Настройка автоответа об отсутствии в TrekMail

Вы уходите в отпуск или декрет, а возможно, проверяете определенный ящик всего дважды в неделю. Какой бы ни была причина, отправители должны знать, что происходит, а вам не придется вручную отвечать на каждое письмо.

Для этого и нужен автоответ. Пока он включен, каждый написавший вам человек получает заранее подготовленный текст. Его исходное письмо по-прежнему доставляется в ваш ящик.

Почему автоответ важен

Когда человек пишет и не получает ответа, он начинает беспокоиться. Не потерялось ли письмо? Отправить его повторно или позвонить? Короткий и доброжелательный автоответ снимает эти вопросы. Он подтверждает получение, сообщает о вашей недоступности и объясняет, что делать дальше.

Это особенно важно для ящиков, через которые идет работа с клиентами. Если потенциальный заказчик напишет вашему агентству и неделю не получит ответа, он может выбрать другую компанию. Автоответ сохраняет доверие и дает вам время.

Когда использовать

Автоответ пригодится не только во время отпуска. Вот распространенные ситуации:

• Отпуск или праздники -- вас не будет несколько дней или недель.
• Отпуск по уходу за ребенком -- вы надолго уходите, а обязанности принимает другой сотрудник.
• Творческий отпуск или больничный -- похожая, возможно более длительная ситуация.
• Конференция или поездка -- в течение нескольких дней вы будете отвечать медленнее.
• Проверка по отдельным дням -- вы просматриваете определенный ящик только в заданные дни.
• Уволившийся сотрудник -- человек покинул компанию, но его ящик продолжает получать письма.

Пошаговая настройка

1. Откройте панель TrekMail и перейдите в раздел Почтовые ящики.
2. Нажмите на нужный ящик.
3. Выберите Управление.
4. Откройте вкладку Автоответ.
5. Установите флажок Включить автоответ.
6. Заполните поле Тема ответа. Эту тему увидит отправитель. Например: «Меня не будет в офисе до 15 апреля».
7. Введите текст в поле Сообщение. Он должен быть кратким и полезным. Примеры приведены ниже.
8. При желании задайте Дату начала и Дату окончания. Автоответ включится и выключится в эти даты. Если оставить оба поля пустыми, он будет работать до ручного отключения.
9. Не снимайте флажок Не отвечать на списки рассылки и автоматические сообщения, если для этого нет особой причины.
10. Нажмите Сохранить настройки.

Готово. Автоответ уже работает.

Как написать хороший автоответ

Лучшие автоответы кратки, доброжелательны и предлагают понятный следующий шаг. Вот четыре примера:

Обычный отпуск:

Спасибо за письмо. Я буду вне офиса с 1 по 15 апреля и смогу лишь изредка проверять почту. Отвечу после возвращения. Если помощь нужна сразу, напишите моей коллеге Sarah по адресу sarah@yourcompany.com.

Отпуск по уходу за ребенком:

Спасибо, что написали. Сейчас я нахожусь в отпуске по уходу за ребенком и вернусь в июне. По срочным вопросам обращайтесь к Jordan по адресу jordan@yourcompany.com. Буду рад продолжить общение после возвращения.

Проверка по отдельным дням:

Здравствуйте. Я проверяю этот ящик по понедельникам и четвергам. Если письмо придет в другой день, отвечу в свой следующий рабочий день. По срочным вопросам можно написать в наш главный офис: hello@yourcompany.com.

Сотрудник покинул компанию:

Человек, с которым вы пытаетесь связаться, больше не работает в Acme Corp. Общие вопросы направляйте нашей команде по адресу team@acme.com. Мы передадим сообщение нужному сотруднику.

Схема проста: подтвердите получение письма, объясните ситуацию и укажите другой контакт. Раскрывать личные причины отсутствия не нужно.

Ограничение в 7 дней

Важная деталь: каждый отправитель получает ваш автоответ только один раз за семь дней. Если коллега напишет вам в понедельник трижды, ему придет один ответ, а не три.

Это предотвращает навязчивые циклы. Если автоответ включен у двух людей, их ящики не будут бесконечно отвечать друг другу.

Настраивать это не требуется. Ограничение встроено и действует всегда.

Даты начала и окончания

Если указать Дату начала и Дату окончания, автоответ включится и выключится автоматически. Это удобно, когда точные даты поездки известны заранее: настройте его в пятницу перед отъездом и больше не беспокойтесь.

Если обе даты пусты, он включится сразу после выбора Включить автоответ и продолжит работать, пока вы не отключите его после возвращения. Такой вариант подходит для открытых сроков, например отпуска по уходу за ребенком с гибкой датой выхода.

Можно указать только дату начала. Автоответ включится в этот день и будет работать до ручного отключения.

Флажок «Не отвечать на списки рассылки»

Когда он установлен, автоответ пропускает сообщения, отмеченные как рассылка или массовая почта. Почти всегда его лучше оставить включенным.

Ответ на список рассылки может отправить ваше уведомление об отсутствии всем подписчикам. Кроме того, он способен породить бессмысленные ответы на массовые уведомления.

Снимайте флажок только при наличии вполне конкретной причины.

Как выключить автоответ

После возвращения:

1. Откройте Почтовые ящики и нажмите на нужный ящик.
2. Выберите Управление, затем вкладку Автоответ.
3. Снимите флажок Включить автоответ.
4. Нажмите Сохранить настройки.

Тема и текст сохранятся. В следующий раз достаточно снова установить флажок и обновить даты, не переписывая сообщение целиком.

Советы и важные нюансы

• Пишите кратко. Лучше всего две или четыре фразы. Автоответы читают бегло, поэтому сразу сообщите главное: когда вы вернетесь и к кому обратиться.
• Обновите после возвращения. Фраза «Вернусь 5 января» выглядит плохо, если уже наступил февраль. Если даты окончания не было, не забудьте выключить автоответ.
• Проверьте. Отправьте письмо в свой ящик с личного адреса и убедитесь, что ответ выглядит правильно.
• Автоответ не отменяет доставку. Входящее письмо все равно попадает в ваш ящик. Функция лишь отправляет ответ и ничего не удаляет, не перемещает и не блокирует.

Часто задаваемые вопросы

Автоответ отвечает на спам? Нет. Сервер отфильтровывает спам до запуска автоответа, поэтому нежелательная почта случайного ответа не получит.

Можно ли отправлять разные ответы разным людям? Не напрямую, но это можно сделать с помощью почтовых фильтров. Создайте фильтр для определенных отправителей и используйте действие «отклонить с сообщением» или «перенаправить». Примеры приведены в статье о фильтрах.

Что произойдет при переходе на более дешевый тариф? Автоответ доступен на Starter, Pro и Agency. При переходе на Nano настройки сохранятся, но он перестанет работать. После нового повышения тарифа функция включится с сохраненными параметрами. Вы ничего не потеряете.

Почему не удается сохранить автоответ? Для ящика включен редактор кода Sieve. Пользовательский скрипт намеренно берет под контроль фильтры и автоматические ответы. Вернитесь в управляемый режим на вкладке Sieve, прежде чем снова использовать вкладку Автоответ.

Можно ли использовать HTML? Сообщение отправляется как обычный текст. Не используйте жирное начертание, изображения и ссылки, зависящие от HTML. Обычный текст надежнее и правильно отображается во всех почтовых клиентах.

Добавляется ли моя подпись? Нет. Отправляется в точности текст из поля Сообщение. Если нужна подпись или прощальная строка, включите ее в сам текст.

Связанные статьи

• Обзор почтовых фильтров
• Создание фильтров и управление ими
• Пересылка писем из почтового ящика