Openbare downloadlinks voor Drive-bestanden

Soms moet een bestand het bedrijf verlaten. Een ondertekend contract gaat terug naar een klant, een resultaat naar een opdrachtgever of een belastingdocument naar de boekhouder. E-mailbijlagen werken voor kleine bestanden, maar boven enkele MB worden ze lastig en mogelijk gebruikt de ontvanger TrekMail niet.

Openbare deellinks lossen dit op. Maak een link naar elk Drive-bestand, verstuur die naar wens (e-mail, Slack of sms) en de ontvanger downloadt het bestand vanaf een heldere TrekMail-pagina. Geen aanmelding of omleiding door derden.

Een deellink maken

Open in Drive het menu met drie punten op de bestandsrij en kies Delen. Er verschijnt een venster met opties:

• Vervaldatum: optioneel. Kies wanneer de link stopt. Laat leeg voor ‘verloopt nooit’; de link werkt dan tot je hem handmatig intrekt.
• Downloadlimiet: optioneel. Beperk geslaagde downloads tot een getal van 1 tot 100,000. Laat leeg voor onbeperkt.

Klik op Link maken. TrekMail geeft een URL die eindigt op /d/{token}, met een uniek token. Kopieer hem alleen naar mensen die toegang mogen hebben.

Wat ontvangers zien

Wie een link opent, ziet een eenvoudige pagina met:

• Bestandsnaam
• Bestandsgrootte
• Een grote knop ‘Downloaden’
• Een korte melding dat het bestand vanuit een TrekMail-account is gedeeld

Meer niet. Geen aanmelding, marketing of gerelateerde bestanden. De ontvanger klikt op Downloaden en het bestand wordt naar de browser gestreamd. Meestal wordt het in de standaardmap Downloads opgeslagen.

Is de link verlopen of is de limiet bereikt, dan staat er zonder verdere details ‘Deze link is niet meer beschikbaar’. We tonen niet wie de afzender was of hoe het bestand heette. Dat helpt een vreemde die de link niet hoort te hebben niet.

Waarom links in plaats van bijlagen

Grootte. De meeste e-mailsystemen weigeren bijlagen boven 25 MB, sommige boven 10 MB. Voor grotere bestanden, zoals een video van 800 MB, is een link beter: de ontvanger downloadt het bestand in plaats van het als bijlage te ontvangen.

Bijhouden. Elke link telt downloads. Je ziet hoe vaak de ontvanger, of meerdere ontvangers na doorsturen, het bestand opende. Bijlagen bieden die informatie niet.

Intrekbaarheid. Verkeerd bestand gestuurd of toegang op een datum stoppen? Trek de link in. De volgende klik toont ‘niet meer beschikbaar’. Een bijlage blijft voorgoed in de inbox.

Een vaak gestelde vraag: ‘Kan iedereen met de URL downloaden?’ Ja, de links zijn bewust niet geauthenticeerd. Het token is zo willekeurig dat raden niet haalbaar is. Voor strengere controle, zoals accountgebonden toegang of een benoemde ontvanger, kun je bijlagen en met wachtwoord beveiligde ZIP-bestanden gebruiken.

Links weergeven en beheren

Onder het formulier in het menu Delen staan alle links van het bestand:

• URL met kopieerknop
• Vervaldatum of ‘Nooit’
• Downloads tegenover limiet (23 / 100 of 7 / onbeperkt)
• Status Actief of Ingetrokken
• Aanmaakdatum

Trek een actieve link in met Intrekken. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt; maak een nieuwe link om opnieuw te delen. Ingetrokken links blijven 90 dagen voor je auditspoor staan en worden daarna automatisch verwijderd.

Een bestand kan meerdere actieve links hebben, bijvoorbeeld voor verschillende ontvangers met aparte termijnen of limieten. Elke link wordt afzonderlijk bijgehouden.

Links uit de editor (alleen webmail)

Als je in webmail een bestand bijvoegt, gebeurt een van twee dingen:

• 18 MB of kleiner: de bijlage wordt normaal met de e-mail bezorgd.
• Groter dan 18 MB: webmail uploadt hem op de achtergrond naar Drive en vervangt de bijlage door een openbare link. De ontvanger krijgt een normaal bericht met downloadlink in plaats van een enorme bijlage die kan worden geweigerd.

Deze links hebben standaard 100 downloads. Dat is ruim voor legitiem doorsturen en beperkt genoeg om misbruik te remmen als de inbox is gecompromitteerd. Je kunt de limiet tijdens het opstellen aanpassen.

Via het pictogram Drive kun je ook bewust een Drive-bestand bijvoegen. Kies een bestand en een openbare link wordt toegevoegd. Het bestand wordt niet gedupliceerd; de link wijst naar de bestaande kopie. Ervaring en standaardlimiet van 100 blijven gelijk.

Lees Grote bijlagen versturen via Drive.

Beveiligingsdetails

• Links tonen de accountidentiteit niet. De pagina noemt je account of domein niet.
• Ingetrokken links zijn meteen dood. Er is geen respijt; de volgende aanvraag krijgt het equivalent van een 404.
• TrekMail toont geen openbare voorbeelden. Een link is alleen voor downloaden. Er is geen route voor een ‘voorbeeld in de browser’ die het bestand zonder download blootlegt.

Wanneer een link stopt

• Verlopen. De ingestelde datum is verstreken.
• Downloadlimiet bereikt. Het toegestane maximum is gehaald.
• Handmatig ingetrokken. Iemand met bestandstoegang trok hem in via linkbeheer.
• Bestand verwijderd. Verplaatsing naar Prullenbak trekt actieve links meteen in. Prullenbak legen of wachten op definitieve verwijdering maakt het bestand ook onbeschikbaar.
• Bestand definitief verwijderd. Verwijdering vóór het venster van 30 dagen brak de link meteen.

Maak voor een uit Prullenbak hersteld bestand een nieuwe openbare link. Bij verwijdering ingetrokken links blijven ingetrokken.

Wat nu

• Grote bijlagen versturen via Drive, automatische verwerking van bestanden boven 18 MB.
• Mappen delen met je team, voor interne mailboxen in plaats van externe ontvangers.
• Drive FAQ en probleemoplossing, als een link niet werkt zoals verwacht.

Deellinks via API en MCP

TrekMail Drive is voor gerichte automatisering ook beschikbaar via de REST API en MCP-server. De volledige lokale stdio-catalogus bevat momenteel 261 tools, waaronder 42 Drive-tools. Een echte verbinding laadt alleen tools die zijn toegestaan door token, abonnement, gekozen toolsets, transport en veiligheidsinstellingen. Agents kunnen mappen lezen, bestanden uploaden, openbare links maken, beoordeelde bulkacties uitvoeren en opslag controleren.

Facturering van de Drive Add-on blijft in handen van de gebruiker: kopen, aanpassen en opzeggen gebeurt in het dashboard, niet via schrijvende API- of MCP-tools. Zie Overzicht van de Drive API en Overzicht van Drive MCP-tools.