Enlaces públicos para descargar archivos de Drive

A veces un archivo tiene que salir de la empresa. Hay que devolver un contrato firmado a un cliente, entregar un trabajo a un comprador o enviar un documento fiscal al contable. Los adjuntos de correo funcionan con archivos pequeños, pero cualquier archivo de más de unos pocos MB resulta incómodo y puede que el destinatario ni siquiera use TrekMail.

Los enlaces públicos resuelven este problema. Genera un enlace a cualquier archivo de Drive, envíalo como prefieras (correo, Slack o SMS) y el destinatario descargará el archivo desde una página sencilla de TrekMail. No necesita iniciar sesión ni pasar por una redirección de terceros.

Crear un enlace compartido

En cualquier vista de Drive, abre el menú de tres puntos de la fila del archivo y elige Compartir. Se abrirá un cuadro con estas opciones:

• Fecha de caducidad: opcional. Elige la fecha y hora en que el enlace dejará de funcionar. Si lo dejas en blanco, se aplicará «sin caducidad» y el enlace funcionará hasta que lo revoques manualmente.
• Límite de descargas: opcional. Limita las descargas correctas a cualquier número entre 1 y 100,000. Déjalo en blanco para que sean ilimitadas.

Haz clic en Crear enlace. TrekMail devuelve una URL que termina en /d/{token}, donde el token es exclusivo de ese enlace. Cópiala y envíala solo a quienes deban tener acceso.

Qué ven los destinatarios

Al abrir un enlace compartido, aparece una página sencilla que muestra:

• El nombre del archivo
• El tamaño del archivo
• Un botón grande «Descargar»
• Una breve nota que indica que el archivo se comparte desde una cuenta de TrekMail

Nada más. No hay solicitud de inicio de sesión, publicidad ni archivos relacionados. El destinatario hace clic en Descargar y el archivo se transmite a su navegador. La mayoría de los navegadores lo guardan en la carpeta Descargas predeterminada.

Si el enlace ha caducado o alcanzado su límite de descargas, la página muestra en su lugar el mensaje «Este enlace ya no está disponible», sin más detalles. No revelamos quién era el remitente original ni cómo se llamaba el archivo. Esa información no le sirve a un desconocido que no debería tener el enlace.

Por qué usar enlaces en lugar de adjuntos

Tamaño. La mayoría de los sistemas de correo rechazan adjuntos de más de 25 MB. Algunos rechazan archivos de más de 10 MB. Los enlaces son una mejor opción para archivos grandes, como un vídeo de 800 MB, porque el destinatario descarga el archivo en vez de recibirlo adjunto a un correo.

Seguimiento. Cada enlace registra su número de descargas. Puedes ver cuántas veces abrió el archivo el destinatario, o los destinatarios si reenviaste el mismo enlace. Los adjuntos de correo no ofrecen esa visibilidad.

Revocación. Si enviaste el archivo equivocado o quieres cerrar el acceso en una fecha concreta, revoca el enlace. El siguiente clic mostrará la página «ya no está disponible». Con un adjunto, el archivo permanece para siempre en la bandeja del destinatario.

Una duda habitual: «¿Un enlace no permite descargar a cualquiera que consiga la URL?». Sí, los enlaces no requieren autenticación por diseño. El token es lo bastante aleatorio como para que adivinarlo no sea viable. Si necesitas controles más estrictos, como acceso vinculado a una cuenta o un destinatario identificado, todavía puedes usar adjuntos y archivos ZIP protegidos con contraseña.

Ver y gestionar tus enlaces

En el menú Compartir de un archivo, debajo del formulario de creación, aparecen todos sus enlaces:

• La URL de cada enlace, con un botón para copiarla
• La fecha de caducidad, o «Nunca»
• El número de descargas frente al límite (23 / 100 o 7 / ilimitadas)
• El estado, Activo o Revocado
• La fecha de creación

Puedes revocar cualquier enlace activo con el botón Revocar. La revocación no se puede deshacer. Si necesitas volver a compartir el archivo, crea un enlace nuevo. Los enlaces revocados permanecen en la lista durante 90 días como registro de auditoría y después se eliminan automáticamente.

Cada archivo puede tener varios enlaces activos a la vez. Esto resulta útil para enviar el mismo archivo a distintos destinatarios con plazos de caducidad o límites de descarga independientes. Cada enlace lleva su propio seguimiento.

Enlaces creados desde el redactor (solo webmail)

Al redactar un correo en webmail y adjuntar un archivo, pueden ocurrir dos cosas:

• El archivo mide 18 MB o menos: el adjunto se entrega de la forma habitual, integrado en el correo.
• El archivo mide más de 18 MB: webmail lo sube a Drive en segundo plano y sustituye el adjunto por un enlace público. El destinatario recibe un mensaje normal con un enlace de descarga en lugar de un adjunto enorme que podría ser rechazado.

Los enlaces creados desde el redactor tienen un límite predeterminado de 100 descargas. Es un equilibrio: suficiente para la mayoría de los reenvíos legítimos y limitado para reducir abusos si la bandeja del destinatario queda comprometida. Puedes configurar el límite al redactar.

También puedes adjuntar expresamente un archivo de Drive mediante el icono Drive de la barra del redactor. Explora tus carpetas, elige un archivo y se añadirá un enlace público al correo. El archivo no se duplica, el enlace apunta a la copia existente. El destinatario obtiene la misma experiencia y se aplica el mismo límite predeterminado de 100 descargas.

Consulta todos los detalles en Enviar adjuntos grandes mediante Drive.

Detalles de seguridad

Conviene saber lo siguiente si trabajas con archivos confidenciales:

• Los enlaces no revelan la identidad de la cuenta. La página del destinatario no muestra el nombre de tu cuenta ni tu dominio.
• Los enlaces revocados dejan de funcionar al instante. No hay periodo de gracia. La siguiente solicitud recibe el equivalente a un error 404.
• TrekMail no muestra vistas previas públicas. Un enlace solo permite descargar. El destinatario debe descargar el archivo para ver su contenido. No existe una ruta de «vista previa en el navegador» que exponga el archivo sin descargarlo.

Cuándo deja de funcionar un enlace

Un enlace puede dejar de funcionar por cualquiera de estos motivos:

• Ha caducado. Ya pasó la fecha de caducidad que estableciste.
• Se alcanzó el límite de descargas. El enlace se ha descargado el máximo número de veces permitido.
• Se revocó manualmente. Alguien con acceso al archivo lo revocó desde la vista de gestión de enlaces.
• Se eliminó el archivo. Al mover el archivo original a la Papelera se revocan inmediatamente sus enlaces activos. Vaciar la Papelera o esperar a la eliminación permanente también impide acceder al archivo.
• Se eliminó el archivo de forma definitiva. Si lo eliminaste permanentemente antes de finalizar el plazo de 30 días, el enlace dejó de funcionar al instante.

Si necesitas compartir un archivo restaurado desde la Papelera, crea un enlace público nuevo. Los enlaces revocados al eliminar el archivo siguen revocados.

Qué hacer a continuación

• Enviar adjuntos grandes mediante Drive, envío automático desde el redactor para mensajes con archivos de más de 18 MB.
• Compartir carpetas con tu equipo, para compartir con buzones internos, no con destinatarios externos.
• Preguntas frecuentes y solución de problemas de Drive, si un enlace no funciona como esperabas.

Enlaces compartidos mediante API y MCP

TrekMail Drive también está disponible mediante la API REST y el servidor MCP para automatización con permisos delimitados. El catálogo local completo de stdio contiene actualmente 261 herramientas, incluidas 42 herramientas de Drive. Una conexión real carga únicamente las herramientas permitidas por su token, plan, conjuntos de herramientas seleccionados, transporte y ajustes de seguridad. Los agentes pueden usar ámbitos de Drive para leer carpetas, subir archivos, crear enlaces públicos, ejecutar operaciones masivas revisadas y consultar el estado del almacenamiento.

La facturación del complemento Drive sigue bajo el control del usuario: las compras, los cambios de capacidad y las cancelaciones se gestionan en el panel, no mediante herramientas de escritura de API o MCP. Para integrar la API y agentes de IA, consulta Descripción general de la API de Drive y Descripción general de las herramientas MCP de Drive.