Öffentliche Downloadlinks für Drive-Dateien

Manchmal muss eine Datei das Unternehmen verlassen. Ein unterzeichneter Vertrag geht an einen Kunden zurück, ein Ergebnis an einen Auftraggeber oder ein Steuerbeleg an die Buchhaltung. E-Mail-Anhänge eignen sich für kleine Dateien. Bei mehr als einigen MB werden sie jedoch umständlich, und der Empfänger nutzt TrekMail möglicherweise gar nicht.

Öffentliche Freigabelinks lösen dieses Problem. Erstellen Sie einen Link zu einer beliebigen Drive-Datei, versenden Sie ihn wie gewünscht (E-Mail, Slack oder SMS), und der Empfänger lädt die Datei auf einer übersichtlichen TrekMail-Seite herunter. Keine Anmeldung und keine Weiterleitung durch Dritte.

Einen Freigabelink erstellen

Öffnen Sie in einer Drive-Ansicht das Dreipunktmenü einer Dateizeile und wählen Sie Teilen. Ein Dialog zeigt die Linkoptionen:

• Ablaufdatum: optional. Legen Sie Datum und Uhrzeit fest, ab denen der Link nicht mehr funktioniert. Ohne Angabe gilt „Kein Ablauf“, der Link bleibt also bis zum manuellen Widerruf gültig.
• Downloadlimit: optional. Begrenzen Sie erfolgreiche Downloads auf eine Zahl von 1 bis 100,000. Ohne Angabe sind sie unbegrenzt.

Klicken Sie auf Link erstellen. TrekMail liefert eine URL mit der Endung /d/{token}. Das Token ist nur diesem Link zugeordnet. Kopieren Sie die URL und senden Sie sie ausschließlich an berechtigte Personen.

Was Empfänger sehen

Beim Öffnen eines Freigabelinks erscheint eine übersichtliche Seite mit:

• Dateiname
• Dateigröße
• Einer großen Schaltfläche „Herunterladen“
• Einem kurzen Hinweis, dass die Datei aus einem TrekMail-Konto geteilt wurde

Das ist alles. Es gibt keine Anmeldung, Werbung oder verwandte Dateien. Der Empfänger klickt auf Herunterladen, und die Datei wird an den Browser übertragen. Die meisten Browser speichern sie im voreingestellten Downloadordner.

Ist der Link abgelaufen oder das Downloadlimit erreicht, erscheint stattdessen ohne weitere Angaben die höfliche Meldung „Dieser Link ist nicht mehr verfügbar“. Wir verraten weder den ursprünglichen Absender noch den Dateinamen. Diese Angaben helfen einer fremden Person, die den Link nicht besitzen sollte, ohnehin nicht.

Warum Freigabelinks statt E-Mail-Anhängen

Größe. Die meisten E-Mail-Systeme lehnen Anhänge über 25 MB ab, einige bereits Dateien über 10 MB. Für größere Dateien wie ein 800-MB-Video sind Freigabelinks besser geeignet, weil der Empfänger die Datei herunterlädt, statt sie als Anhang zu erhalten.

Nachverfolgung. Jeder Link zählt seine Downloads. Sie sehen, wie oft der Empfänger oder mehrere Empfänger nach einer Weiterleitung die Datei geöffnet haben. E-Mail-Anhänge bieten diese Einsicht nicht.

Widerrufbarkeit. Haben Sie die falsche Datei versendet oder möchten den Zugriff an einem bestimmten Tag beenden, widerrufen Sie den Link. Beim nächsten Aufruf erscheint die Seite „nicht mehr verfügbar“. Ein E-Mail-Anhang bleibt dagegen dauerhaft im Posteingang des Empfängers.

Ein häufiger Einwand: „Kann nicht jeder mit der URL die Datei herunterladen?“ Ja, Freigabelinks sind bewusst nicht authentifiziert. Das Token ist so zufällig, dass es praktisch nicht erraten werden kann. Für strengere Kontrollen wie kontogebundenen Zugriff oder namentlich festgelegte Empfänger bleiben E-Mail-Anhänge und passwortgeschützte ZIP-Dateien möglich.

Links anzeigen und verwalten

Im Menü Teilen einer Datei sehen Sie unter dem Erstellungsformular alle vorhandenen Links:

• Die URL jedes Links mit Kopierschaltfläche
• Ablaufdatum oder „Nie“
• Downloadzahl und Limit (23 / 100 oder 7 / unbegrenzt)
• Status Aktiv oder Widerrufen
• Erstellungsdatum

Mit Widerrufen können Sie jeden aktiven Link in dieser Liste sperren. Ein Widerruf lässt sich nicht rückgängig machen. Erstellen Sie einen neuen Link, wenn Sie die Datei erneut teilen möchten. Widerrufene Links bleiben für Ihr Prüfprotokoll 90 Tage in der Liste und werden danach automatisch entfernt.

Eine Datei kann gleichzeitig mehrere aktive Links besitzen. So können Sie dieselbe Datei mit verschiedenen Ablauffristen oder Downloadlimits an unterschiedliche Empfänger senden. Jeder Link wird unabhängig verfolgt.

Im Editor erstellte Links (nur Webmail)

Wenn Sie in Webmail eine E-Mail verfassen und eine Datei anhängen, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Die Datei ist höchstens 18 MB groß: Der Anhang wird wie gewohnt mit der E-Mail zugestellt.
• Die Datei ist größer als 18 MB: Webmail lädt sie im Hintergrund in Ihr Drive hoch und ersetzt den Anhang durch einen öffentlichen Freigabelink. Der Empfänger erhält eine normal wirkende Nachricht mit Downloadlink statt eines riesigen Anhangs, der abgewiesen werden könnte.

Im Editor erstellte Links haben standardmäßig ein Limit von 100 Downloads. Das ist großzügig genug für die meisten berechtigten Weiterleitungen und eng genug, um Missbrauch bei einem kompromittierten Posteingang zu dämpfen. Sie können das Limit beim Verfassen ändern.

Über das Symbol Drive in der Editor-Symbolleiste können Sie auch gezielt eine Drive-Datei anhängen. Durchsuchen Sie Ihre Ordner, wählen Sie eine Datei, und ein öffentlicher Downloadlink wird in die E-Mail eingefügt. Die Datei wird nicht dupliziert, sondern der Link verweist auf die vorhandene Kopie. Für den Empfänger gilt derselbe Ablauf und dasselbe Standardlimit von 100 Downloads.

Alle Einzelheiten finden Sie unter Große Anhänge über Drive senden.

Sicherheitsdetails

Bei vertraulichen Dateien sollten Sie Folgendes wissen:

• Links legen die Kontoidentität nicht offen. Die Empfängerseite nennt weder Ihr Konto noch Ihre Domain.
• Widerrufene Links sind sofort ungültig. Es gibt keine Übergangsfrist. Die nächste Anfrage erhält das Äquivalent eines 404-Fehlers.
• TrekMail zeigt Dateien nicht öffentlich als Vorschau. Ein Freigabelink dient nur zum Download. Der Empfänger muss die Datei herunterladen, um ihren Inhalt zu sehen. Es gibt keine Route für eine „Browservorschau“, die die Datei ohne Download zugänglich macht.

Wann ein Link nicht mehr funktioniert

Ein Link kann aus folgenden Gründen ausfallen:

• Abgelaufen. Das festgelegte Ablaufdatum ist verstrichen.
• Downloadlimit erreicht. Die Datei wurde so oft wie erlaubt heruntergeladen.
• Manuell widerrufen. Eine Person mit Dateizugriff hat den Link in der Verwaltungsansicht widerrufen.
• Datei gelöscht. Beim Verschieben der zugrunde liegenden Datei in den Papierkorb werden ihre aktiven Links sofort widerrufen. Auch das Leeren des Papierkorbs oder die spätere endgültige Löschung macht die Datei unzugänglich.
• Datei endgültig gelöscht. Haben Sie die Datei vor Ende des 30-Tage-Zeitraums dauerhaft gelöscht, wurde der Link sofort ungültig.

Um eine aus dem Papierkorb wiederhergestellte Datei zu teilen, erstellen Sie einen neuen öffentlichen Link. Die beim Löschen widerrufenen Links bleiben widerrufen.

Nächste Schritte

• Große Anhänge über Drive senden, automatische Editor-Weiterleitung für Nachrichten mit Dateien über 18 MB.
• Ordner mit Ihrem Team teilen, Freigabe für interne Postfächer statt externe Empfänger.
• Drive FAQ und Fehlerbehebung, wenn ein Link nicht wie erwartet funktioniert.

Freigabelinks über API und MCP

TrekMail Drive ist für gezielte Automatisierung auch über die REST-API und den MCP-Server verfügbar. Der vollständige lokale stdio-Katalog enthält derzeit 261 Tools, darunter 42 Drive-Tools. Eine echte Verbindung lädt nur Tools, die ihr Token, Tarif, die ausgewählten Toolsets, der Transport und die Sicherheitseinstellungen erlauben. Agenten können mit Drive-Berechtigungsbereichen Ordner lesen, Dateien hochladen, öffentliche Links erstellen, geprüfte Massenvorgänge ausführen und den Speicherstatus abrufen.

Die Abrechnung des Drive Add-ons bleibt unter Kontrolle des Benutzers: Kauf, Größenänderung und Kündigung erfolgen im Dashboard, nicht über Schreibtools der API oder von MCP. Informationen zur API- und KI-Agenten-Integration finden Sie in der Drive API-Übersicht und der Übersicht der Drive MCP-Tools.