Отправка с домена, который вы не размещаете

Некоторые домены переносить не следует. Клиент ведёт работу в Google Workspace или Microsoft 365, сотрудники привыкли к этой системе, и миграция никому не нужна. При этом вашей команде нужно отвечать на письма клиента из TrekMail, используя его собственный адрес так, чтобы внешние получатели не заметили разницы.

Для этого предназначен домен только для отправки. TrekMail проверяет, что вы управляете доменом, и отправляет письма с его адресов. Входящая почта продолжает поступать туда же, куда и сейчас, поскольку запись MX остаётся без изменений.

Когда использовать этот режим

Домен только для отправки подходит, если выполняются все условия:

• Почта домена размещена у другого провайдера и останется там.
• Вы можете добавлять записи TXT в DNS домена.
• Ответы должны уходить с адреса этого домена, а не с вашего адреса.

Если TrekMail должна принимать почту, предоставлять ящики, хранение и поиск, настройте домен обычным способом и направьте его MX на наши серверы.

Как проходит почта

Порядок приёма писем клиента не меняется. Его провайдер продолжает принимать их как прежде. Копия пересылается в ящик TrekMail, обычно в общий ящик, где уже работает ваша команда.

При ответе из общего ящика сотрудник выбирает фирменный адрес клиента в поле От. Ответ отправляется через TrekMail или сохранённую службу SMTP, если вы её используете, и попадает в папку Отправленные общего ящика, где его видит вся команда.

Таким образом, папка входящих, видимый адрес и маршрут отправки выбираются независимо друг от друга. В этом и состоит принцип такой настройки.

Что потребуется

Подготовьте следующее:

• Доступ к DNS домена с правом добавить три записи TXT.
• Обычный или общий ящик TrekMail, куда будут поступать пересланные копии. Он может находиться на любом из ваших доменов.
• Правило пересылки у провайдера клиента. TrekMail не создаёт его за вас. Настройте правило в Google Workspace, Microsoft 365 или другом используемом сервисе.

Менять запись MX не требуется, и делать этого не следует.

Настройка

1. Добавьте домен.

Откройте Домены → Добавить домен и укажите домен клиента обычным способом.

2. Укажите, что почта размещена у другого провайдера.

Откройте домен и воспользуйтесь пунктом Входящая почта под его именем. Выберите Входящая почта остаётся у текущего провайдера и сохраните изменение. Вкладка DNS сразу перестанет запрашивать запись MX.

Эта настройка находится только в данном пункте. Он отображается под именем домена на каждой вкладке, поэтому искать его среди прочих параметров не придётся. Пока домен настроен в обычном режиме, учтите следующее: в списке конфликтов DNS запись MX другого провайдера будет обозначена как обстоятельство, которое стоит проверить, но не как запись, которую нужно удалить.

3. Опубликуйте три записи TXT.

Теперь на вкладке DNS перечислены только SPF, DKIM и DMARC. Добавьте их в настройках DNS-провайдера домена.

Запись DKIM также подтверждает, что домен находится под вашим управлением. Её значение представляет собой ключ, созданный исключительно для этого домена. Публикация ключа подтверждает управление без отдельной проверочной записи, которую пришлось бы сначала добавить, а затем удалить.

О строке DKIM. Другая почтовая служба уже может использовать распространённое имя dkim._domainkey. Не заменяйте эту запись, поскольку она принадлежит другой службе. При необходимости TrekMail использует другое имя. Точно скопируйте имя и значение со вкладки DNS этого домена. Тогда обе службы смогут и дальше подписывать собственные письма.

Если у домена уже есть длинная запись SPF, перед изменением прочитайте предупреждение на этой вкладке. SPF допускает в общей сложности десять запросов DNS. Домен, где уже перечислены Google Workspace, CRM и сервис рассылок, может находиться всего в одной записи от предела. Превышение лимита нарушит SPF для всей почты домена, а не только для писем, отправленных нами.

4. Добавьте фирменные адреса.

Откройте ящик, который принимает пересланные копии, перейдите в раздел Псевдонимы и добавьте адрес клиента, например admin@clientdomain.com, выбрав домен клиента. Разрешите отправку с этого адреса.

После этого адрес появится на вкладке домена Адреса отправки. В список От самого ящика он автоматически не добавляется. Это сделано намеренно: письмо с адреса на домене, который мы не размещаем, должно быть подписано его собственным доменом. Поэтому адрес один раз добавляется в качестве адреса «Отправить как», а не подхватывается как обычный псевдоним. Откройте ящик в веб-почте, перейдите в Настройки → Адреса отправки и добавьте его там. После этого он будет доступен в списке От наравне с другими адресами.

5. Выберите маршрут отправки.

По умолчанию каждый адрес домена использует параметр самого домена на вкладке SMTP: управляемую службу TrekMail или сохранённый профиль SMTP, например Mailjet, Brevo либо SMTP2Go. Достаточно изменить настройку один раз, и ей будут следовать все адреса домена.

Если отдельному адресу нужен другой провайдер, владелец учётной записи может назначить собственный маршрут только этому адресу при его добавлении.

Как отвечать с нужного адреса

Откройте общий ящик в веб-почте, перейдите в Настройки → Адреса отправки и выберите, с какого адреса начинать ответы:

• Адрес, на который получено письмо: подходит, когда в один ящик приходят письма для нескольких фирменных адресов и в каждой переписке нужно отвечать с соответствующего адреса.
• Адрес по умолчанию для новых писем: подходит, когда копии поступают на один адрес-сборщик, но все ответы должны уходить с публичного адреса клиента.

В большинстве схем с пересланными копиями нужен второй вариант, потому что копия доставляется в ваш ящик-сборщик, а не на адрес, которому написал конечный клиент.

Ограничения домена только для отправки

• На нём нельзя создавать почтовые ящики. Мы не размещаем его почту, поэтому доставлять письма здесь некуда.
• По той же причине для него недоступны общий адрес catch-all и адреса пересылки.
• Его нельзя выбрать как домен в приглашении на настройку ящика. В списках доменов для действий, завершающихся созданием ящика, он не отображается. Если приглашение отправили до перевода домена в новый режим, при открытии оно будет отклонено, а получателю предложат запросить новое.
• Он не отображается в autodiscover и параметрах настройки почтовых клиентов. Эти настройки должен публиковать провайдер, у которого фактически размещена почта. Наши настройки направили бы Outlook клиента к несуществующей здесь учётной записи.
• Он не создаёт правило пересылки у провайдера клиента.

Настройка через API или ИИ-агента

Все описанные действия доступны и без панели.

POST /api/v1/domains принимает mail_hosting: "external", поэтому домен можно сразу добавить только для отправки. Запрос PATCH /api/v1/domains/{id}/mail-hosting меняет режим существующего домена, а GET /api/v1/domains сообщает режим каждого домена. Если на домене ещё есть ящики, изменение отклоняется, пока вы не повторите запрос с confirm_mailboxes_stop_receiving: true. Это такое же осознанное подтверждение, как ввод имени домена в панели.

Используйте инструменты MCP create_domain, set_domain_mail_hosting и list_domains, для каждого из которых требуется область domains:write. Затем добавьте фирменный адрес через create_identity с параметром kind=send_as, не указывая external_account_id.

Попытка создать ящик на таком домене отклоняется с ошибкой 422 domain_hosts_no_mailboxes, а приглашение возвращает 409 с тем же кодом. В обоих случаях указано retryable: false. Пакетная операция сообщает эту причину отдельно для каждой строки вместо общей ошибки. Повторный запрос здесь не поможет. Конечные точки DNS не включают MX в обязательные записи для таких доменов и отмечают эту строку как непроверяемую, поскольку почта размещена у другого провайдера. Поэтому агент, читающий эти данные, не предложит направить MX на наши серверы.

Как изменить режим позднее

Перевести домен в любой из двух режимов можно через тот же пункт Входящая почта.

После перевода обычного домена в режим только для отправки его ящики перестают принимать письма. Поэтому сначала мы просим ввести имя домена. Ничего не удаляется. Если вернуть обычный режим, доставка возобновится, когда MX снова будет указывать на TrekMail.

Связанные статьи

• Обязательные записи DNS
• Маршрутизация SMTP для отдельного домена
• Отправка с рабочего адреса через Gmail
• Общие почтовые ящики