מגבלת אחסון נפרדת לכל לקוח שלכם

כשאתם משווקים שירותי דואר, כל הלקוחות שלכם משתמשים באחסון של החשבון שלכם. לקוח פעיל אחד יכול לנצל שטח שלקוח אחר סמך עליו, והמנהל של כל לקוח רואה את סך החשבון שלכם כאילו הוא שלו.

מגבלת אחסון נותנת לדומיינים של לקוח נפח משלהם, למשל 50 GB. הדואר וה-Drive בדומיינים האלה נספרים במגבלה, ומנהלי הלקוח מחלקים אותה בין תיבות הדואר שלהם, בדיוק כמו שאתם מחלקים את החשבון שלכם.

למה להגדיר מגבלה

• נפח שאפשר למכור. סך הגדלים שהלקוח מקצה לתיבות הדואר לעולם אינו עולה על המגבלה.
• פחות עבודה בשבילכם. מנהלי הלקוח מנהלים בעצמם את גודל התיבות. כשהם צריכים עוד שטח, לוח הבקרה מבקש מהם לפנות למנהל, בלי לציין את שם החברה שלכם.
• הסך שלכם נשאר פרטי. בסקירה שלהם מופיעה המגבלה שלהם, לא החשבון שלכם.
• מספר אחד לכמה דומיינים. מגבלה אחת חלה על כל הדומיינים של הלקוח.

הגדרת מגבלה

בעל החשבון יכול לשנות מגבלות, וכך גם חבר צוות שמנהל אנשים ויש לו גישה לכל הדומיינים. מי שמוגבל לחלק מהדומיינים, למשל המנהל של הלקוח עצמו, לא רואה את ההגדרה הזו.

1. פתחו את צוות ולקוחות.
2. בחרו עריכת הגישה בשורה של הלקוח, או הזמנת אנשים עבור אדם חדש.
3. בחרו את הדומיינים שלו. הקטע אחסון מופיע ברגע שהאדם מוגבל לדומיין אחד לפחות.
4. בחרו מגבלה נפרדת, ואז הקלידו גודל ב-GB או לחצו על 10, 25, 50 או 100 GB.
5. שמרו.

המגבלה חלה על כל הדומיינים ברשימה של האדם. אם לאדם נוסף בצוות יש אחד מהדומיינים האלה, הוא מופיע תחת חל גם על, כי הם חולקים את אותה מגבלה.

פס מציג כמה הדומיינים כבר תופסים. אי אפשר לקבוע מגבלה נמוכה מהגדלים הקבועים וההזמנות הממתינות בדומיינים האלה, או ממה שכבר שמור בהם. החלון מסביר מתחת לשדה איזה מהשניים חוסם, וגדלים מהירים שנמוכים מדי מוצגים באפור.

שום הגדרת אחסון לא נשמרת אלא אם אתם בוחרים בה: לוחצים על כרטיס, מקלידים גודל או בוחרים גודל מהיר. עריכה מאוחרת של התפקיד או ההרשאות של אדם לא משנה את המגבלה שלו.

אם חלק מהדומיינים שבחרתם נמצאים תחת מגבלה וחלק לא, אף כרטיס לא מסומן והודעה מציינת זאת. בחרו מגבלה נפרדת כדי להכניס את כולם למגבלה הזו, או אחסון החשבון כדי להסיר את המגבלה.

כשאתם מבטלים את הסימון של דומיין שנמצא תחת מגבלה, החלון מסביר מה השמירה תעשה: הדומיין יוצא מהמגבלה, או נשאר בה כי עדיין יש אותו למישהו אחר.

כדי להסיר מגבלה, בחרו אחסון החשבון ושמרו. לפני השמירה החלון מציג את הדומיינים והאנשים שיושפעו. תיבות דואר שומרות על הגדלים הקבועים שלהן, ותיבות עם אחסון משותף חוזרות להשתמש בשטח הפנוי של החשבון שלכם.

ברשימה של צוות ולקוחות מופיעה עמודת אחסון: השימוש מול המגבלה, למשל "3.4 GB מתוך 50 GB", אחסון החשבון כשאין מגבלה, או לפי דומיין כשלדומיינים של אדם יש הגדרות שונות. שינויי אחסון שאתם מבצעים כאן מתועדים בציר הזמן של הצוות.

מגבלה שהדומיינים שלה לא נמצאים אצל אף אחד בצוות, למשל מגבלה שהוגדרה דרך ה-API לפני שהזמנתם את הלקוח או שנשארה אחרי שהסרתם אותו, מופיעה מתחת לרשימה בקטע מגבלות אחסון ללא לקוח, ושם אפשר לשנות את הגודל שלה או להסיר אותה.

מה מנהל הלקוח רואה

כשכל הדומיינים של אדם חולקים מגבלה אחת, והיא לא חלה על אף דומיין אחר:

• סקירה. בכרטיס אחסון מופיע מגבלת האחסון שלכם, והוא מודד את הדואר וה-Drive בדומיינים שלו מול המגבלה. ב-75% מופיע מתמלא וב-90% כמעט מלא, יחד עם עצה לפנות מקום או לבקש עוד מהמנהל.
• גודל תיבות. בעריכת אחסון, וגם ביצירת תיבה או בהזמנת אדם, השטח הזמין שמוצג הוא מה שנשאר פנוי במגבלה, ולעולם לא יותר ממה שנשאר בחשבון שלכם.
• גדול מדי. גודל שלא נכנס מציג את ההודעה "זה יותר ממה שמגבלת האחסון שלכם מאפשרת. לקבלת שטח נוסף, פנו למנהל."
• Drive. התפקיד לקוח כבר אינו כולל את Drive של החשבון, ולכן Drive לא מופיע בתפריט של לוח הבקרה שלו. לכל תיבת דואר נשאר Drive משלה בדואר האינטרנטי.

אם הדומיינים של אדם נמצאים תחת מגבלות שונות, אם לחלק מהם אין מגבלה, או אם המגבלה שלו חלה גם על דומיין שאין לו, הסקירה שלו מציגה את אחסון החשבון כמו קודם. הקפידו שכל הדומיינים של לקוח יהיו תחת מגבלה אחת, ותנו למנהלים שלו את כל הדומיינים האלה.

כשאתם, או כל מי שיכול לשנות מגבלות, בוחרים גודל שלא נכנס, ההודעה מציינת כמה נשאר במגבלה ושאפשר להגדיל אותה בצוות ולקוחות.

הודעות דוא"ל כשהמגבלה מתמלאת

כשהמגבלה מגיעה ל-75%, ל-90% ול-100%, האנשים של הלקוח שמנהלים תיבות דואר מקבלים הודעת דוא"ל. ב-90% וב-100% גם אתם מקבלים הודעה. שתי הנקודות הראשונות הן אותן נקודות שבהן מופיעים בסקירה של הלקוח מתמלא וכמעט מלא.

מי מקבל אותה אצל הלקוח. אנשים בצד של הלקוח, שמוגבלים לדומיינים של אותו לקוח, שיש להם את כל הדומיינים שתחת המגבלה ויכולים לנהל תיבות דואר: התפקידים לקוח ואחראי תיבות, ותפקיד מותאם שמאפשר לנהל תיבות דואר. בעלי התפקידים מנהל דומיין, קריאה בלבד ווובמייל בלבד, מי שעדיין לא אישר את ההזמנה שלו ומי שהגישה שלו מושעית לא מקבלים אותה. אנשים בצוות שלכם שיש להם גישה לכל הדומיינים מקבלים במקומה את ההודעה אליכם, אם הם יכולים לשנות מגבלות.

מה כתוב בה. הנושא הוא "האחסון מלא ב-75%", "האחסון כמעט מלא" או "האחסון מלא". ההודעה:

• מציינת כמה שטח בשימוש, למשל "38 GB מתוך 50 GB", ואילו דומיינים חולקים את השטח;
• מפרטת עד שלוש תיבות שתופסות הכי הרבה מקום, עם הגודל של כל אחת;
• ב-90% מזהירה שכשהשטח ייגמר, חלק מהתיבות יפסיקו לקבל דואר חדש, וב-100% שחלק מהתיבות עלולות לא לקבל דואר חדש עד שיתפנה מקום;
• מסבירה איך לפנות מקום: למחוק הודעות ישנות וקבצים מצורפים גדולים, לרוקן את האשפה ולמחוק קבצי Drive שכבר לא צריך;
• ממליצה לפנות למנהל אם צריך עוד שטח, בלי לציין את שם החברה שלכם;
• כוללת כפתור פתיחת תיבות הדואר שפותח את תיבות דואר בלוח הבקרה שלהם.

באיזה מותג היא מגיעה. ההודעה נראית כמו לוח הבקרה שאליו היא מובילה. כשלדומיין של הלקוח יש כתובת לוח בקרה ממותגת ופעילה, ההודעה מציגה את שם המותג, הלוגו והצבעים שלכם, נשלחת מהכתובת שבכתובת השולח אם הגדרתם אותה, ותשובות מגיעות לכתובת שבכתובת לתשובות. הכפתור פותח את לוח הבקרה הממותג שלכם. אם לדומיין אין מותג, זו הודעת TrekMail רגילה, כמו לוח הבקרה שלהם. כל אדם מקבל אותה בשפה שלו, או בשפה של בעל החשבון אם לא בחר שפה.

ההודעה אליכם. בעל החשבון, וכל מי בצוות שלכם שיכול לשנות מגבלות, מקבלים הודעה ב-90% וב-100%. זו הודעת TrekMail, כמו שאר הדואר של החשבון שלכם. הנושא הוא "האחסון של לקוח כמעט מלא" או "האחסון של לקוח מלא", ואחריו הדומיין של הלקוח. ההודעה מציינת את הדומיינים שתחת המגבלה, עד כמה היא מלאה, למשל "47 GB מתוך 50 GB", ומי מהאנשים של הלקוח קיבל הודעה. הכפתור פתיחת צוות ולקוחות מוביל למקום שבו אפשר להגדיל את המגבלה.

באיזו תדירות.

• הודעה אחת בכל פעם שהשימוש עובר את 75%, 90% או 100%. אין תזכורות שבועיות.
• אם השימוש עבר יותר מנקודה אחת בין שתי בדיקות, נשלחת הודעה אחת בלבד, על הגבוהה מביניהן.
• אותה הודעה נשלחת שוב רק אחרי שהשימוש יורד לפחות 5 נקודות מתחת לאותה נקודה ואז עולה שוב. לדוגמה, אחרי ההודעה על 90% הלקוח פינה מקום עד 80%; אם מאוחר יותר השימוש מגיע שוב ל-90%, נשלחת הודעה חדשה.
• השימוש נבדק כמה פעמים ביום, אחרי שהשטח שהדואר תופס נספר מחדש. הספירה הזו יכולה לפגר בכמה שעות, ולכן הודעה עשויה להגיע כמה שעות אחרי שהשימוש הגיע לנקודה.
• אי אפשר לבטל את המינוי להודעות האלה.

אחסון משותף וגדלים קבועים בתוך מגבלה

בתוך מגבלה, תיבות הדואר פועלות כמו בחשבון שלכם, רק רמה אחת למטה:

• גודל קבוע. תיבה עם גודל משלה שומרת את הגודל הזה מתוך המגבלה, לדואר ולקובצי ה-Drive שלה. סך הגדלים הקבועים וההזמנות הממתינות לעולם אינו עולה על המגבלה.
• אחסון משותף. תיבה שמסומן בה אחסון משותף משתמשת בשטח הפנוי של המגבלה: המגבלה פחות הגדלים הקבועים, ולעולם לא יותר ממה שנשאר בחשבון שלכם.

כאן חלים שני כללים מחמירים יותר. אי אפשר להקטין תיבה מתחת למה שכבר שמור בה, ואפשר להגדיל אותה בכל פעם שיש במגבלה מקום. וגודל קבוע שלא נכנס במסגרת המגבלה נדחה אצל כולם, גם אצלכם.

כל תיבה עם אחסון משותף מוגבלת בנפרד לשטח הפנוי של המגבלה, כמו בחשבון שלכם. אם כמה תיבות כאלה גדלות בבת אחת, הסך שלהן עלול לעבור את המגבלה, ועמודת האחסון תציג זאת. כדי לקבוע תקרה קשיחה לתיבה מסוימת, תנו לה גודל קבוע. השימוש בדואר נספר מחדש כל כמה שעות, ולכן המספרים עלולים לפגר מעט.

Drive בתוך מגבלה

קובצי ה-Drive של תיבות בדומיין עם מגבלה נספרים במגבלה. בנוסף, התיבות האלה:

• לא רואות את התיקיות שאתם משתפים עם כל תיבות הדואר, כי ייתכן שיש בהן קבצים של לקוחות אחרים;
• לא יכולות לשתף את התיקיות שלהן עם כל תיבות הדואר;
• לא יכולות להעלות מאפליקציות סנכרון (WebDAV) כשהשטח שלהן מלא. מחיקה עדיין עובדת, כך שלקוח שהשטח שלו מלא יכול לפנות מקום מתוך האפליקציה.

ה-Drive של החשבון שלכם נספר בחשבון שלכם, ולא במגבלה של לקוח כלשהו.

API ו-MCP

אפשר גם לקרוא ולהגדיר מגבלות אחסון של לקוחות, ולשנות גודל של תיבת דואר, דרך REST API ושרת MCP. אותו כלל חל: רק מי שמנהל אנשים ויש לו גישה לכל הדומיינים יכול לשנות מגבלה. ראו ניהול צוותי White Label באמצעות API ו-MCP ואת סקירת REST API.

נקודות הקצה של REST נמצאות תחת /api/v1. הגדלים ב-MB, וכל בקשת כתיבה דורשת את הכותרת Idempotency-Key:

• GET /white-label/client-limits ו-GET /white-label/client-limits/{id}: רשימת המגבלות או קריאה של אחת, עם מה ששמור, משותף ובשימוש (members:read).
• POST /white-label/client-limits: מתן מגבלה של storage_limit_mb ל-domain_ids, או שינוי המגבלה שהם כבר חולקים (members:write).
• PATCH /white-label/client-limits/{id}: שינוי הגודל, קבוצת הדומיינים המלאה, או שניהם (members:write).
• DELETE /white-label/client-limits/{id}: הסרת מגבלה; הדומיינים שלה חוזרים לאחסון של החשבון שלכם (members:write).
• PATCH /mailboxes/{id}/storage: הגדרת storage_allocation_mb לגודל קבוע, או ל-null לאחסון משותף (mailboxes:write).

כלי MCP: list_client_limits, set_client_limit ו-remove_client_limit בערכת הכלים White Label, וגם set_mailbox_storage. בשרת באירוח עצמי, שלושת הכלים שמשנים משהו דורשים TREKMAIL_ALLOW_DESTRUCTIVE=true, ו-remove_client_limit דורש גם confirm_remove=true.

שגיאות צפויות:

• client_storage_limit_exceeded (422): גודל קבוע לא נכנס במה שנשאר במגבלה; details.available_mb מציין כמה כן נכנס.
• client_storage_below_usage (422): התיבה תהיה קטנה ממה שכבר שמור בה; ראו details.used_mb.
• client_storage_limit_too_low (422): המגבלה תהיה נמוכה ממה שהדומיינים שלה שומרים או מאחסנים; ראו details.minimum_mb.
• client_storage_domains_conflict (409): הדומיינים נמצאים תחת מגבלות שונות.

שאלות נפוצות

איך מעבירים דומיין מלקוח אחד לאחר? הסירו את הדומיין מהרשימה של הלקוח הראשון ושמרו. החלון יציין אם הדומיין יוצא מהמגבלה שלו או נשאר בה כי עדיין יש אותו למישהו אחר. אחר כך הוסיפו אותו ללקוח השני. אם ללקוח הזה יש מגבלה, בחרו מגבלה נפרדת ושמרו כדי להכניס אליה את הדומיין; אחרת פשוט שמרו. הקפידו על הסדר הזה, כי אי אפשר לאחד תחת מגבלה אחת דומיינים שנמצאים תחת שתי מגבלות שונות.

אפשר להוריד מגבלה? כן, עד הגבוה מבין שני ערכים: הגדלים הקבועים וההזמנות הממתינות בדומיינים שלה, או מה שכבר שמור בהם. כדי לרדת עוד, הלקוח צריך קודם למחוק דואר או קבצים, או להעביר תיבות מגודל קבוע לאחסון משותף.

מה קורה כשהמגבלה מתמלאת? תיבה עם אחסון משותף מפסיקה לקבל דואר כשהיא לבדה תופסת את כל השטח הפנוי של המגבלה, ותיבה עם גודל קבוע כשהיא עצמה מתמלאת. השולחים מקבלים הודעת אי-מסירה, והעלאות ל-Drive נדחות. קריאה, הורדה ומחיקה ממשיכות לעבוד. הודעות דוא"ל מזהירות את האנשים של הלקוח שמנהלים תיבות דואר ב-75%, ב-90% וב-100%, ואתכם ב-90% וב-100%, כפי שמתואר למעלה.

ומה עם דומיינים שהלקוח מוסיף? הם נכנסים לרשימת הדומיינים שלו ולמגבלה שהדומיינים שלו חולקים.

האם צריך White Label Lite? המגבלה חלה ברגע שאתם שומרים אותה. הלקוחות שלכם יכולים להתחבר ללוח הבקרה שלכם כש-White Label Lite פעיל.

האם סך המגבלות של הלקוחות יכול לעלות על מה שיש בחשבון שלי? כן. מגבלה היא תקרה ולא שריון, ואף לקוח לא מקבל יותר ממה שנשאר בחשבון שלכם.