סיור מהיר ב-Drive בתוך דואר TrekMail

לכל תיבת דואר עם גישה ל-Drive יש מרחב Drive פרטי משלה בתוך דואר הרשת. הוא נפרד מ-Account Drive, אחסון לוח הבקרה שמנהל בעל החשבון, ובדרך כלל משתמש באותו מאגר אחסון משותף.

מדריך זה מכסה את כל מה שייחודי לחוויית דואר הרשת: היכן נמצא Drive בממשק, כיצד הוא קשור ל-Account Drive, כיצד פועל החיפוש וכיצד Drive משתלב בכתיבת דואר אלקטרוני.

היכן נמצא Drive בדואר הרשת

פתחו את דואר הרשת של TrekMail. בסרגל הצד השמאלי, לצד Inbox, Sent ו-Drafts, תראו סמל Drive. לחצו עליו כדי לעבור מתיבת הדואר לתצוגת Drive.

תצוגת Drive מחליפה את רשימת ההודעות ברשימת קבצים. כפתור הכתיבה נשאר בפינה השמאלית העליונה, כך שתוכלו לחזור לדואר בכל עת. לחצו על תיקייה כדי להיכנס אליה, ולחצו על נתיב הניווט כדי לחזור.

אפשר גם לפתוח פריט Drive מכל מקום בדואר הרשת באמצעות החיפוש הכללי. הקלידו את שם הקובץ בשורת החיפוש בכותרת, והתוצאות המתאימות יופיעו במקום. מידע נוסף על חיפוש מופיע בהמשך.

אישי לעומת משותף

כשפותחים את Drive בדואר הרשת, רשימת הקבצים מציגה שני אזורים המסומנים בבירור, ושניהם גלויים בו זמנית:

• התיקיות האישיות שלכם. תיקיות וקבצים שיצרתם ב-Webmail Drive שלכם. הם פרטיים ורק אתם רואים אותם. תיבות דואר אחרות בחשבון אינן יכולות לראותם.
• תיקיות משותפות לחשבון. תיקיות שבעל החשבון שיתף עם החשבון כולו. כל תיבת דואר בחשבון רואה אותן, והן מסומנות בתג "Shared" קטן.

אפשר לקרוא, לכתוב, להעלות ולמחוק בשני האזורים. ההבדל היחיד הוא מי עוד רואה את הפעולות שלכם. קובץ שהועלה לתיקייה אישית גלוי רק לכם. קובץ שהועלה לתיקייה משותפת גלוי מיד לכל תיבת דואר אחרת בחשבון.

כדי לשתף עם החשבון תיקייה שיצרתם, יש שתי דרכים:

• העברת תיקיות אישיות קיימות לאזור המשותף. פעולה זו דורשת את בעל החשבון. עליו להעביר או ליצור מחדש את התיקייה ב-Account Drive ולשתף אותה עם החשבון.
• יצירת תיקייה חדשה ברמה העליונה וסימונה כמשותפת בזמן היצירה. כשיוצרים תיקייה ברמה העליונה ב-Webmail Drive, תיבת היצירה כוללת תיבת סימון Share with account. סמנו אותה, והתיקייה תימצא במרחב של החשבון כולו מתחילתה.

רק תיקיות ברמה העליונה יכולות להיות מסומנות כמשותפות, ולא תיקיות משנה. אם דרוש מבנה משותף עמוק יותר, בנו אותו בתוך תיקיית אב שכבר משותפת.

חיפוש ב-Drive

שורת החיפוש בכותרת דואר הרשת מחפשת גם בהודעות וגם בתוכן Drive. הקלידו כמה אותיות משם קובץ או תיקייה, והתוצאות המתאימות יופיעו ברשימה הנפתחת לצד תוצאות הדואר.

החיפוש מבוסס על שמות. הוא משווה לשמות קבצים ותיקיות, ולא לתוכן הקבצים. התוצאות כוללות את הקבצים האישיים שלכם ואת תיקיות Account Drive המשותפות שאתם יכולים לראות, בדירוג לפי רלוונטיות.

הקלדה מהירה אינה מפעילה חיפוש בכל לחיצה על מקש. החיפוש מופעל פעם אחת לאחר שתעצרו. לחצו על תוצאה כדי לעבור ישירות למיקום הקובץ.

לסקירה יסודית יותר של תוכן תיקייה, עברו אליה ידנית. תצוגת התיקייה מציגה הכול, בעוד שהחיפוש מציג רק התאמות.

העלאה מדואר הרשת

אופן הפעולה זהה ל-Drive שבלוח הבקרה: לחצו על Upload, בחרו קבצים או גררו ושחררו אותם. הקבצים מועלים לתיקייה הפתוחה כעת. בקבצים גדולים, העלאה בחלקים מתחילה אוטומטית, וסרגל ההעלאה בתחתית המסך מציג את ההתקדמות.

ראו העלאת קבצים ל-Drive להסבר מלא על מנגנון ההעלאה, המגבלות והודעות השגיאה.

Drive בעורך ההודעה

Drive משולב בעורך הדואר בשתי דרכים.

ניתוב אוטומטי של קבצים מצורפים גדולים

צרפו קובץ להודעה יוצאת, ואחד משני דברים יקרה:

• הקובץ בגודל 18 MB או פחות: הוא נשלח כקובץ מצורף רגיל. הנמען רואה אטב וממשק "download attachment" בלקוח הדואר שלו.
• הקובץ גדול מ-18 MB: דואר הרשת מעלה אותו ל-Drive שלכם ברקע ומחליף את הקובץ המצורף בקישור הורדה ציבורי. הנמען מקבל הודעה רגילה עם כפתור הורדה, ואינו רואה קובץ מצורף ענק שספק הדואר שלו עלול לדחות.

התהליך מתרחש אוטומטית ואין צורך לטפל בו. הסף של 18 MB תואם לגודל שרוב מערכות הדואר מקבלות באופן אמין.

על הקישור שנוצר אוטומטית חלה כברירת מחדל מגבלה של 100 הורדות. זו ברירת מחדל הגיונית, מספיקה להעברות אך לא מספיקה כדי להפוך קישור שדלף ל-CDN חינמי. אפשר לשנות את המגבלה בזמן כתיבת ההודעה.

צירוף מתוך Drive

אפשר גם לשלוח קובץ שכבר נמצא ב-Drive בלי להעלות אותו שוב. בסרגל הכלים של העורך, לחצו על סמל Drive. בורר תיקיות ייפתח. עברו בין התיקיות, בחרו קובץ, וקישור הורדה ציבורי יתווסף להודעה. הקובץ אינו משוכפל, והקישור מפנה לעותק הקיים.

אפשרות זו שימושית לקבצים שאתם שומרים ב-Drive ושולחים בקביעות, כגון תבניות, נכסי מותג, הסכמים רגילים ותוצרים שכבר הכנתם.

ראו שליחת קבצים מצורפים גדולים דרך Drive לתהליך המלא.

סנכרון התקנים מדואר הרשת

כדי לחבר את Drive של תיבת הדואר ליישום סנכרון במחשב או לטלפון, אין צורך לעבור ללוח הבקרה. השתמשו בכפתור Sync devices בסרגל הכלים של Webmail Drive.

לחיצה עליו מחליפה את רשימת הקבצים בתוך הדף בתצוגת Sync devices. משם אפשר:

• להעתיק את Sync server URL האישי, שמולא מראש ב-/dav/files/mailbox-N/ ומוכן להדבקה בכל לקוח WebDAV.
• ללחוץ על + Add new device, לתת להתקן שם ייחודי בין ההתקנים הפעילים, לבחור מה מותר לו לעשות מתוך View, Edit, Share ו-Empty trash, כשכל ההרשאות מוגבלות לתיבת דואר זו, ולהגדיר תאריך תפוגה. לאחר מכן לחצו על Generate password.
• לראות את הסיסמה שמוצגת פעם אחת בכרזה בצבע ענבר. זו הפעם היחידה שתראו אותה, לכן העתיקו אותה מיד ליישום הסנכרון.
• לעיין בהתקנים קיימים, לראות את מצבם Active / Expired / Revoked וללחוץ על Revoke בכל שורה כדי לבטל מיד את הסיסמה הזו.

נתיב הניווט למעלה משתנה ל-Drive › Sync devices בזמן שאתם בתצוגה. לחצו על Drive בנתיב כדי לחזור לקבצים. שורת הכתובת נשארת ב-/webmail/inbox כל הזמן, ללא ניווט לדף אחר.

יש כמה דברים שחשוב לדעת על סיסמאות שהונפקו בדואר הרשת לעומת אלה של לוח הבקרה:

• הן תמיד מוגבלות לתיבת הדואר המחוברת. אי אפשר להעניק ליישום סנכרון גישה לדבר כלשהו מחוץ ל-Drive של תיבת הדואר שלכם מתוך דואר הרשת. זו החלטת מנהל בלוח הבקרה.
• בעל החשבון עדיין יכול לראות כל סיסמה שיצרתם בתצוגת /drive/devices של לוח הבקרה, כי המנהל זקוק לרשימה לצורכי ביקורת וסיום גישה של עובדים שעוזבים. הוא גם יכול לבטל כל אחת מהן.
• חלה מגבלה של 50 התקנים לכל תיבת דואר, לרבות התקנים שבוטלו, לכן סקריפטים של יצירה חוזרת אינם יכולים לעקוף את המגבלה.

להסבר מלא על הרשאות, אפשרויות תפוגה ובחירת יישום סנכרון, ראו את דף Sync devices ואת סקירת סנכרון Drive.

Drive ואשפה

Trash פועלת ב-Webmail Drive באותו אופן כמו ב-Account Drive. מחקו קובץ או תיקייה, והם עוברים לאשפת Drive, נשארים שם במשך 30 יום ואז נמחקים אוטומטית, אלא אם תשחזרו אותם או תרוקנו את האשפה. Trash נספרת במאגר האחסון עד שהפריטים נעלמים לצמיתות.

חשוב: לכל תיבת דואר יש אשפת Drive אישית לקבצים שלה, אך תיקיות משותפות משתמשות באשפה הכללית של החשבון. אם תמחקו קובץ מתיקייה משותפת, הוא יעבור לאשפה הכללית של החשבון ולא לאשפה האישית שלכם, ורק בעל החשבון יכול לרוקן אותה.

קראו את אשפה ושחזור קבצים לתהליך השחזור.

אחסון בדואר הרשת

בתיבת דואר שמשתמשת באחסון משותף, Webmail Drive משתמש באותו מאגר כמו תיבת הדואר הנכנס ו-Account Drive. אין מכסה נפרדת ל-Drive האישי. תיבת דואר שקיבלה הקצאה ייעודית משתמשת בה גם לדואר וגם לקובצי Drive האישיים שלה.

כדי להבין כמה נפח אתם מנצלים, הביטו במחוון האחסון בפינה השמאלית התחתונה של דואר הרשת. הוא מציג את כלל הנפח שנוצל בחשבון לעומת כלל הנפח הזמין. כרטיס Storage בלוח הבקרה מציג פירוט מדויק יותר לפי תיבת דואר וקטגוריה אם צריך למצוא מה תופס את המקום.

כשהמאגר מלא:

• העלאות ל-Drive מחזירות שגיאות "not enough space".
• דואר נכנס חדש מתחיל לחזור לשולח.
• קבצים והודעות קיימים נשארים נגישים.

הפתרון המהיר ביותר הוא בדרך כלל לרוקן את Trash, גם של Drive וגם של הדואר, ולמחוק כמה קבצים או קבצים מצורפים גדולים. אם אתם מתקרבים למגבלה בקביעות, Drive Add-on מוסיף נפח ייעודי.

פרטיות בין תיבות דואר

תזכורת: קובצי Webmail Drive מוגבלים לתיבת הדואר שלכם. תיבות דואר אחרות באותו חשבון, כולל בעל החשבון, אינן רואות את קובצי Drive האישיים שלכם. הן רואות רק תיקיות ששותפו עם החשבון.

אם העליתם מידע רגיש לתיקייה משותפת, העבירו אותו מיד לתיקייה אישית או מחקו אותו. לאחר מכן בדקו את התיקייה המשותפת ואת ה-Trash שלה כדי לוודא שלא נותר עותק משותף.

אם Drive אינו מופיע בסרגל הצד

מנהל החשבון יכול להשבית את Drive לכל תיבת דואר בנפרד. במקרה כזה, הלשונית, חיפוש הקבצים ודף התקני הסנכרון פשוט אינם מופיעים במקום להציג שגיאה. הדואר שלכם אינו מושפע בשתי האפשרויות, והודעות שאנשים אחרים שולחים נפתחות כרגיל, כולל כל הקבצים המצורפים.

יש שתי רמות השבתה. ב-Email attachments only עדיין אפשר לשלוח קובץ שחורג ממגבלת הקבצים המצורפים. הוא נשלח כקישור הורדה בדיוק כמו קודם, והעותק הזה נמחק לאחר 30 יום. ב-Off אי אפשר לצרף כלל קובץ שחורג מהמגבלה, והעורך מודיע על כך.

אם אתם זקוקים ל-Drive בחזרה, בקשו מבעל החשבון להפעיל אותו. זהו מתג בלשונית Limits של תיבת הדואר. ראו הגבלה או השבתה של Drive לתיבת דואר.

מה הלאה

• שליחת קבצים מצורפים גדולים דרך Drive, תהליך הניתוב האוטומטי המלא בעורך.
• שיתוף תיקיות עם הצוות, מה משותף אתכם ומה תוכלו לשתף בחזרה.
• קישורי שיתוף ציבוריים, שיתוף קובץ יחיד מחוץ לחברה.
• סקירת סנכרון Drive, חיבור ה-Drive של תיבת דואר זו ל-Finder, ל-File Explorer, לטלפון או ל-rclone, כדי שהקבצים יופיעו לצד התיקיות המקומיות.
• הסבר על מכסות אחסון משותפות, כיצד פועל המאגר שאתם חולקים עם כולם.

אוטומציה של Mailbox Drive

TrekMail Drive זמין גם דרך REST API ו-MCP server לאוטומציה מוגבלת בהיקפה. הקטלוג המקומי המלא של stdio כולל כעת 261 כלים, ובהם 42 כלי Drive. כל חיבור מקבל רק את הכלים שמותרים לפי scopes, התוכנית, toolsets, transport ו-safety gates שלו. סוכנים יכולים לקרוא תיקיות, להעלות קבצים, ליצור קישורי שיתוף ציבוריים, להפעיל פעולות מרובות שנבדקו ולבדוק את מצב האחסון.

החיוב של Drive Add-on נשאר בשליטת המשתמש. פעולות רכישה, שינוי נפח וביטול מטופלות בלוח הבקרה, ולא דרך כלי כתיבה של API או MCP. לשילוב API וסוכני AI, ראו סקירת Drive API וסקירת כלי Drive MCP.