзина и восстановление

Удаленный файл или папка перемещается в Корзину, доступную в левом меню Drive. Элементы хранятся там 30 дней и продолжают занимать общий объем, пока вы не очистите Корзину или TrekMail не удалит их автоматически после истечения срока.

В течение этих 30 дней элементы можно восстановить. Также можно безвозвратно удалить один элемент или сразу очистить Корзину, чтобы освободить место. Подробнее в статье Корзина и восстановление файлов.

Рекомендуемая начальная структура

Если Drive пока пуст, большинству команд подойдет такая структура:

1. Материалы бренда: логотипы в разных форматах, документ с цветами и шрифты. Предоставьте аккаунту доступ, чтобы все могли использовать их в письмах клиентам.
2. Шаблоны: шаблоны предложений и договоров, презентация для адаптации. Предоставьте аккаунту доступ.
3. Клиенты: отдельная подпапка для каждого активного клиента, внутри подписанные договоры и последние результаты. Не открывайте общий доступ, если всей команде не требуется видеть всех клиентов.
4. Налоги и юридические документы: счета, государственные документы и выгрузки бухгалтерии. Только для владельца.
5. Архив: материалы, которые могут понадобиться, но редко просматриваются. Только для владельца.

Совершенствуйте структуру с учетом реальной работы команды. Цель первого часа состоит в удобстве, а не в совершенстве.

Что дальше

• Чтобы открыть папку команде, прочитайте Общий доступ к папкам для команды.
• Чтобы отправить отдельный файл за пределы компании, используйте Публичные ссылки.
• Чтобы Drive работал как папка на компьютере, изучите Обзор синхронизации Drive для Finder, Проводника Windows, rclone и других клиентов.
• Сведения о доступном объеме приведены в статье Общие квоты хранилища.
• Для увеличения объема откройте Цены и планы дополнения Drive.