שליחת קבצים מצורפים גדולים דרך Drive

רוב מערכות הדוא"ל דוחות בשקט קבצים מצורפים שגדולים מכ-25 MB. חלקן מחמירות יותר, והתקנות Outlook ארגוניות מגבילות לעיתים קרובות ל-10 MB. התוצאה: מצרפים PDF בגודל 30 MB, לוחצים על Send וכעבור 20 דקות מקבלים הודעת כשל במסירה משרת לא מוכר.

כאשר Drive זמין לתיבת הדואר, TrekMail webmail יכול לנתב קבצים מצורפים גדולים דרך Drive. הנמען מקבל קישור להורדה במקום קובץ מצורף רגיל שעלול להידחות. אין צורך בחשבון TrekMail כדי להוריד מקישור תקין.

כיצד הניתוב האוטומטי פועל

כתבו הודעה ב-webmail וצרפו קבצים בדרך הרגילה: כפתור מהדק, גרירה ושחרור לעורך ההודעות או הדבקת תמונה מלוח העריכה. Webmail מודד כל קובץ בעת הוספתו.

אם גודל הקובץ הוא 18 MB או פחות, הוא נשאר קובץ מצורף. הנמען רואה סמל מהדק ומוריד את הקובץ ישירות דרך תוכנת הדוא"ל שלו.

אם הקובץ גדול מ-18 MB, webmail מעלה אותו ל-Drive ברקע ומחליף את הקובץ המצורף בקישור ציבורי להורדה. עורך ההודעות מציג את הקובץ כקובץ מצורף באמצעות קישור, עם שם הקובץ והתקדמות ההעלאה.

הסף של 18 MB תואם לגודל שרוב מערכות הדוא"ל יקבלו באופן אמין. סף גבוה יותר מסתכן בדחייה מצד מערכות נמען מחמירות; סף נמוך יותר ינתב שלא לצורך יותר מדי קבצים מצורפים בגודל רגיל דרך Drive.

מה הנמען רואה

ההודעה שומרת את הנושא, התוכן והחתימה שכתבתם. היא כוללת גם אזור של קישור Drive ובו:

• שם הקובץ
• גודל הקובץ
• קישור להורדה

פתיחת קישור תקין מתחילה את ההורדה בדפדפן של הנמען. אין צורך להתחבר או לבצע שלב אישור.

ההודעה כוללת את הקישור גם ב-HTML וגם בטקסט רגיל, ולכן נמענים יכולים להשתמש בו בתוכנות דוא"ל רגילות.

היכן הקובץ נשמר ב-Drive

קבצים מצורפים שנותבו אוטומטית נשמרים בשטח Drive של תיבת הדואר השולחת. אין צורך להעלות אותם פעם נוספת כדי לשלוח אותם.

אם לתיבת הדואר יש גישת Drive מלאה, ניתן למצוא ולנהל קבצים אלה כמו כל קובץ אחר. לתיבה שמוגדרת לגישת Drive לקבצים מצורפים בלבד אין דפדפן קבצים אישי של Drive.

קבצים אלה נספרים במאגר האחסון כמו כל קובץ אחר. אם שולחים עשרות קבצים גדולים ולא מנקים, הם מצטברים.

מגבלות הורדה

לכל קישור שנוצר אוטומטית יש כברירת מחדל מגבלה של 100 הורדות. לאחר 100 הורדות מוצלחות הקישור מפסיק לפעול, והנמען או כל מי שאליו העביר את הקישור רואה את הדף "no longer available".

100 הוא מספר נדיב לשימוש רגיל. בהודעה טיפוסית יש נמען אחד שמוריד פעם אחת. גם עם שלוש או ארבע העברות וכמה נמענים בכל אחת, מדובר בכשתים עשרה הורדות. 100 משאיר מרווח, אך מגביל את הנזק אם הקישור דולף.

הקישור שיוצר עורך ההודעות משתמש במגבלה הרגילה של 100 הורדות. עבור תיבה לקבצים מצורפים בלבד, הקישור מקבל גם את מועד שמירת הקבצים המצורפים של התיבה. כדי לבחור תאריך תפוגה או מגבלה אחרים, צרו קישור שיתוף ציבורי לקובץ ב-Drive והדביקו אותו בהודעה.

שליחת קובץ שכבר נמצא ב-Drive

אפשר לשלוח קובץ שכבר נמצא ב-Drive בלי להעלות אותו שוב. בסרגל הכלים של עורך ההודעות, לחצו על הסמל Drive. בורר תיקיות נפתח; נווטו, בחרו בקובץ וקישור ציבורי להורדה יתווסף להודעה. הקובץ אינו מועלה שוב, והקישור מפנה לעותק הקיים.

זו הגישה המתאימה לקבצים ששומרים ושולחים בקביעות: תבניות, הסכמים רגילים, נכסי מותג ותוצרים שכבר הכנתם. הנמען מקבל את אותו אזור של קישור Drive, עם מגבלת 100 ההורדות הרגילה.

מה לעשות כשלא רוצים ניתוב אוטומטי

לפעמים רוצים שקובץ יהיה קובץ מצורף אמיתי בלי קשר לגודלו, אולי מפני שהנמען ביקש זאת במפורש או מפני ששולחים למערכת שדורשת קבצים מצורפים משובצים.

בקבצים בגודל 18 MB או פחות הניתוב האוטומטי אינו חל, ולכן הם כבר נשלחים כקבצים מצורפים.

לקבצים שגדולים מ-18 MB יש האפשרויות הבאות:

• לדחוס ל-18 MB או פחות אם אפשר, באמצעות ארכיון ZIP, תמונות בממדים קטנים יותר או וידאו בקצב סיביות נמוך יותר.
• לפצל למספר קבצים בגודל 18 MB או פחות ולצרף את כולם.
• לשלוח בערוץ אחר שתומך בגודל. קישורי שיתוף ציבוריים של Drive פועלים גם מחוץ לעורך ההודעות; אפשר גם להשתמש ב-Slack, ב-SFTP וכן הלאה.

אין הגדרה לכל הודעה שמכריחה קובץ גדול להישלח כקובץ מצורף אמיתי; רוב מערכות הדוא"ל ידחו אותו בכל מקרה.

ההשפעה על מאגר האחסון

קבצים מצורפים שנותבו אוטומטית משתמשים באחסון מתוך המאגר. קובץ מצורף בגודל 30 MB משתמש ב-30 MB עד שמוחקים אותו מ-Drive. הורדת הקובץ על ידי הנמען אינה משכפלת את האחסון.

אם שולחים הרבה קבצים מצורפים גדולים, המאגר מתמלא עם הזמן. הפתרון זהה לכל שימוש אחר ב-Drive: מחקו את מה שאינכם צריכים, רוקנו את Trash או הרחיבו את המאגר.

אפשר גם לאמץ הרגל של בדיקה תקופתית של קבצים שנוצרו לדוא"ל ומחיקת מה שכבר אינו נחוץ.

התנהגות מחוץ ל-webmail

אפשרות אוטומטית זו חלה רק ב-TrekMail webmail composer. אם שולחים מ-Outlook, מ-Apple Mail, מ-Thunderbird או מיישום דוא"ל אחר, היישום עצמו יוצר ושולח את הקובץ המצורף. השתמשו בקישור שיתוף של Drive לקבצים גדולים לפי הצורך.

במקרה זה:

• הקבצים הם קבצים מצורפים אמיתיים מסוג MIME, בלי קשר לגודלם.
• יישום הדוא"ל שלכם ומערכת הדוא"ל של הנמען אוכפים כל אחד את מדיניות גודל ההודעות שלו.

אם שולחים קבצים גדולים בקביעות מתוכנת דוא"ל במחשב, הדרך הנקייה ביותר היא: העלו תחילה ל-Drive, צרו קישור שיתוף ציבורי והדביקו אותו בגוף ההודעה. חוויית הנמען זהה לניתוב האוטומטי של webmail, אך הפעולה מתבצעת ידנית.

תרחישים נפוצים

"הנמען אומר שאינו יכול להוריד את הקובץ." בדקו את הקובץ ואת הקישור שלו ב-Drive. סיבות נפוצות הן קישור שפג תוקפו, מגבלת הורדות שהושגה או קובץ שהועבר אל Trash. העברת קובץ אל Trash מבטלת את הקישורים הפעילים שלו, ולכן צרו קישור חדש לאחר שחזור הקובץ.

"הקובץ מופיע כקובץ מצורף בתוכנות מסוימות וכקישור באחרות." זה לא קורה. גוף ההודעה מכיל קישור ב-HTML והפניה טקסטואלית בחלק של הטקסט הרגיל. שתי התוכנות רואות את הקישור, רק בסגנון חזותי שונה. אין מעבר לפי תוכנה.

"אני רוצה לשלוח את אותו קובץ גדול ל-50 אנשים בלי 50 קישורים שונים." שלחו הודעה אחת עם הקובץ המצורף; כל 50 הנמענים יראו את אותו קישור. לחלופין, השתמשו בקישור שיתוף והדביקו אותו ידנית בהודעה אחת שנשלחת ב-BCC ל-50 אנשים.

"החברה של הנמען מסירה קישורי הורדה מהודעות." מערכות סינון ארגוניות מסוימות מתייחסות לכל קישור חיצוני כחשוד. הקטינו את הקובץ או שלחו בערוץ אחר. אין ב-TrekMail הגדרה שעוקפת סינון בצד הנמען.

מה הלאה

• קישורי שיתוף ציבוריים, מנגנון הקישורים הבסיסי, כולל יצירה ידנית וכל האפשרויות.
• העלאת קבצים ל-Drive, כדי להכין מראש תבניות ונכסי מותג לבחירה בזמן כתיבת הודעה.
• הסבר על מכסות אחסון משותף, כדי להבין כיצד קבצים מצורפים נספרים במאגר.