Управление контактами и группами в Webmail

TrekMail Webmail содержит встроенную адресную книгу, где можно хранить имена, адреса email и другие сведения о людях, которым вы регулярно пишете. Контакты ускоряют написание писем и помогают упорядочить адресную книгу текущего почтового ящика.

Открытие вкладки «Контакты»

Нажмите Контакты на верхней панели навигации. Откроется полный экран контактов со списком слева и панелью сведений справа.

Добавление контакта

1. Нажмите Новый контакт на панели контактов
2. Заполните сведения:
   • Имя
   • Адрес email
   • Телефон (необязательно)
   • Компания (необязательно)
   • Заметки (любая дополнительная информация, которую хотите сохранить)
3. Нажмите Сохранить

Контакт сохраняется сразу и появится в автодополнении редактора, когда в следующий раз вы начнёте вводить его имя или email.

Один адрес email для одного контакта

Форма контакта в Webmail хранит один адрес email для каждого контакта. Если вы регулярно пишете одному человеку на рабочий и личный адрес, создайте отдельный контакт для каждого адреса и дайте им понятные имена, например Алекс Чен (работа) и Алекс Чен (личный).

Так автодополнение останется однозначным, и вы сможете выбрать именно нужный адрес. Если вы импортируете vCard с несколькими адресами, после импорта проверьте контакт и при необходимости добавьте отдельные контакты.

Редактирование контакта

1. Нажмите на контакт в списке, чтобы открыть его сведения
2. Нажмите Изменить (значок карандаша) в правом верхнем углу панели сведений
3. Внесите изменения
4. Нажмите Сохранить

Удаление контакта

1. Откройте контакт
2. Нажмите Другие параметры (⋮) → Удалить
3. Подтвердите удаление

При удалении контакт исчезает из адресной книги, но уже отправленные или полученные письма не меняются.

Группы контактов

Группы позволяют объединять контакты в именованные подборки, например «Команда», «Клиенты» или «Рассылка». После этого можно адресовать письмо всей группе, введя её имя в поле Кому.

Создание группы:

1. Нажмите Новая группа на левой панели
2. Укажите имя группы
3. Нажмите Сохранить

Добавление контактов в группу:

1. Откройте группу
2. Нажмите Добавить участников
3. Найдите и выберите контакты из адресной книги
4. Нажмите Готово

Отправка письма группе: В окне создания письма введите имя группы в поле Кому. Группа появится в раскрывающемся списке автодополнения. Выберите её, и поле Кому развернётся, добавив адрес каждого участника.

Совет: Позднее можно добавлять в группу и удалять из неё отдельные контакты. Откройте группу, наведите указатель на участника и нажмите значок удаления (×) рядом с его именем.

Импорт контактов

Если контакты уже есть в другом почтовом клиенте или приложении, их можно массово перенести в TrekMail, импортировав файл.

Поддерживаемые форматы:

• VCF (vCard) является стандартным форматом контактов для Gmail, Outlook, Apple Contacts и большинства адресных книг на телефонах.
• CSV или TXT представляет собой табличный файл с одним контактом в каждой строке. CSV удобнее всего, если данные предварительно очищены в Excel или Sheets.

Требования к столбцам CSV

Импорт CSV в TrekMail распознаёт следующие заголовки столбцов без учёта регистра:

Другие столбцы игнорируются. В CSV должна быть строка заголовков. Пустые ячейки не приводят к отклонению строки.

Если экспортированный CSV использует другие заголовки, например экспорт Gmail со множеством специальных столбцов, TrekMail автоматически распознаёт самые распространённые синонимы. Если важный столбец не сопоставлен, переименуйте его в Excel до импорта.

Процесс импорта

1. Нажмите Импорт на панели контактов.
2. Выберите на компьютере файл VCF, CSV или TXT.
3. Запустите импорт и дождитесь сообщения о результате. В нём указано, сколько контактов импортировано и сколько строк пропущено из-за отсутствия пригодного адреса email.

Импорт выполняется как одна операция. Если структура файла повреждена, частичная адресная книга не сохраняется. Размер файла может составлять до 10 MB, а адресная книга может содержать до 10,000 импортированных контактов.

Совет: Для экспорта из Gmail откройте contacts.google.com → Экспорт → Google CSV или vCard. В Outlook откройте Люди → Управление → Экспорт контактов → Значения, разделённые запятыми. В Apple Contacts: Файл → Экспорт → vCard.

Перед импортом

• Сначала экспортируйте текущие контакты, если вам нужна резервная копия для отката.
• Убедитесь, что в каждой нужной строке есть действительный адрес email.
• Используйте строку заголовков в файлах CSV или TXT и сохраняйте файл в UTF-8, если табличный редактор предлагает такой вариант.
• Сначала импортируйте небольшую выборку, если исходный файл содержит нестандартные столбцы или много контактов.

Обработка дубликатов

Если импортируемый адрес email уже есть среди контактов текущего почтового ящика, TrekMail обновляет этот контакт непустыми полями из импорта, а не создаёт дубликат. Строки без действительного email пропускаются. Перед импортом экспортируйте резервную копию, если не хотите, чтобы файл обновил существующее имя, номер телефона или значение компании.

Изоляция по почтовым ящикам

Контакты принадлежат почтовому ящику, выбранному при их создании или импорте. Личные контакты не передаются автоматически другим почтовым ящикам аккаунта. У общего почтового ящика есть собственная адресная книга, доступная с учётом разрешений этого ящика. Если команде нужен один список в нескольких личных ящиках, импортируйте одинаковый файл в каждый из них или храните основной список во внешней службе контактов.

Экспорт контактов

Чтобы создать резервную копию контактов или перенести их в другое приложение:

1. Нажмите Экспорт на панели контактов
2. Выберите VCF (рекомендуется для адресных книг) или CSV (рекомендуется для таблиц)
3. Браузер скачает файл

Этот файл можно импортировать в Gmail, Outlook, Apple Contacts или любое другое стандартное приложение адресной книги.

Автодополнение при создании письма

Когда вы вводите имя или адрес email в поля Кому, Копия или Скрытая копия окна создания письма, TrekMail показывает подходящие сохранённые контакты. В раскрывающемся списке отображаются имя и адрес email контакта.

Перемещайтесь по вариантам клавишами со стрелками и нажмите Enter, чтобы выбрать контакт. Нажмите Tab, чтобы принять выделенный вариант и перейти к следующему полю.

Группы контактов также появляются, когда их имя соответствует запросу. При выборе группа разворачивается в адреса участников. Перед отправкой проверьте метки получателей, особенно если в группе много участников.

Частые вопросы

Есть ли ограничение на количество хранимых контактов? Адресная книга поддерживает до 10,000 импортированных контактов на почтовый ящик. Большинству пользователей нужно гораздо меньше. Если вы ведёте десятки тысяч потенциальных клиентов, CRM обычно подходит лучше личной адресной книги.

Почему сохранённый контакт не появляется в автодополнении? Убедитесь, что вы создаёте письмо из того же почтового ящика, которому принадлежит контакт, затем найдите его по имени или email. Заметки, дни рождения и почтовые адреса не участвуют в поиске получателей. Если email неверен, откройте контакт, исправьте его и сохраните.

Можно ли совместно использовать список контактов в нескольких ящиках аккаунта? Личные адресные книги раздельны. Чтобы использовать один список в нескольких ящиках, импортируйте одинаковый VCF или CSV в каждый из них либо ведите общий источник в уже используемом командой инструменте контактов.

Могут ли другие пользователи почтовых ящиков видеть мои контакты? Личные контакты доступны только в своём ящике. У общего ящика есть собственная адресная книга, которую участники могут использовать согласно уровню доступа к этому ящику. Владелец аккаунта не может просматривать контакты личного ящика только потому, что администрирует аккаунт.

Что происходит с контактами при удалении почтового ящика? Они удаляются вместе с ним. Если нужна резервная копия, до удаления экспортируйте VCF или CSV. См. Удаление почтового ящика.

Можно ли прикрепить фотографию к контакту? В текущем интерфейсе это невозможно. Контакты, импортированные через CardDAV и содержащие данные фотографии (поле vCard PHOTO), синхронизируют эти данные с поддерживающими их клиентами, например Apple Contacts, но TrekMail Webmail сейчас не отображает фотографию в собственном представлении контакта.

Синхронизация с телефоном, компьютером и другими приложениями

Адресная книга TrekMail доступна через CardDAV, тот же открытый стандарт, который телефон использует для iCloud или Google Contacts. Подключитесь один раз, и контакты TrekMail появятся в стандартном приложении «Контакты» на macOS, iOS, Android и Thunderbird с двусторонней синхронизацией.

Для подключаемого почтового ящика используйте точный адрес сервера, имя пользователя и параметры безопасности из раздела Настройки → Приложения и устройства. Не угадывайте имя сервера: брендированный хост White Label может использовать другой адрес. Приведённые выше руководства описывают действия для каждого клиента.

Связанные статьи

• Использование TrekMail Webmail
• Создание и отправка писем в TrekMail Webmail
• Идентификаторы, подписи и шаблоны сообщений
• Использование календаря в TrekMail Webmail