קישורים ציבוריים להורדת קבצים מ-Drive

לפעמים קובץ צריך לצאת מהחברה. למשל, חוזה חתום חוזר ללקוח, תוצר נשלח למזמין או מסמך מס מועבר לרואה החשבון. קבצים מצורפים בדואר מתאימים לקבצים קטנים, אבל קובץ שגדול מכמה MB כבר מסורבל, וייתכן שהנמען כלל אינו משתמש ב-TrekMail.

קישורי שיתוף ציבוריים פותרים את הבעיה. צרו קישור לכל קובץ ב-Drive, שלחו אותו בכל דרך שתרצו, כמו דוא"ל, Slack או SMS, והנמען יוריד את הקובץ מדף TrekMail נקי. אין צורך להתחבר ואין הפניה לשירות חיצוני.

יצירת קישור שיתוף

בכל תצוגה של Drive, לחצו על תפריט שלוש הנקודות בשורת הקובץ ובחרו שיתוף. תיפתח תיבת דו-שיח עם אפשרויות הקישור:

• תאריך תפוגה: אופציונלי. בחרו תאריך ושעה שבהם הקישור יפסיק לפעול. השאירו ריק כדי לבחור "ללא תפוגה", והקישור יפעל עד שתבטלו אותו ידנית.
• מגבלת הורדות: אופציונלי. הגבילו את מספר ההורדות המוצלחות לכל מספר בין 1 ל-100,000. השאירו ריק למספר בלתי מוגבל.

לחצו על יצירת קישור. TrekMail יציג כתובת URL שמסתיימת ב-/d/{token}, והאסימון ייחודי לקישור הזה. העתיקו אותה ושלחו רק לאנשים שאמורים לקבל גישה.

מה הנמענים רואים

כשפותחים קישור שיתוף, מוצג דף נקי ובו:

• שם הקובץ
• גודל הקובץ
• כפתור "הורדה" גדול
• הערה קצרה שהקובץ שותף מחשבון TrekMail

זה הכול. אין בקשת התחברות, תוכן שיווקי או קבצים קשורים. הנמען לוחץ על הורדה והקובץ מוזרם לדפדפן. רוב הדפדפנים שומרים אותו בתיקיית ההורדות המוגדרת כברירת מחדל.

אם הקישור פג או הגיע למגבלת ההורדות, הדף יציג במקום זאת הודעה מנומסת, "הקישור הזה אינו זמין עוד", ללא פרטים נוספים. איננו חושפים מי היה השולח המקורי או מה היה שם הקובץ. המידע הזה אינו מועיל לאדם זר שלא אמור להחזיק בקישור.

למה להשתמש בקישורי שיתוף במקום בקבצים מצורפים

גודל. רוב מערכות הדואר דוחות קבצים מצורפים שגדולים מ-25 MB. חלקן דוחות קבצים שגדולים מ-10 MB. קישורי שיתוף מתאימים יותר לקבצים גדולים, כמו סרטון בגודל 800 MB, משום שהנמען מוריד את הקובץ במקום לקבל אותו כקובץ מצורף.

מעקב. כל קישור שומר את מספר ההורדות שלו. תוכלו לראות כמה פעמים הנמען פתח את הקובץ, או כמה פעמים נמענים פתחו אותו אם אותו קישור הועבר הלאה. בקבצים מצורפים אין מידע כזה.

אפשרות ביטול. אם שלחתם קובץ שגוי או שתרצו להפסיק את הגישה בתאריך מסוים, בטלו את הקישור. בלחיצה הבאה יוצג דף "אינו זמין עוד". קובץ מצורף לדואר נשאר בתיבת הדואר של הנמען לתמיד.

חשש נפוץ: "האם קישור אינו מאפשר לכל מי שמקבל את כתובת ה-URL להוריד?" כן, קישורי השיתוף אינם דורשים אימות בכוונה. האסימון אקראי מספיק כדי שלא יהיה מעשי לנחש אותו. אם דרושה לכם בקרה מחמירה יותר, כמו גישה שקשורה לחשבון או נמען מזוהה, אפשר עדיין להשתמש בקבצים מצורפים ובקובצי ZIP מוגנים בסיסמה.

הצגת הקישורים וניהולם

בתפריט שיתוף של קובץ, מתחת לטופס יצירת הקישור, מוצגים כל הקישורים הקיימים של אותו קובץ:

• כתובת ה-URL של כל קישור וכפתור העתקה
• תאריך תפוגה, או "לעולם לא"
• מספר ההורדות לעומת המגבלה (23 / 100 או 7 / ללא הגבלה)
• מצב, פעיל או מבוטל
• תאריך יצירה

אפשר לבטל כל קישור פעיל ברשימה באמצעות הכפתור ביטול. אי אפשר לשחזר קישור שבוטל. אם תרצו לשתף שוב את הקובץ, צרו קישור חדש. קישורים שבוטלו נשארים ברשימה למשך 90 יום לצורך נתיב הביקורת, ולאחר מכן נמחקים אוטומטית.

לקובץ אחד יכולים להיות כמה קישורים פעילים בו זמנית. האפשרות שימושית אם תרצו לשלוח את אותו קובץ לנמענים שונים עם מועדי תפוגה או מגבלות הורדה נפרדים. כל קישור עוקב אחר הפעילות שלו בנפרד.

קישורים שנוצרים בעורך ההודעות לדואר אינטרנט בלבד

כשכותבים הודעה בדואר האינטרנט ומצרפים קובץ, מתרחש אחד משני דברים:

• גודל הקובץ 18 MB או פחות: הקובץ המצורף נמסר בדרך הרגילה, כחלק מהודעת הדואר.
• גודל הקובץ גדול מ-18 MB: דואר האינטרנט מעלה אותו אל Drive ברקע ומחליף את הקובץ המצורף בקישור שיתוף ציבורי. הנמען מקבל הודעה רגילה עם קישור הורדה במקום קובץ מצורף ענק שעלול לגרום לדחיית ההודעה.

ברירת המחדל לקישורים שנוצרים בעורך ההודעות היא מגבלה של 100 הורדות. המספר נדיב מספיק לרוב ההעברות הלגיטימיות ומוגבל מספיק כדי לצמצם שימוש לרעה אם תיבת הדואר של הנמען נפרצה. אפשר לשנות את המגבלה בעת כתיבת ההודעה.

אפשר גם לצרף במפורש קובץ מ-Drive באמצעות סמל Drive בסרגל הכלים של עורך ההודעות. עברו בין התיקיות, בחרו קובץ וקישור הורדה ציבורי יתווסף להודעה. הקובץ אינו משוכפל והקישור מפנה לעותק הקיים. חוויית הנמען זהה, וכך גם מגבלת ברירת המחדל של 100 הורדות.

קראו על המנגנון המלא במאמר שליחת קבצים מצורפים גדולים דרך Drive.

פרטי אבטחה

אם אתם מטפלים בקבצים רגישים, כדאי להכיר כמה פרטים:

• הקישורים אינם חושפים את זהות החשבון. בדף שהנמענים רואים לא מופיעים שם החשבון או הדומיין שלכם.
• קישורים שבוטלו מפסיקים לפעול מיד. אין תקופת חסד, והבקשה הבאה מקבלת תגובה המקבילה ל-404.
• TrekMail אינו מציג קבצים בתצוגה מקדימה ציבורית. קישור שיתוף מיועד להורדה בלבד, והנמען צריך להוריד את הקובץ כדי לראות את תוכנו. אין נתיב "תצוגה מקדימה בדפדפן" שחושף את הקובץ ללא הורדה.

מתי קישור מפסיק לפעול

קישור עשוי להפסיק לפעול מכל אחת מהסיבות הבאות:

• פג תוקף. תאריך התפוגה שהגדרתם חלף.
• הגעה למגבלת ההורדות. הקישור הורד במספר הפעמים המרבי שאפשרתם.
• ביטול ידני. אדם בעל גישה לקובץ ביטל אותו מתצוגת ניהול הקישורים.
• הקובץ נמחק. העברת הקובץ המקורי לאשפה מבטלת מיד את הקישורים הפעילים שלו. ריקון האשפה או המתנה למחיקה הקבועה גם הופכים את הקובץ ללא זמין.
• הקובץ נמחק לצמיתות באופן מיידי. אם מחקתם את הקובץ לצמיתות לפני תום חלון 30 הימים, הקישור מפסיק לפעול מיד.

כדי לשתף קובץ ששוחזר מהאשפה, צרו קישור ציבורי חדש. קישורים שבוטלו כאשר הקובץ נמחק נשארים מבוטלים גם לאחר השחזור.

מה הלאה

• שליחת קבצים מצורפים גדולים דרך Drive, ניתוב אוטומטי בהודעות עם קבצים שגדולים מ-18 MB.
• שיתוף תיקיות עם הצוות, שיתוף עם תיבות דואר פנימיות במקום עם נמענים חיצוניים.
• שאלות נפוצות ופתרון בעיות ב-Drive, כאשר קישור אינו פועל כפי שציפיתם.

קישורי שיתוף באמצעות API ו-MCP

TrekMail Drive זמין גם דרך REST API ושרת MCP לאוטומציה מוגבלת הרשאות. הקטלוג המקומי המלא של stdio מכיל כעת 261 כלים, ובהם 42 כלי Drive. חיבור אמיתי טוען רק את הכלים שהאסימון, התוכנית, ערכות הכלים שנבחרו, אמצעי התעבורה והגדרות הבטיחות מתירים. סוכנים יכולים להשתמש בהרשאות Drive כדי לקרוא תיקיות, להעלות קבצים, ליצור קישורי שיתוף ציבוריים, להפעיל פעולות מרובות שנבדקו ולבדוק את מצב האחסון.

החיוב על תוסף Drive נשאר בשליטת המשתמש. פעולות רכישה, שינוי נפח וביטול מתבצעות בלוח הבקרה ולא באמצעות כלי כתיבה של API או MCP. למידע על שילוב API וסוכני AI, ראו סקירה כללית של Drive API וסקירה כללית של כלי Drive ב-MCP.